Zo houd je grip met financiële rapportages
Financiële rapportages zijn de drijvende kracht achter je organisatie. Ze helpen je met het maken van cruciale beslissingen en geven beter zicht en grip op toekomstige ontwikkelingen. We leggen je hier uit waarom financiele rapportages cruciaal zijn voor je organisatie en uit welke informatie deze bestaan.
Wat is een financiële rapportage?
In het kort is een financiële rapportage een overzichtelijke weergave van cijfers en grafieken die samen een beeld geven van de financiële informatie en prestaties van je organisatie. Denk aan de winst- en verliesrekening en verschillende cashflowoverzichten. Je weet hierdoor precies hoe jouw organisatie er financieel voor staat. Ook draai je met financiële rapporten eenvoudig specifieke periodes in het jaar uit en vergelijk je deze.
Betere sturing dankzij financiële rapportages
Je stippelt de route van je organisatie uit en staat regelmatig voor belangrijke financiële strategische keuzes. Zowel op korte als lange termijn. In plaats van te varen op onderbuikgevoel, stuur je liever aan op basis van concrete data-inzichten. Financiële rapportages vormen als het ware het kompas die richting geeft aan je strategie en keuzes. Zo kun je er:
- (financiële) strategische keuzes mee maken en onderbouwen;
- trends in je financiën opsporen en KPI's toetsen;
- verantwoording afleggen aan belangrijke stakeholders.
Strategische keuzes maken met rapportages
Financiële rapportages geven zicht op hoe je organisatie over tijd presteert. Je kunt daadwerkelijke prestaties van je organisatie structureel vergelijken met doelen die je vooraf stelt. Vanuit deze inzichten houd je een vinger aan de pols en stuur je tijdig bij. Hiermee maak je onderbouwde keuzes op het gebied van kostenbeheersing, prijsbepaling of eventuele financiering. Denk bijvoorbeeld aan het bepalen van de kostenpost waar je op korte termijn het beste op kunt besparen.
Prestaties van je organisatie beoordelen
Financiële overzichten zoals de winst- en verliesrekening, kasstromen en de lidquiditeitsratio geven je altijd een goed beeld van de prestaties van je organisatie. Ze beantwoorden belangrijke vragen zoals: ‘Is die eenmalige tegenvaller wellicht toch een langdurige trend?’ Dankzij inzichten uit data kom je zo minder snel voor verrassingen te staan. Zo kun je met meer rust en focus richten op het ondernemen zelf.
Externen makkelijker aanhaken
Als organisatie heb je te maken met verschillende stakeholders. Van je eigen CFO die de financiële richting bepaalt voor de organisatie tot een potentiële investeerder of bank die geld uitleent. Die laatste lenen echter pas geld uit, als ze zeker weten dat jouw organisatie financieel stabiel is. Daarom vragen stakeholders regelmatig naar overzichten van de huidige financiële gezondheid van je organisatie. Met financiële rapportages kun je jouw financiën altijd verantwoorden.
Zo ziet een financiële rapportage eruit
Hoe een financieel overzicht van de organisatie eruitziet hangt af van de situatie en het vraagstuk. Een manager in een corporate heeft bijvoorbeeld andere informatie nodig om keuzes te maken dan een eigenaar van een start-up. Ook kun je financiële rapportages uitdraaien voor specifieke periodes, bijvoorbeeld per maand, kwartaal of jaar. Toch zijn er een aantal van rapportages die vaak terugkomen. We geven je de belangrijkste voorbeelden:
Jaarrekening
Een verslag van de financiële situatie over een boekjaar, op basis van (o.a.) de winst- en verliesrekening, de balans en een toelichting op de resultaten in de jaarrekening.De winst- en verliesrekening
Een periodiek overzicht van alle kosten en opbrengsten van je organisatie. Geeft je goed inzicht in het bedrijfsresultaat.Balans
Een momentopname van de financiële situatie van je organisatie, gebasseerd op onder andere het eigen vermogen, de schulden en alle bezittingen.Cashflow overzicht
Een overzicht van de ontwikkeling van je bankrekeningen, vaak per maand getoond. Het toont aan of je (naar verwachting) in de nabije toekomst voldoende financiële middelen hebt in je onderneming.Hoe start je met financiële rapportages voor je onderneming?
Het opstellen van financiële rapportages kost tijd en aandacht. Een kompas waarmee je je organisatie stuurt, moet namelijk afgesteld zijn op kloppende en actuele data, zich richten op een duidelijk doel en inzichten leveren om dit doel te bereiken.
Begin bij financiële rapportages daarom altijd met een doel. Stel prognoses op, gebaseerd op huidige resultaten en reële verwachtingen. Wil je bijvoorbeeld inzicht in de winstgevendheid, kasstromen of alleen toekomstige inkomsten? Breng in kaart welke informatie je hiervoor nodig hebt. Zijn eigen historische financiële gegevens voldoende? Of heb je aanvullend marktonderzoek nodig?
Vervolgens is het belangrijk om de prognoses regelmatig in de gaten te houden en eventueel aan te passen. Maandelijkse rapportage zorgt ervoor dat je de verwachtingen van interne stakeholders kunt managen en snel anticipeert op veranderingen.
Een goede basis voor financiële rapportages
Het opzetten van een structurele financiële rapportage en verantwoording voor je organisatie vraagt om een goede basis. Handmatig werken in Excel-bestanden is foutgevoelig, tijdrovend en in de praktijk omslachtig in het delen met interne en externe stakeholders.
Gelukkig zijn er tegenwoordig tools waarmee je moeiteloos een rapportage uitdraait. Steeds meer financiële software hebben een BI tool. Je zet hiermee moeiteloos grote hoeveelheden data om in trends en KPI’s. Aangezien de data digitaal beschikbaar is, selecteer je eenvoudig de gewenste periode en de financiële informatie die je nodig hebt.
Met één druk op de knop is je rapportage uitgedraaid. Werk met standaard templates of stel je eigen templates samen. Aantrekkelijke visuele weergaven maken de gegevens begrijpelijk voor je hele organisatie.
Altijd inzicht in cijfers met financiële software
Dankzij volledige integratie van alle financiële processen in één financiëel systeem heb je alle informatie direct bij de hand. Slimme finance software geeft je inzicht in de forecast van morgen. Zo anticipeer je tijdig op risico's en houd je tijd over om de juiste strategische beslissingen te nemen.