System DMS Elektroniczny obieg dokumentów Exact
Zobacz sprawdzone narzędzie ułatwiające elektroniczny obieg dokumentów i faktur kosztowych w firmie – zarządzaj efektywniej procesami i dokumentacją.
DMS a tradycyjny obieg dokumentów
Model tradycyjnego obiegu dokumentów jest obecny nie tylko w małych przedsiębiorstwach - niestety, w średnich i dużych nadal jest równie powszechny. Tradycyjny model - czyli jaki? Taki, w którym dokumenty w formie papierowej krążą między różnymi działami a czasem nawet oddziałami firmy. W takiej sytuacji ręczne przetwarzanie pism dotyczy zarówno dokumentacji przychodzącej, jak i wychodzącej. Przykładowy proces wygląda tak, że dokument jest rejestrowany, potem przyporządkowany, klasyfikowany i w prawidłowy sposób zarchiwizowany.
Tradycyjny obieg dokumentów ma wiele wad i w perspektywie długofalowej przynosi straty firmie. Przede wszystkim finansowe - utrzymanie papierowego archiwum zwykle generuje wysokie koszty i bywa połączone z potrzebą zatrudnienia dodatkowych osób, które zajmują się zarządzaniem archiwum. Poza tym przetwarzanie dokumentów w sposób tradycyjny zajmuje znacznie więcej czasu i wymaga większego nakładu pracy - musimy przekazać dany dokument do właściwej osoby odpowiedzialnej np. za jego akceptację.
Obieg faktur i dokumentów w firmie
Faktura to jeden z najpowszechniejszych dokumentów w firmie, który zatwierdza zarówno przychody, jak i koszty. Jej obieg powinien być szybki, sprawny i dobrze zorganizowany. Faktury muszą być odpowiednio weryfikowane, ponieważ są bezpośrednio powiązane z finansami i księgowością w przedsiębiorstwie. Niestety w praktyce, faktury najczęściej krążą po firmie od jednej osoby do drugiej, a proces ich weryfikacji rozciąga się przez to w czasie. Nie musi tak jednak być! Z efektywnym narzędziem do elektronicznego obiegu dokumentów można zautomatyzować ten proces, a co za tym idzie – przyspieszyć księgowanie faktur.
Początkiem procesu zarządzania obiegiem faktur w systemie Exact jest rejestracja przychodzącego pisma, co następuje zwykle już w sekretariacie. Z pomocą narzędzia do czytania danych – OCR (Optical Character Recognition), mamy możliwość zaciągnięcia informacji z wydruku wprost do bazy danych. Jest to spora oszczędność czasu – nie musimy bowiem ręcznie przepisywać wszystkich potrzebnych informacji.
Następnym etapem obiegu faktury w elektronicznym systemie jest wstępna dekretacja, czyli wprowadzenie takich danych, które pozwolą na przydział dokumentów do upoważnionych osób lub do konkretnych działów. Kiedy uprawniona osoba zaakceptuje daną fakturę, to dokument uzupełniony o właściwe dane można już importować do Exact Globe lub innego systemu finansowego, gdzie faktura zostaje odpowiednio zaksięgowana. Dzięki zintegrowanym procedurom wszystkie osoby zaangażowane w przepływ dokumentów, ale też realizację danego zadania, mają dostęp do tych samych informacji. Zadania są automatycznie rozdysponowane, więc każdy pracownik zna status poszczególnych czynności i wie, kto jest odpowiedzialny za kolejny krok. Dzięki temu nie musimy się martwić tym, do kogo powinna trafić dana faktura.
Elektroniczny przepływ dokumentów od Exact przynosi firmie wiele korzyści - pozwala zaoszczędzić czas przeznaczany na obsługę faktur (nawet o połowę) poprzez przyspieszenie i uproszczenie czynności administracyjnych. To wpływa na poprawę wydajności m.in. w dziale księgowości. Jeszcze jedną niepodważalną zaletą tego rozwiązania jest gwarancja dostępu do dokumentów tylko dla osób, którym jest on w istocie potrzebny. Faktury są zapisywane w jednym narzędziu, które umożliwia ich łatwe znalezienie bez konieczności przeszukiwania papierowego archiwum.
Zadbaj o skuteczną ochronę obiegu dokumentów w firmie
Wyżej opisany proces nie chroni dokumentów przed utratą, czy nieprawidłowym przeprocesowaniem. Tym bardziej, jeśli mamy do czynienia z napływem dużej liczby zamówień, faktur i innych dokumentów - może to czasem sprawny obieg zaburzyć. Ważną kwestią jest też ochrona wrażliwych danych i postępowanie zgodne z procedurami RODO. Opieranie się na tradycyjnym obiegu dokumentów w dłuższej perspektywie może generować opóźnienia w płatnościach, problemy z terminowym wykonywaniem zadań i zleceń, braki w dokumentacji, czy problemy w komunikacji ze współpracownikami.
Cyfryzacja dokumentacji w ciągu ostatnich kilku lat weszła do większości firm i z każdym rokiem coraz bardziej wypiera tradycyjne metody zarządzania dokumentami. Każdy przedsiębiorca chcący polepszyć funkcjonowanie swojej organizacji powinien wziąć pod uwagę inwestycję w oprogramowanie, które usprawni obieg dokumentów w jego ramach.
Co to jest system DMS?
Skrót DMS pochodzi od angielskiego Document Managment System, co oznacza system zarządzania dokumentami. Taki ,,DMS system" działa w bazie danych i jest przeznaczony do kompletowania, gromadzenia, przesyłania, udostępniania i wyszukiwania różnych dokumentów, które powstały wewnątrz organizacji, ale także tych udostępnianych na zewnątrz. System DMS pozwala wyszukiwać potrzebne dane na podstawie konkretnych kryteriów czy słów kluczowych. Dokument trafia do systemu automatycznie np. poprzez zeskanowanie wersji papierowej.
System do elektronicznego obiegu dokumentów jest integralnym elementem wielu systemów ERP, których zadaniem jest pełna integracja wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa, a także istniejących procesów biznesowych. Narzędzie DMS jest w pełni zintegrowane z innymi modułami systemu ERP takimi jak np. HRM, CRM, Finanse czy BPM. Rozwiązania DMS mogą być uruchomione zarówno dla średniej firmy, która jest pojedynczą spółką, jak i dla wielooddziałowego przedsiębiorstwa, czy takiego będącego grupą spółek.
Tak jest również w przypadku narzędzia DMS od Exact. Rozwiązanie jest integralnym elementem platformy internetowej Exact Synergy, która pozwala zarządzać, kontrolować i ulepszać sposób, w jaki współpracują ze sobą pracownicy całej organizacji. Jest to przede wszystkim jedna, centralna, w pełni zintegrowana baza danych, która ułatwia obieg informacji w firmie. Dzięki połączonym, pochodzącym z wielu źródeł danym wraz z prostym dostępem m.in. do dokumentów czy procesów biznesowych, centralne zarządzanie staje się efektywniejsze. Exact Synergy wspomaga współpracę takich sektorów jak dział obsługi klienta, sprzedaży, marketingu czy HR. Aplikacja umożliwia dostęp do bazy danych z poziomu przeglądarki 24h na dobę, przez 7 dni w tygodniu ułatwiając w ten sposób też pracę zdalną. Ponadto program jest w pełni zintegrowany z innymi modułami takimi jak np. HRM, CRM, Finanse czy BPM.
Funkcjonalności systemu DMS
DMS (Document Management System) posiada takie funkcjonalności jak:
- Możliwość pracy z dokumentami z dowolnego miejsca, w którym mamy dostęp do Internetu, co znacznie ułatwia pracę zdalną.
- Pozwala na zarządzanie dokumentami różnego typu, z uwzględnieniem także ich wersjonowania. Integracja z MS Office zapewnia łatwe przechowywanie danych zawartych w plikach, tworzonych w ramach tego pakietu biurowego, a także kontrolę zmian w dokumentach.
- Poczta e-mail MS Outlook, pliki MS Word, MS Excel, MS PowerPoint mogą stać się częścią firmowej bazy danych - wystarczy jedno kliknięcie.
- Zaawansowany mechanizm wyszukiwania (wraz z funkcjonalnością tagowania dokumentów) pozwala na szybkie odnalezienie każdego dokumentu w dowolnym momencie.
- Dokumenty są powiązane z projektami, pracownikami, dostawcami i transakcjami, co porządkuje wiele procesów w firmie.
- Dokumenty są dostępne z wielu różnych miejsc w systemie, dzięki czemu użytkownik nie jest zmuszony korzystać z jednej właściwej ścieżki, która prowadzi do np. poszukiwanej faktury. Będzie ona widoczna, chociażby z poziomu kontrahenta, projektu, w ramach którego została wystawiona, czy osoby, do której ma docelowo trafić.
- System DMS od Exact daje nam możliwość korzystania z opcji OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), czyli skanowania i zaciągania danych do systemu wprost z papierowych dokumentów.
- Każdy pracownik ma dostęp do zautomatyzowanego workflow, na którym pojawiają się m.in. powiązane z nim dokumenty – np. umowy. To usprawnia podział zadań w firmie, a także daje gwarancję, że zostaną wykonane wszystkie czynności związane z danym dokumentem. Poza tym widoczne są przypomnienia o dokumentach oczekujących na podjęcie decyzji.
- Narzędzie Exact Synergy wraz z funkcją DMS dostępne jest także w wersji mobilnej.
Elektroniczny system obiegu dokumentów – co zyskuje firma?
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie ma wiele korzyści, należą do nich m.in.:
- Ułatwienie centralnego zarządzania i współpracy takich działów jak sprzedaż, obsługa klienta, marketing czy HR.
- Uszeregowanie wszystkich niezbędnych dokumentów w jednym, centralnym miejscu, co zapewnia łatwe wyszukiwanie i współdzielenie z innymi użytkownikami.
- Brak konieczności manualnego wprowadzania danych dzięki narzędziu OCR, co pozwala oszczędzić czas.
- Ułatwienie pracy zdalnej, dzięki dostępowi do dokumentów z każdego miejsca i o każdej porze.
- Dostęp do dokumentów z wielu miejsc w systemie ERP, dzięki ich powiązaniu z projektami, pracownikami, dostawcami i transakcjami.
- Uporządkowanie i kontrola przebiegu procesów i wzmocnienie współpracy wewnątrz i na zewnątrz firmy. Jest to szczególnie istotne w przypadku dużych firm o wielopoziomowej strukturze organizacyjnej.
- Zwiększenie bezpieczeństwa i zachowanie kontroli danych - pełne przystosowanie do zaleceń RODO.
- Obniżenie kosztów związanych z magazynowaniem papierowych pism.
- Skrócenie nawet o połowę czasu obsługi faktur/przetwarzanie innych dokumentów też jest szybsze - co wpływa na zwiększenie wydajności pracowników.
- Zwiększenie bezpieczeństwa procedur - dokumenty są akceptowane jedynie przez upoważnione osoby.
- Workflow ułatwia podział zadań w firmie i pozwala na wskazanie pracownika odpowiedzialnego za dany etap procesu realizacji.
- Zminimalizowanie liczby błędów np. przy obsłudze faktur.
System do obiegu dokumentów – jak działa?
Początkiem procesu zarządzania obiegiem dokumentów w systemie Exact jest rejestracja przychodzącego pisma, co następuje zwykle już w sekretariacie. Z pomocą narzędzia do czytania danych – OCR (Optical Character Recognition), mamy możliwość zaciągnięcia informacji z wydruku wprost do bazy danych. Następnym etapem jest wstępna dekretacja, czyli wprowadzenie takich danych, które pozwolą na przydział dokumentów do upoważnionych osób lub do konkretnych działów. Kolejnym krokiem jest zaakceptowanie danego dokumentu przez wskazaną osobę. Po czym następuje dekretacja, gdzie np. dział księgowy uzupełnia dane szczegółowe. Ostatecznie dokument zostaje zaksięgowany.
Dzięki zintegrowanym procedurom wszystkie osoby zaangażowane w przepływ dokumentów, ale też realizację danego zadania, mają dostęp do tych samych informacji. Zadania są automatycznie rozdysponowane, więc każdy pracownik zna status poszczególnych czynności i wie, kto jest odpowiedzialny za kolejny krok.
Historie klientówOcmer
Zależało nam też na uzyskaniu bieżącego dostępu do aktualnych i bardziej szczegółowych informacji o kosztowych aspektach realizowanych projektów. Wgląd w tego rodzaju dane finansowe okazał się niezbędny do zapewnienia lepszej kontroli rentowności poszczególnych projektów
Historie klientówMazars
Podnieśliśmy efektywność naszych pracowników i na bieżąco kontrolujemy rentowność realizowanych projektów.
Historie klientówKolporter
Naszym zamiarem było zbudowanie jednolitej bazy danych i uzyskanie kontroli nad procesami zachodzącymi w naszym Departamencie. Z pomocą Exact Synergy udało się to uzyskać w czasie zaledwie pięciu miesięcy.
Historie klientówHK Finance
Bardzo cenimy sobie współpracę z konsultantami Exact, którzy mają bogate doświadczenie i świetnie znają możliwości systemu. To sprawia, że zarówno wdrożenie, jak i codzienna praca z system są proste i całkowicie odpowiadają naszym potrzebom.
Historie klientówGF Machining Solutions
Nasza firma dynamicznie się rozwija i od kilku lat notuje dwucyfrowe wzrosty. Od 2005 roku korzystamy z systemu Exact Globe w zakresie finansów. Wraz z rosnącą liczbą realizowanych zamówień konieczne stało się wdrożenie oprogramowania WMS.
Historie klientówHitachi Capital Polska
Jestem przekonany, że platforma, którą stworzyliśmy z Exact była jednym z głównych czynników pozwalających nam otrzymać „zielone światło” dla planu ekspansji jednocześnie w 3 krajach.
Etapy wdrażania DMS
Wdrożenie systemu DMS składa się z podobnych etapów jak implementacja innych funkcjonalności systemu ERP, z taką różnicą, że bardzo często trwa nieco krócej. Jeśli firma nie ma potrzeb z zakresu dodatkowych funkcjonalności i DMS nie wymaga customizacji, to wdrożenie oprogramowania może mieć szybki przebieg i zająć tylko parę tygodni. Wiele zależy także od tego, jakie będzie zaangażowanie ze strony klienta i który z modeli współpracy z zostanie przyjęty.
Pierwszym krokiem jest instalacja oprogramowania standardowego, które następnie parametryzujemy pod konkretną firmę. Kolejnym etapem jest migracja danych, a także testy systemów. Ostatnim etapem jest praktyczne przeszkolenie pracowników, które prowadzi konsultant z ramienia Exact.
Po implementacji oprogramowania DMS przedsiębiorstwo ma możliwość korzystania z pomocy działu wsparcia technicznego. Pracownicy Exact pomagają w obsłudze systemu na co dzień, odpowiadając na każdy e-mail, a także udzielając konsultacji telefonicznych.
System elektronicznego obiegu dokumentów
Wdrożenie DMS to często pierwszy krok do cyfrowej transformacji firmy - przyjrzyj się rozwiązaniom, które pozwolą na szybkie i sprawne zarządzanie obiegiem dokumentów.