Whitepaper:
ERP-selectie voor jouw bedrijf in uitdagende tijden.
Het is tijd voor een ERP dat jou deze periode moeiteloos ondersteunt.
ERP systemen zijn onmisbaar voor moderne gestroomlijnde bedrijven. Vooral nu, in een uitdagende situatie waarin veel vanuit huis gewerkt wordt, wil je dat iedere medewerker zijn werk kan blijven doen zodat het bedrijf door kan blijven draaien. Een ERP systeem helpt hierbij, en zorgt ervoor dat alle medewerkers toegang hebben tot up-to-date informatie. In dit whitepaper vind je kritische vragen die je stelt aan je nieuwe ERP leverancier waardoor jij het systeem krijgt dat je, ook in uitdagende tijden, optimaal ondersteunt.
Zakelijke dienstverlening
Al enkele jaren op rij zit de zakelijke dienstverlening in de lift. Er wordt meer omgezet en meer winst behaald. Toch blijkt elke keer weer dat dienstverlenende bedrijven veel geld laten liggen. Een deel daarvan komt op het konto van niet-declarabele uren. In 2017 bijvoorbeeld, bedroeg dit in Nederland naar schatting maar liefst 5,6 miljard euro in het MKB tot 250 medewerkers. Er staan dus in feite te veel uren overhead tegenover de factuur die uiteindelijk naar de klant gaat. Een ander probleem is dat projecten regelmatig niet op tijd afgerond of opgeleverd worden, wat de winst verder kan drukken.
Projectadministratie
Het komt er dus vooral op aan om projecten goed in kaart te brengen en te volgen. Dat lukt niet met een kladblaadje, of erger, uit het hoofd. En het lukt ook niet met Excel, hoewel bekend is dat veel dienstverleners daar nog volop gebruik van maken voor hun projectadministratie. Er is een systeem nodig dat niet alleen jouw organisatie helpt, maar het ook mogelijk maakt om externe partners en toeleveranciers aan te laten haken. Geen verzameling losse applicaties of documenten, maar een geïntegreerd systeem.
Van analyse naar concrete uitvoering
Een belangrijke ontwikkeling is de verschuiving van puur het leveren van kennis naar samenwerken om een resultaat te bereiken. Niet alleen tussen verschillende interne afdelingen, maar ook met externe partners. De klant wil concrete resultaten – een verandering, een nieuw systeem of een creatieve oplossing – en niet alleen een strategisch plan of analyserapport. Samenwerken betekent vooral dat een goede administratie een must is. Wie neemt welk deel van de uitvoering op zich, intern en extern? Wie zorgt er voor de ‘regie’ in het geheel?
Wat is ERP
ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Dit systeem verbindt en automatiseert bedrijfsprocessen binnen je organisatie. Of er nu één vestiging is of tientallen in verschillende landen. Het ERP-systeem zorgt dat alle betrokkenen toegang hebben tot dezelfde informatie over bijvoorbeeld voorraadniveaus, levertijden, bestellingen, financiën en personeel. Dit is mogelijk doordat alle informatie in een centrale database terecht komt. Die is vervolgens beschikbaar voor iedereen met rechten daartoe. Een goed gekozen en ingericht ERP-systeem zorgt voor hogere productiviteit binnen de organisatie en dat je sneller kunt inspelen op veranderingen in je branche.
ERP voor de zakelijke dienstverlening komt vooral neer op intelligente projectadministratie. Daarin wordt niet alleen een start- en einddatum vastgelegd, maar ook welke tussenstappen – fases – er bij horen. Wie is verantwoordelijk voor welk deel? Omdat er steeds externe partners betrokken zijn bij projecten, is het gewenst dat ook zij toegang krijgen tot het ERP. Je wilt op elk moment weten wat de status is van je projecten, zodat je tijdig kunt ingrijpen.
Een goede projectadministratie staat of valt bovendien met een efficiënte koppeling met financiële systemen. Het draait uiteindelijk om het factureren van de uren en de kosten. Met een goed systeem is het mogelijk om het aantal niet-declarabele uren omlaag te brengen.
Basis van een project
Geloof het of niet, veel projectmatig werkende bedrijven gebruiken een simpel spreadsheet om de vorderingen bij te houden. Waarom is dat een slecht idee? Het zoeken naar fouten in een spreadsheet is complex. Cellen en formules verwijzen naar elkaar en het kost veel tijd om dat te ontrafelen. Delen van spreadsheets gebeurt vaak nog door ze heen en weer te mailen, waardoor er op een bepaald moment meerdere versies in omloop raken. Welke was de juiste? Vaak is dat niet eens de meest recente.
Een goede projectadministratie staat of valt bovendien met een efficiënte koppeling met financiële systemen. Het draait uiteindelijk om het factureren van de uren en de kosten. En met een goed systeem is het mogelijk om het aantal niet-declarabele uren omlaag te brengen. Een goed ERP-systeem vormt de basis van een project, met koppelingen naar partners, interne afdelingen én de financiële administratie.
ERP of best-of-breed
Er zijn bedrijven die liever kiezen voor een best-of-breed benadering. Daarbij gebruiken ze voor elk proces het ‘beste’ systeem. Maar dit is niet altijd het geval. De kracht zit in de informatie-uitwisseling tussen systemen en met de keten. Losse systemen zijn te koppelen maar die moeten worden aangepast als de leverancier van het ene systeem een update doet. Anders strandt de gegevensuitwisseling. Bovendien verschilt de look en feel per applicatie. Daardoor moeten je medewerkers met diverse systemen leren werken. En wat te denken van al die verschillende aanspreekpunten met alle leveranciers. En bij wie ligt het probleem als de informatie-uitwisseling tussen systemen niet goed loopt? Wil je optimaal werken met een best-of-breed automatisering dan heb je een IT-afdeling nodig met expertise van al die verschillende systemen. Ook heb je een goed vendor management en procurement proces nodig. Daarin staan tot in detail de gemaakte afspraken over contractduur, voorwaarden, ondersteuning, verantwoordelijkheden en prijzen. Kies je voor ERP dan heb je 1 aanspreekpunt voor alle ERP-gerelateerde zaken. Dat is je ERP-leverancier. Die heeft een organisatie opgetuigd om je snel en adequaat te helpen.
De selectie van het ERP-systeem in 6+2 stappen
De selectie van het ERP-systeem is een omvangrijke maar zeer belangrijke activiteit. Een ERP-systeem schaf je voor 8-10 jaar aan. Je wilt dus niet dat het systeem na een paar jaar niet meer voldoet. Onderstaand stappenplan geeft richting.
1. Definieer je bedrijf
Wie ben je en waar wil je naartoe als organisatie. Wil je internationaal uitbreiden, dan heb je een systeem nodig die wet- en regelgeving van meerdere landen ondersteunt. Of misschien heb je de ambitie om steeds meer online te gaan handelen via klantspecifieke webshops en/of grote e-commerce platforms terwijl je de voorraad wil verkleinen. Mogelijk wil je additionele diensten leveren als service- en onderhoud. Dan heb je een ERP nodig dat eenvoudig is te koppelen met servicemanagement software. Je ERP-systeem is de kern, de toegevoegde waarde ontstaat als het makkelijk is aan te passen aan wijzigingen in de toekomst.
2. Breng de huidige situatie in kaart
Beschrijf nauwkeurig je huidige bedrijfsprocessen. Hoe is je voorraadbeheer geregeld, hoe gaat de facturering, boekhouding, verzending etc. Bepaal bij elk proces wat je verbeterd wil zien. Denk aan kortere levertijden, digitalisering facturatieproces, meer maar kleinere orders snel verzenden, retourproces verbeteren, meer met minder mensen doen, etc. Kortom schets je ideale proces, formuleer heldere doelstellingen voorzien van een kosten-batenanalyse. Betrek hierbij je medewerkers, niet alleen voor draagvlak maar ook omdat ze hun situatie het best kennen.
5. Stel vragen
Er komt een aantal vertegenwoordigers van leveranciers een presentatie houden. Daar kan je van onder de indruk zijn, maar laat je niet afleiden door innovatieve functies die je in eerste instantie niet in scope had. Stel liever gericht vragen als hoelang werk je al bij het bedrijf en in de handelsbranche, wat is je aanpak voor de implementatie, vertel eens wat over het implementatieproces bij een vergelijkbaar bedrijf als dat van ons, hoe kan je veranderingen aan het systeem doorvoeren bijvoorbeeld bij een reorganisatie, nieuwe wet- en regelgeving, acquisitie nieuwe bedrijven: zelf of via een consultant. Hoe ziet de ontwikkelroadmap van het ERP-systeem eruit. Hoe snel zijn die ontwikkelingen door te voeren in het ERP en tegen welke kosten? Vergt het aanpassingen van mijn afdeling om het ERP-systeem in de lucht te houden, zo ja welke?
6. De implementatie
Hoort eigenlijk niet bij de selectie zelf maar geven we toch even mee. Is er een systeem geselecteerd, vorm een werkgroep van vertegenwoordigers van de leverancier en van collega’s uit alle afdelingen die met het ERP-systeem te maken krijgen. Zo krijg je draagvlak. Bovendien kunnen de vertegenwoordigers hun directe collega’s informeren over de voortgang. En zoals aangegeven in punt 5 stel bij een complexe implementatie een onafhankelijke projectleider aan. Die ervoor zorgt dat zowel klant als leverancier de afspraken nakomt.
7. Pak de implementatie stapsgewijs aan
Begin met het eenvoudigste, bijvoorbeeld de digitalisering van post- en factuurverwerking. Zo kan je dingen leren en ontdekken wat je wil met digitalisering. Vervolgens bouw je het steeds verder uit
8. Betrek alle gebruikers
Het succes van een systeem is afhankelijk van de gebruikers. Informeer hen over de voordelen die het biedt. Train ze in de werking van de software en neem verbetersuggesties serieus.
Samenvatting
Deze whitepaper geeft je inzicht in de aandachtspunten bij het kiezen van een ERP-oplossing voor de zakelijke dienstverlening. Er zijn nog veel mogelijkheden voor het verlagen van de kosten en het vergroten van de winstmarge. Steeds vaker werken dienstverleners samen met externe partners, wat voor het administreren van projecten nieuwe uitdagingen oplevert. Een duidelijke, centrale projectadministratie is daarbij een must.
De definitie van ERP komt ter sprake gevolgd door de voordelen van het gebruik van een ERP-systeem boven een verzameling van losse systemen (best-of-breed). Vervolgens krijg je 6 aandachtspunten voor het kiezen van het juiste ERP-systeem voor jouw bedrijf en 2 bonustips voor een soepele implementatie. Cruciaal is dat je weet wie je bent als bedrijf en waar je naar toe wilt om mee te bewegen op de wensen van klanten. Als zakelijke dienstverlener wil je een ERP-systeem dat een korte implementatietijd heeft en makkelijk aanpasbaar is aan nieuwe eisen en is uit te breiden met modules zonder dat een herimplementatie van je systeem noodzakelijk is.