Whitepaper:
In 6 stappen je bouwbedrijf klaarmaken voor de toekomst
In 6 stappen klaar voor de toekomst
Stap 1: Digitaliseer je kantoor
Projecten, uren, financiën - alles aan administratie heeft de naam saai en vervelend te zijn. Handmatig invoerwerk, cijfers lastig te vinden. Geen goed overzicht. Chaos alom. Dat komt vooral omdat een lappendeken aan systemen aangevuld met spreadsheets en zelfs papier documenten niet efficiënt werkt.
Door nu je hele backoffice te digitaliseren met 1 systeem schep je orde in de chaos. Gegevens invoeren doe je voortaan maar 1 keer. Of het nu materiaalkosten, gewerkte uren of facturen zijn.
Dat helpt je gelijk werkvoorbereidingsfouten minimaliseren. Vervolgens maakt het systeem alles veilig en per rol inzichtelijk. Als je eenmaal gewend bent om je iets af te vragen en direct antwoord te krijgen wil je niets anders meer.
Arbeidsproductiviteit per medewerker inzien? Check! Heb je wel genoeg capaciteit voor die nieuwe klus? Check! En zo niet, welke onderaannemer kun je het beste inhuren? Check! Oh - en beschikbaar werkkapitaal inzien voor investeringen? Check!
Kortom, door te digitaliseren kun je die geldverslindende, ondoorzichtige administratie omtoveren in een efficiënte digitale assistent die je helpt om je bouwbedrijf te runnen.
Stap 2: Digitaliseer je bouwplaats
Ook op de bouwplaats maakt het analoge plaats voor het digitale. Stel een bouwtekening krijgt een last-minute update. Als je dat niet snel genoeg aan alle betrokkenen door kunt geven loop je vertraging op of de kans op miscommunicatie. Want welke papieren versie is nu de laatste?
Om nog maar te zwijgen van de hoge kosten voor het herstellen van fouten. Denk aan kostbaar herstelwerk, stress door spoedklussen (wat de kans op nog meer fouten groter maakt) en het onnodig opnieuw inzetten van schaars vakpersoneel. En die ontevreden klant zal z’n klachten niet onder stoelen of banken steken.
De digitale bouwplaats lost dit alles op door je veilig met de centraal opgeslagen gegevens te laten werken. Ongeacht het device of besturingssysteem werk je verder alsof je op kantoor zit.
Bekijk voortaan de allerlaatste versies van alle bouwtekeningen. Of hou op je smartphone of tablet standopnames, kwaliteitsinspecties en afvalregistratie bij. Even de app openen, aanvullen en je kunt weer door.
Stap 4: Digitaliseer je samenwerking
Goede communicatie ligt aan de basis van goed samenwerken. Dat weet bijna iedereen. En toch werken veel bouwbedrijven in de praktijk met zo'n lappendeken aan tools en communicatiemiddelen.
Leuk dat je liever appt, belt of mailt. Dat zorgt alleen voor versnippering van informatie en houdt essentiële gegevens verborgen voor de rest van het bedrijf. Dat zorgt al snel voor miscommunicatie, verkeerde instructies en hoge faalkosten. Dat zorgt weer voor het nodige vingerwijzen en een negatieve werksfeer. En dat laatste is een aanslag op de productiviteit van je collega's.
Door nu met 1 online systeem te werken waar iedereen altijd bij kan voorkom je die negatieve spiraal. Zoals eerder aangegeven zijn essentiële zaken als projectplanningen en bouwtekeningen duidelijk voor iedereen. Er is geen gedoe over het wel of niet schrijven van alle uren of kosten. Wensen van klanten of opdrachtgevers zijn duidelijk. Ook weet je zeker of je voldoet aan alle wet- en regelgeving rondom bouwplaatsen. Kortom, daar kan geen spreadsheet tegenop.
Stap 6: Profiteer van realtime inzicht
Nadat je al je processen gedigitaliseerd hebt, zijn al je gegevens altijd up-to-date. Dat opent de poort van realtime inzicht. Dat gaat nog wel eens verloren in alle technische termen maar dat laat je op een heel andere manier werken. Dat betekent namelijk dat je live met je bouwbedrijf meekijkt. Dat gaat via allerlei dashboards waarmee het systeem bruikbare informatie en trends uit de data vist.
In plaats van alles achteraf te weten te komen zie je het nu voor je ogen voltrekken. Bijvoorbeeld hoe projecten verlopen, welke uren en kosten door wie worden geschreven of hoeveel capaciteit je hebt om nieuwe projecten aan te pakken. Sterker nog, aan de hand van de data die je verzamelt kan het systeem voorspellen hoe een project gaat lopen. Stel nu dat een bepaalde klus binnen een project achter dreigt te lopen. Dan wordt dit vooraf door het systeem aangegeven. Het personeel kan daar vervolgens op inspelen om tegenslagen te voorkomen.
Duurzaam werken in de cloud
Exact ondersteunt sinds 1984 de behoeften van ondernemers en MKB’ers. Van kleine bedrijven tot aan gevestigde middelgrote bedrijven met internationale activiteiten. We hebben een duidelijke focus op het ontwerpen van een geïntegreerde productsuite die specifiek is afgestemd op de behoeften van handelsbedrijven.
Je krijgt alleen de functies die je nodig hebt voor een bedrijf als het jouwe, waardoor de implementatie van de software gemakkelijker kan gaan.
Je krijgt alleen de functies die je nodig hebt voor een bedrijf als het jouwe, waardoor de implementatie van de software gemakkelijker kan gaan.
Er is geen herimplementatie nodig wanneer je het ERP wil uitbreiden met geavanceerde modules voor bijvoorbeeld WMS, P2P, expense management, Salaris, HR, CRM, Process Modelling / Automation, Business Intelligence. Uitbreiden kan ook via ons App Center, waarmee de integratie van meer dan 700 zakelijke apps in de Exact-software mogelijk is. Het ERP ondersteunt wetgeving in ruim veertig landen en kent flexibele deployment opties: volledig beheerde cloud service, private cloud en on premise.
Samenvatting
We hopen dat het effect van een digitaliseringsslag voor je bouwbedrijf duidelijk is.
Je integreert alle processen op de bouwplaats en het kantoor. Dat geeft je ongekend inzicht, laat je helder communiceren en efficiënter dan ooit tevoren werken. Dat zorgt uiteindelijk voor hogere marges én is goed voor de duurzaamheid.
Marges en efficiency klinkt misschien wat abstract. Wij snappen ook wel dat je in de bouw zit om mooie projecten op te leveren met de beste vakmensen die je kunt krijgen. Dat alles zodat je jarenlang trots naar een mooi resultaat kunt kijken. Een resultaat waarvan jij kan zeggen dat je het mogelijk hebt gemaakt.
Maar dan vinden wij dat je daar ook meer voor terug mag zien. De tools zijn er. Het gunstige economische klimaat is er. Het is nu aan jou om de volgende stappen te zetten.
Aangezien de bouwsoftware van Exact heel flexibel in te richten is, zijn de mogelijkheden heel divers. Onze software werkt voor jou in plaats van andersom.
Ter inspiratie: bekijk eens hoe Gils Bouw te werk is gegaan. Dat geeft je een beter beeld hoe je een digitaliseringsproject aanpakt en wat het effect is op de dagelijkse praktijk.