Kontrola nad zapasami dzięki oprogramowaniu dla branży obrotu hurtowego
Oprogramowanie Exact ERP dla hurtowników to jeden system łączący wszystkie procesy finansowe, logistyczne i administracyjne. Sprawdza się zarówno w średnich przedsiębiorstwach, jak i międzynarodowych firmach posiadających wiele magazynów.
System WMS
Zarządzanie gospodarką magazynową w przypadku firm produkcyjnych czy dystrybucyjnych należy do tych procesów, od których prawidłowego przebiegu zależy sprawne funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Możliwość bieżącej kontroli stanów magazynowych i wszelkich operacji zachodzących w obrębie magazynu pozwala efektywnie zarządzać procesami zamówień, kompletacji czy też wysyłek towarów. Nie jest to jednak możliwe bez wsparcia technologicznego w postaci oprogramowania, z pomocą którego obsługa procesów logistycznych staje się znacznie prostsza i przebiega bez komplikacji. System magazynowy umożliwiający usprawnienie i kontrolę zarządzania towarami znany jest pod nazwą WMS.
Co to jest system klasy WMS? Co oznacza ten skrót?
System WMS (ang. Warehouse Management System) to narzędzie do zarządzania magazynem, którego rolą jest optymalizacja procesów związanych z przepływem magazynowanych towarów i wszelkich operacji, które się z tym przepływem wiążą. WMS pozwala na bieżącą kontrolę stanów magazynowych i dokonywanie ewentualnych przesunięć produktów w taki sposób, aby optymalnie wykorzystać powierzchnię magazynową. Program do obsługi magazynu to przede wszystkim automatyzacja procesów logistycznych takich jak przyjęcia, zamówienia czy wysyłka towarów do klienta. System ten daje możliwość lokalizacji każdej partii towaru na podstawie etykiet i innych oznaczeń takich jak na przykład kody kreskowe. Warehouse management system pozwala na sprawne zarządzanie i kontrolowanie stanów magazynowych na potrzeby codziennej pracy osób odpowiedzialnych za obsługę i prawidłowy obrót towarów w magazynie.
System WMS i ERP dla handlu w jednym – Exact dla handlu hurtowego
Dzięki połączeniu systemu WMS z systemem klasy ERP następuje sprawna wymiana danych między wieloma obszarami działania firmy. Takie rozwiązanie umożliwia zarządzanie procesami nie tylko stricte związanymi z samym magazynem, ale także tymi, które są z nim bezpośrednio powiązane. Operacje takie jak przyjęcia towaru na magazyn czy jego wydanie mają swoje odzwierciedlenie w postaci różnego rodzaju dokumentów księgowych - do najpopularniejszych należą chociażby faktury. Żeby jednak dochodziło do skutecznego przepływu danych i dokumentacji pomiędzy działem magazynowym i księgowym konieczna może okazać się integracja z innymi systemami. W Exact dla handlu hurtowego procesy charakterystyczne dla systemu WMS są w pełni zintegrowane z oprogramowaniem finansowo-księgowym w ramach jednego systemu. Pozwala to na skuteczną i szybką wymianę danych, a co za tym idzie, usprawnienie całego procesu.
Oprogramowanie Exact dla handlu hurtowego zapewnia także integrację z systemem do obsługi sprzedaży. Takie połączenie umożliwia zarządzanie procesem sprzedaży od wpłynięcia zamówienia, jego kompletacji, poprzez etap wysyłki towaru do klienta aż po kontrolę zgodności dostawy z zamówieniem. Program do magazynowania połączony z systemem CRM pozwala na przyspieszenie przebiegu procesu sprzedaży, a także analizowanie jej efektywności dzięki możliwości generowania raportów dotyczących na przykład ilości zamówień i ich wartości. Niezwykle istotna jest także opcja tworzenia i zarządzania bazą klientów, która pozwala na gromadzenie wszystkich niezbędnych informacji sprzedażowych. To szczególnie ważne z perspektywy zarządzania cenami dla poszczególnych klientów czy partii towarów.
Funkcje naszego programu magazynowo - sprzedażowego Exact dla handlu hurtowego
System do zarządzania magazynem od Exact umożliwia znaczne usprawnienie pracy magazynu i przyspieszenie wszelkich operacji, które przeprowadzane są w obszarze procesów magazynowych. Jest to możliwe dzięki wielu dostępnym funkcjom tego rozwiązania. Są to m.in.:
Zarządzanie towarami
System zarządzania magazynem pozwala nie tylko na sprawdzanie bieżącego stanu towaru w magazynie. Daje on także możliwość tworzenia różnego rodzaju modyfikacji w obrębie każdego artykułu wprowadzonego do systemu WMS, dla którego stworzona została w programie karta zawierająca wszystkie informacje z nim związane. Dzięki temu wszystkie uprawione do tego osoby mogą w łatwy sposób weryfikować dane dotyczące ilości danego towaru na magazynie, jego lokalizacji czy informacji związanych z dostawą lub wysyłką. System WMS jest także nieodzownym elementem każdej inwentaryzacji magazynów.
Zarządzanie cenami
Program do prowadzenia magazynu od Exact umożliwia ustalanie i wprowadzanie cen towarów na podstawie wybranych przez użytkownika kryteriów: dla danego klienta, partii, artykułu czy okresu bądź jego dostawcy. Możliwe jest także uwzględnienie cen związanych z zakupem, sprzedażą czy kosztami produkcji danego produktu. System pozwala także na dowolne zmiany cen, ustawianie promocji, a nawet obliczanie marży, rabatów czy cen konkurencyjnych.
Kontrolowanie serii i partii
W ramach funkcjonalności systemu informatycznego WMS możliwe jest przejęcie kontroli nad łańcuchem dostaw poprzez weryfikację danych produktów na podstawie ich serii czy partii. Ta funkcja daje możliwość prześledzenia historii produktu od momentu jego wytworzenia czy przyjęcia towaru aż po wszelkie informacje związane z dostawą do klienta. To funkcjonalność szczególnie ważna z perspektywy składowania produktów, których data ważności ma duże znaczenie, czyli np. żywności czy leków.
Zapewnienie zaopatrzenia magazynu
Program magazynowy firmy Exact ułatwia zarządzanie procesem zaopatrzenia. Umożliwia on rejestrowanie kontraktów zaopatrzeniowych w systemie, dzięki czemu w każdej chwili mamy możliwość wglądu w umowy zawarte z dostawcami, a także szczegóły dotyczące kwestii takich jak harmonogram dostaw towarów czy ich wielkość. Exact dla handlu hurtowego pozwala na zarządzanie zakupami w bardzo wygodny sposób - możesz sugerować się aktualnymi zapasami, stworzonymi już zamówieniami czy zleceniami sprzedaży i dzięki temu odpowiednio planować proces zakupowy.
Tworzenie faktur zakupu
System WMS umożliwia generowanie faktur zakupu zarówno na podstawie zamówień jak i dostaw. To duża oszczędność czasu przy wprowadzaniu danych oraz łatwość sprawdzenia czy faktura jest zgodna z uzgodnionymi wcześniej warunkami płatności, cenami czy towarami. Magazynowy system informatyczny firmy Exact pozwala na tworzenie zestawień umożliwiających analizowanie i porównywanie dostarczonych towarów z informacjami znajdującymi się na fakturze.
Kody kreskowe
WMS (Warehouse Management System) to także sprawne zarządzanie transakcjami magazynowymi dzięki skanowaniu kodów kreskowych. Ta funkcja to przede wszystkim uniknięcie błędów i rozbieżności w dostawach i stanach magazynowych, szybki ustalanie lokalizacji towaru i przyspieszenie procesu realizacji zamówień oraz pomoc systemu WMS w określeniu najkrótszej ścieżki przez magazyn i opcja automatycznego drukowania etykiet.
Co daje system WMS?
System magazynowy (WMS) wdrożony w firmie przynosi wiele korzyści, które znacznie usprawniają procesy logistyczne zachodzące w magazynie.
- Optymalizacja przebiegu procesu przyjęcia towarów, kompletacji zamówień, wysyłki i innych procesów logistycznych w magazynach
- Łatwe śledzenie towarów w łańcuchu dostaw i ich identyfikacja dzięki intuicyjnym pulpitom nawigacyjnym
- Uproszczenie procesu zakupowego za pomocą funkcjonalności obsługi zamówień, zwrotów czy dokumentów sprzedażowych takich jak faktury
- Wsparcie w procesie inwentaryzacji i optymalizacji przestrzeni magazynowej
- Obniżenie kosztów składowania towarów
- Wgląd w bieżące informacje o stanie towaru w magazynie
- Przyspieszenie i ułatwienie pracy personelu magazynowego
- Prognozowanie i budżetowanie za pomocą narzędzi dostępnych w systemie
Gdzie stosuje się system WMS?
Programy magazynowe (WMS) użytkowane są głównie w firmach o profilu produkcyjnym czy dystrybucyjnym, w których sprawny obrót towarów odgrywa kluczową rolę w procesie zarządzania całą firmą. Wdrożenie systemu WMS w takich przedsiębiorstwach jest konieczne ze względu na występującą tam silną potrzebę usprawnienia procesu zarządzania gospodarką magazynową i pracy personelu. Jest tak między innymi w przypadku centrów logistycznych, gdzie czas trwania prac magazynowych decyduje o zadowoleniu klienta. System magazynowy WMS będący integralną częścią systemu ERP i funkcje w nim dostępne są w tego typu firmach warunkiem koniecznym do sprawnego funkcjonowania.
Czym się kierować w wyborze systemu WMS?
Przy wyborze systemu WMS należy zastanowić się przede wszystkim w czym to oprogramowanie ma nas wesprzeć i jakie obszary w pracy magazynu wymagają usprawnienia czy automatyzacji. Świadomość potrzeb i tego, jakie korzyści chcemy osiągnąć wdrażając program magazynowy pozwoli odnaleźć na rynku takie systemy, które posiadają pożądane przez nas funkcjonalności, a potem wybrać spośród nich taki, który najbardziej nam odpowiada. Szczególną uwagę należy zwrócić na kompleksowość rozwiązania. Najlepiej aby był to system nie tylko do obsługi magazynów, ale także innych operacji z tym związanych, czyli na przykład program do faktur i magazynu, który będzie w stanie obsłużyć procesy magazynowe przy jednoczesnym wsparciu sprzedaży i księgowości. Optymalne rozwiązanie, które przyniesie najwięcej korzyści, to wybór wdrożenia systemu magazynowego WMS, który jest wbudowany w zintegrowane rozwiazanie klasy ERP. Pozwala to na sprawną wymianę danych i integrację wszystkich procesów w ramach jednego oprogramowania.
Od czego zależy cena systemu WMS?
Cena oprogramowania magazynowego zależy od wielu czynników związanych zarówno z zakresem wdrożenia systemu, jak i z odrębnym kosztem samej usługi wdrożenia. Jest to złożona kwestia, ponieważ profesjonalny system zarządzania magazynem powinien być dopasowany do indywidualnych potrzeb i możliwości danej firmy.
Składowe, które należy wziąć pod uwagę, to przede wszystkim liczba użytkowników i warunki licencjonowania. W przypadku użytkowników znaczenie ma ich cenowy podział ze względu na uprawnienia, jakie posiadają. Kolejnym istotnym czynnikiem jest zakres obszarów funkcjonalnych i potencjalne customizacje. Czy będziemy potrzebować specyficznych funkcjonalności, będących poza standardem oprogramowania? Modyfikacja standardowego produktu i „szycie na miarę” dodatkowego rozwiązania wiąże się zawsze z dodatkowymi opłatami. W skład kosztów inwestycji wchodzi także wydatek związany z ewentualnym zakupem serwerów lub rozwiązań w chmurze (to zależy od opcji wdrożenia, na jaką się zdecydujemy). Poza tym powinniśmy wziąć pod uwagę także model licencjonowania - zakup praw czy subskrypcja.
Elementem niezależnym od wybranego modelu licencjonowania jest jednorazowy koszt parametryzacji, na który składa się liczba dni, w której konsultanci z ramienia dostawcy wdrażają system WMS w firmie.
Jak wygląda wdrożenie systemu WMS?
Wdrożenie systemu magazynowego (WMS) w dużym uproszczeniu powinno usprawnić procesy zachodzące na magazynie. Kiedy wewnętrznie jako firma określimy już co wymaga automatyzacji i wybierzemy najbardziej odpowiadający nam system magazynowy, warto nasze potrzeby przedyskutować z dostawcą systemu. Może bowiem okazać się, że nasze wymagania nie są wystarczająco usystematyzowane albo jest coś, co pominęliśmy, a co może mieć istotny wpływ na samo wdrożenie. Aby uniknąć takich sytuacji, przeprowadza się analizę przedwdrożeniową, podczas której wykwalifikowani konsultanci analizują procesy zachodzące w firmie i w ten sposób, z pomocą osób w nie zaangażowanych określają zakres wdrożenia programu do obsługi magazynów. Bywa tak, że specyficzne potrzeby po stronie klienta sprawiają, że konieczne jest bardziej spersonalizowanych funkcjonalności systemu, aby był on w stanie w pełni wspomóc działanie firmy. Tutaj także liczyć można na wsparcie i doradztwo konsultantów po stronie dostawcy systemu.
Sam czas wdrożenia systemów, które usprawnią procesy magazynowe może być różny. Zależny jest przede wszystkim od zakresu wdrożenia, jaki został ustalony wcześniej oraz od tego czy konieczne będą tzw. customizowane rozwiązania tworzone na potrzeby danego klienta. To z pewnością wydłuży proces parametryzowania systemu. Jeżeli decydujemy się na jedną prostą funkcjonalność systemu, to okres wdrożenia może potrwać kilka tygodni. Bardziej złożone, wieloobszarowe wdrożenia mogą natomiast potrwać do kilku miesięcy.
Podczas procesu wdrożenia i parametryzacji można liczyć na wsparcie konsultantów, którzy biorą udział w szkoleniu pracowników i dbają o poprawne działanie nowego oprogramowania.
Magazynowe systemy informatyczne od firmy Exact
System WMS pozwala na znaczne przyspieszenie i usprawnienie obsługi operacji magazynowych, dzięki ich zaawansowanej automatyzacji. Exact dla handlu hurtowego jako integralna część programu klasy ERP sprawia, że przyspieszone zostają nie tylko procesy magazynowe, ale także te związane z finansami, produkcją czy sprzedażą. Takie połączenie zapewnia wzrost produktywności i efektywności firmy umożliwiając jej osiąganie coraz lepszych wyników. Inwestycja w program do stanów magazynowych od Exact to inwestycja w sukces Twojego biznesu. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z nami.
Historie klientówOcmer
Zależało nam też na uzyskaniu bieżącego dostępu do aktualnych i bardziej szczegółowych informacji o kosztowych aspektach realizowanych projektów. Wgląd w tego rodzaju dane finansowe okazał się niezbędny do zapewnienia lepszej kontroli rentowności poszczególnych projektów
Historie klientówMazars
Podnieśliśmy efektywność naszych pracowników i na bieżąco kontrolujemy rentowność realizowanych projektów.
Historie klientówKolporter
Naszym zamiarem było zbudowanie jednolitej bazy danych i uzyskanie kontroli nad procesami zachodzącymi w naszym Departamencie. Z pomocą Exact Synergy udało się to uzyskać w czasie zaledwie pięciu miesięcy.
Historie klientówHK Finance
Bardzo cenimy sobie współpracę z konsultantami Exact, którzy mają bogate doświadczenie i świetnie znają możliwości systemu. To sprawia, że zarówno wdrożenie, jak i codzienna praca z system są proste i całkowicie odpowiadają naszym potrzebom.
Historie klientówGF Machining Solutions
Nasza firma dynamicznie się rozwija i od kilku lat notuje dwucyfrowe wzrosty. Od 2005 roku korzystamy z systemu Exact Globe w zakresie finansów. Wraz z rosnącą liczbą realizowanych zamówień konieczne stało się wdrożenie oprogramowania WMS.
Historie klientówHitachi Capital Polska
Jestem przekonany, że platforma, którą stworzyliśmy z Exact była jednym z głównych czynników pozwalających nam otrzymać „zielone światło” dla planu ekspansji jednocześnie w 3 krajach.
System WMS
Exact dla branży obrotu hurtowego jest rozwiązaniem, które łączy wszystkie procesy finansowe, logistyczne i administracyjne. Chcesz dowiedzieć się więcej?