Dubbel boekhouden: wat is het en hoe doe je dit?
Dubbel boekhouden, niet te verwarren met een dubbele boekhouding, is de tegenhanger van eenvoudig boekhouden. Zowel in Nederland als in België is het complexere systeem van dubbel boekhouden verplicht voor grotere organisaties en voor bedrijven die in specifieke branches actief zijn. Maar wat is het eigenlijk?
Wat is een dubbele boekhouding?
Een dubbel boekhouden uitleg begint met de observatie dat het iets anders is dan een dubbele boekhouding. Op de vraag ‘Wat is een dubbele boekhouding’ krijg je in Nederland als antwoord dat dit gebruikt wordt door malafide bedrijven die een deel van de inkomsten niet in de officiële administratie opnemen. Dat doen ze meestal om de belasting te ontduiken of om fraude te verbergen. Met het systeem van dubbel boekhouden is niets mis. Dit is al honderden jaren in gebruik om heel precies bij te houden hoe een bedrijf ervoor staat.
Wat wordt bedoeld met dubbel boekhouden?
Met dubbel boekhouden wordt een klassieke manier van administreren bedoeld. Binnen de dubbel boekhouden basisbeginselen leg je voor je bedrijf in het ene deel van de boekhouding vast wat je aan bezittingen hebt (debet) en in het andere deel waar die vandaan komen (credit). In de eenvoudigste dubbel boekhouden uitleg staat voorop dat de optelsom van alles aan de debetzijde van de balans altijd even hoog moet zijn als aan de creditzijde. Binnen de dubbel boekhouden basisbeginselen zie je zo waar iedere bezitting van je onderneming vandaan komt.
Dubbel boekhouden voorbeeld
Dubbel boekhouden wordt duidelijker als je er een voorbeeld bij geeft. Stel dat je een online winkel hebt waarmee je elektrische fietsen verkoopt die je vervolgens zelf bij je klanten bezorgt. Als we de balans een beetje eenvoudig houden, staat er aan de debetzijde de waarde van je bestelbus, die van je voorraad fietsen, de website en je telefoon. Daarnaast staat er aan deze kant van de balans hoeveel geld je op de bank hebt en hoeveel er in kas zit. Aan de creditzijde van je balans staat hoeveel geld je zelf hebt ingebracht om je fietsenwinkel op te zetten, wat je hebt geleend en op lange termijn terug moet betalen en wat je aan kortlopende kredieten hebt. De totale waarde van je bezittingen moet gelijk zijn aan de waarde van je schulden; of die nu bij de bank liggen of onder je eigen vermogen vallen.
Voordeel van dubbel boekhouden
Het voordeel van dit dubbel boekhouden voorbeeld is dat je heel precies kunt zien hoe het met je bedrijf gaat. Je ziet niet alleen wat je aan middelen hebt, maar ook hoe die gefinancierd zijn. In dit voorbeeld van dubbel boekhouden kun je direct zien of er nog ruimte is voor een lening bij de bank, of dat er al te veel geld aan die kant van de balans bij het lang vreemd vermogen staat. Daarnaast is het moeilijker om fouten te maken. Als er aan de ene kant van de balans iets mist, zie je dat de totalen niet overeen komen.
Dubbele boekhouding; aan te raden of niet?
Als je je afvraagt of een dubbele boekhouding wat is. Een dubbele boekhouding, of zwarte boekhouding, is niet aan te raden. Het is strafbaar om inkomsten achter te houden voor de fiscus of andere belanghebbenden. We moeten daar wel de kanttekening bij maken dat de term ‘dubbele boekhouding’ in België iets anders betekent. Als je daar vraagt ‘wat is een dubbele boekhouding’, krijg je als antwoord dat er het systeem van dubbel boekhouden mee bedoeld wordt. De negatieve lading op deze term kleeft er alleen in Nederland aan.
Boekhoudsoftware maakt dubbel boekhouden makkelijk
De dubbel boekhouden basisbeginselen zijn terug te traceren naar de Romeinse tijd, maar namen een grote vlucht tijdens de vroege Renaissance. Je kunt een uitleg over dubbel boekhouden daarom al in heel klassieke teksten terugvinden. Tegenwoordig is het dankzij boekhoudsoftware met minimale inspanning bij te houden. Overweeg je deze vorm voor jouw bedrijf toe te passen, of twijfel je of het verplicht is? Neem contact op met je boekhouder, die helpt je daarbij op weg.