Project Management

Hoe MVSA Architects compleet inzicht krijgt in projecten

Wil je als architectenbureau goed samenwerken met je klanten, aanbestedende partijen en andere stakeholders dan wil je inzicht in je projecten. MVSA Architects heeft een flinke verbeterslag in de projectadministratie gemaakt. Het architectenbureau (bekend van ondermeer Rotterdam Centraal, ING House en Haga Ziekenhuis) wint niet alleen veel tijd maar heeft nu gedetailleerd inzicht in de projectvoortgang en budgetten.

MVSA Architects is in 1984 opgericht door twee studievrienden. Inmiddels telt het 66 medewerkers die werken aan zo’n 60 projecten (ontwerpen) en acquisities (studies en aanbestedingen voorafgaand aan een groot project) tegelijkertijd. Het Amsterdamse kantoor werkt zo nauw mogelijk samen met zijn klanten, aannemers en externe deskundigen om steeds een specifieke oplossing op maat te garanderen. Doordat de interne expertise het kantoor in staat stelt om elk project van concept tot en met oplevering te beheren, profiteren klanten van één aanspreekpunt van begin tot eind.

Vooral de Work Breakdown Structure (WBS) is fijn. Daarmee is het bijvoorbeeld makkelijk om na te gaan bij welke fase van een bepaald project je meer energie moet steken.

Referenties

Vooral trajecten van overheden en privaat-publieke samenwerkingen kunnen lang en complex zijn. Een aanbesteding bestaat uit een aantal rondes waarbij het in het begin vooral draait om referenties. “Vooral overheden kijken of je al eerder overheidsopdrachten hebt gedaan”, vertelt Sharon Selissen, projectmanager bij MVSA Architects. “Maar waar het echt om draait, is dat je op het juiste moment met de juiste personen in gesprek bent. Daarom is het in de eerste ronde belangrijk om goed te onderzoeken of je grote kans maakt om de opdracht binnen te halen.”

Veranderende regels

De trajecten en projecten van MVSA Architects zijn vaak omvangrijk en de complexiteit neemt alleen maar toe. Dit komt door veranderende regels van de wetgeving, welstand, stedenbouw, invloed van milieuclubs maar ook veranderingen in het bestuur van de landelijke en lokale politiek. Met al deze factoren moet het architectenbureau rekening houden. Een goede projectadministratie is daarmee cruciaal. “Niet alleen vastlegging maar de informatie moet ook makkelijk zijn op te vragen”, zegt Selissen.

Urenadministratie verdwenen

In 2015 werd bekend dat de leverancier stopte met de ondersteuning van de projectmanagementsoftware waarmee MVSA werkte. “Ik hield de projectadministratie dubbel bij omdat ik het oude pakket niet vertrouwde”, vertelt Sharon. “Dat was maar goed ook, want toen ik op 2 januari terug kwam op kantoor was de complete urenadministratie verdwenen. De leverancier kon er niets meer aan doen. Ik heb toen alles handmatig moeten invoeren. Dit was echt de druppel om te zoeken naar een nieuw systeem.”

Work Breakdown Structure

Het Amsterdamse architectenbureau werkt aan projecten volgens de contractopzet van de DNR STB (Standaard Taak Beschrijving) van Branchevereniging Nederlandse Architectenbureaus (BNA). Die blijkt goed te beheren in Exact Online voor Projectmanagement. Sharon kwam hiermee in aanraking omdat de boekhouding ook al werd gedaan in Exact. “Vooral de Work Breakdown Structure (WBS) is fijn. Daarmee is het bijvoorbeeld makkelijk om na te gaan bij welke fase van een bepaald project je meer energie moet steken.” Per project is het volgens Sharon eenvoudig een om WBS te creëren met een standaardtemplate in Exact. “Mocht een project veranderen dan is dit eenvoudig door te voeren in de software.”

Zeer fanatiek

MVSA is sinds januari 2017 over op Exact voor Project Management. De dubbele administratie behoort tot het verleden. De 66 urenschrijvers voeren eenvoudig en gestructureerd hun uren in. Daardoor is er inzicht in de uren per project en de projectvoortgang. Als 80% van de fase bereikt is, wordt het project oranje. Daaroverheen wordt het rood. “Projectleiders worden hierdoor zeer fanatiek want die willen dat hun project binnen tijd en budget worden opgeleverd. Dat is een stimulans voor de medewerkers om hun uren goed in te vullen. De verlofregistratie is nu veel handiger en ik heb zicht op de voortgang van projecten en hoeveel uren er zijn besteed. In het vorige pakket was niet te zien op welk project er overuren waren gemaakt. Die konden we dus niet factureren waardoor we omzet misliepen.”

Tips

Er komen geregeld architectenbureaus over de vloer om te vragen naar de ervaringen met Exact. Zo was er laatst een architect die enkel de urenregistratiemodule van Exact gebruikte. “Handig voor de uren, maar hij had daardoor weinig zicht op zijn projecten. Ik ben blij dat we al direct hebben gekozen voor de projectmodule”, zegt Sharon. Ze heeft nog een aantal tips voor architectenbureaus die Exact overwegen.

  1. De gratis proeftijd van 30 dagen is leuk maar beschouw die als kennismaking. Bevalt het pakket na een paar dagen, neem een betaald abonnement. Want als de proefversie verloopt, dan ben je de administratie kwijt.
  2. Neem de tijd voor de inrichting en licht dan de organisatie in. Niets is zo lastig als je achteraf je uur- en kostensoorten moet aanpassen. Dat kan wel, maar door verkeerde uur- en kostensoorten kan je niet factureren.
  3. Het pakket ondersteunt het beste als de hele organisatie op dezelfde manier werkt.
NL Select your country