Whitepaper:
Onzekere dagen in de vrijetijdssector? Slimme software biedt houvast

Het zijn onzekere tijden voor bedrijven in de vrijetijdssector. De problemen stapelen zich op: van de nasleep van corona tot torenhoge inflatie, leveringsproblemen, personeelstekorten, stijgende energieprijzen en internationale politieke spanningen. Deze negatieve ontwikkelingen in de markt zorgen ervoor dat consumenten hun geld liever wegzetten dan uitgeven en vergroten de kans dat ondernemers omzetdoelstellingen niet te halen. Slimme software kan ondernemers helpen de regie op hun cashflow terug te pakken en administratieve handelingen weg te nemen, zodat zij meer tijd over hebben om de ultieme beleving te blijven bieden aan de consument. 

In dit whitepaper bespreken we de grootste uitdagingen binnen de vrijetijdssector en hoe het gebruik van slimme software bedrijven uitkomst biedt. Zo kan je zelfs in onzekere tijden de service leveren die je gasten verdienen. 

Uitdagingen in de vrijetijdssector

Uitdaging 1: Stijgende kosten

Het duurde even, maar gelukkig zijn de deuren van restaurants, cafés, hotels, musea, evenementen en andere cultuur- en recreatieplekken weer geopend. Waar ondernemers in de zomer nog een flinke boost hebben gekregen, gooien de huidige inflatie, stijgende energieprijzen en personeelstekort opnieuw roet in het eten. Deze economische invloeden raken ook consumenten flink in hun portemonnee, waardoor deze terughoudender zijn in hun uitgaven en de kosten niet snel zijn door te berekenen.

De cijfers liegen er niet om: onderzoek van ABN AMRO laat zien dat 25 procent van ondernemingen in de cultuur, recreatie en sport hun kosten voor energie, inkoop, personeel en transport niet kunnen doorberekenen aan hun gasten. Naast de hogere personeels- en energiekosten heeft de horeca ook te maken met hogere inkoopprijzen van eten en drinken als koffie, bier en vlees. Daarnaast is  de verwachting dat de inkoopkosten van vakantieparken meer dan tien procent zullen stijgen. Niet alleen door de stijgende kosten voor energie en personeel, maar ook voor het wassen van het linnengoed. De vrijetijdssector zal maatregelen moeten nemen om deze stijgende kosten op te vangen.  

Uitdaging 2: Tegenvallende resultaten

Deze negatieve economische ontwikkelingen hebben grote impact op de winstgevendheid van  ondernemingen in de vrijetijdssector. Dat zagen veel ondernemers binnen de vrijetijdssector ook onderaan de streep in de eerste helft van 2022. In de horeca werden ondernemers het minst getroffen: 47% was daar nog winstgevend, terwijl 17% verlies leed. In de cultuur, sport en recreatiesector waren de cijfers minder gunstig: daar maakte 36% van de ondernemers winst, 20% leed verlies. En dat zijn flinke cijfers – zeker als je bedenkt dat in diezelfde periode gemiddeld 63% van de Nederlandse bedrijven winst maakte, en slechts 9% verlies. De winstcijfers binnen de vrijetijdssector zijn daarmee het laagst binnen de Nederlandse economie en de verliescijfers het hoogst. Ondernemers zullen maatregelen moeten nemen om te zorgen dat de kosten niet hoger worden dan de opbrengsten.

Uitdaging 3: Personeelstekort

Naast stijgende kosten en tegenvallende resultaten kampen ondernemers in de vrijetijdssector ook met personeelstekorten. Het is niemand ontgaan dat er in de meeste restaurants en cafés de hele dag door handen tekort zijn. In het tweede kwartaal van 2022 stonden er in de horeca maar liefst 44.600 vacatures open – 3.000 meer dan het kwartaal ervoor. Het gaat dan vooral om horeca in de regio West-Nederland, waar 23.400 vacatures open stonden.

Personeelstekort is inmiddels een structureel probleem voor de horeca, maar ook andere bedrijven in de vrijetijdssector worden hierdoor geraakt. Zo zijn pretparken door personeelstekort genoodzaakt om attracties of horecalocaties gesloten te houden. En dat is problematisch. Dit kan namelijk effect hebben op de beleving van de consument. Bedrijven in de vrijetijdssector zullen zorgvuldig om moeten gaan met de inzet van hun personeel om consumenten – nog steeds- de beleving te blijven bieden die ze gewend zijn.

25% van de ondernemers denkt de gestegen kosten niet door te kunnen berekenen"

 

Uitdaging 4: Tijdrovende administratie

Naast stijgende kosten en tegenvallende resultaten kampen ondernemers in de vrijetijdssector ook met personeelstekorten. Het is niemand ontgaan dat er in de meeste restaurants en cafés de hele dag door handen tekort zijn. In het tweede kwartaal van 2022 stonden er in de horeca maar liefst 44.600 vacatures open – 3.000 meer dan het kwartaal ervoor. Het gaat dan vooral om horeca in de regio West-Nederland, waar 23.400 vacatures open stonden.

Personeelstekort is inmiddels een structureel probleem voor de horeca, maar ook andere bedrijven in de vrijetijdssector worden hierdoor geraakt. Zo zijn pretparken door personeelstekort genoodzaakt om attracties of horecalocaties gesloten te houden. En dat is problematisch. Dit kan namelijk effect hebben op de beleving van de consument. Bedrijven in de vrijetijdssector zullen zorgvuldig om moeten gaan met de inzet van hun personeel om consumenten – nog steeds- de beleving te blijven bieden die ze gewend zijn.

Slimme software biedt uitkomst in een onzekere markt

1. Grip op inkoopkosten

Ondernemingen in de cultuur, recreatie en sport hebben door inflatie te maken met stijgende inkoopkosten. In tijden waar de kosten de pan uit rijzen is het extra belangrijk om te weten hoeveel geld er is uitgegeven, waaraan het is uitgegeven en hoeveel budget er nog te besteden is. Door inefficiënte inkoopprocessen ontbreekt echter vaak dit inzicht. Om dat goed te doen heb je een solide inkoopsysteem nodig. Slimme inkoopsoftware helpt om slimmer in te kopen, zodat jij grip krijgt op je uitgaven, tijd bespaart op het inkoopproces en de foutkans verkleint. Zo koppelt de software inkomende facturen automatisch aan contracten en geplaatste bestellingen. Dat scheelt veel verwerkingstijd. Ook weet je door solide contractbeheer, optimale controle over het bestelproces, budgetbewaking en uitgebreide rapportages precies wat er binnen jouw inkoopproces gebeurt en pak jij de controle terug.

Lees meer over Exact Purchase to Pay 

2. Real-time inzicht in uitgaven

In onzekere tijden wil je als onderneming weten wat er gebeurt in jouw onderneming en snel anticiperen op veranderende omstandigheden in de markt. Goed inzicht in cijfers is juist nu belangrijk om in te kunnen spelen op deze (plotselinge) veranderingen. Met slimme software heb je, waar dan ook ter wereld, inzicht in de cijfers van je onderneming. Zo kom je niet voor verassingen te staan en houd jij de controle over jouw cijfers.

3. Forecasting en budgettering

Geen enkele markt wordt sneller geraakt door economische- en marktinvloeden dan de vrijetijdssector. De winstgevendheid van  ondernemingen in de vrijetijdssector staat door de huidige ontwikkelingen flink onder druk. Doordat de markt steeds onvoorspelbaarder lijkt te zijn, is slimme forecasting en budgettering essentieel om de koers van jouw onderneming te bepalen. Daarnaast wil je je kostbare geld effectief besteden aan plannen waar de kans groot is dat deze worden gerealiseerd in de toekomst.

Met slimme financiële software vind je alle financiële data in één overzicht. Je kunt op basis van uitgebreide rapportages voorspellingen maken voor de toekomst en mogelijke risico’s voor jouw onderneming in kaart brengen. Deze analyses kun je een gedegen budgetplanning maken voor de langere termijn. Daarnaast helpt het om data-gedreven beslissingen te maken voor de toekomst. 

4. Centrale administratie

Veel ondernemingen in de vrijetijdssector, zoals bioscopen en hotelketens, hebben verschillende vestigingen met elk hun eigen administratie en eigen betaling- en boekingssystemen. Voor elke vestiging moeten dezelfde administratieve – repetitieve – handelingen wordt uitgevoerd en de juiste informatie uit de verschillende systemen worden onttrokken. En niet te vergeten: het grote aantal transacties. Het bijhouden hiervan kost niet alleen veel tijd, maar leidt al snel tot een gebrek aan overzicht en inzicht.

Met slimme software beheer je de financiële gegevens van alle vestigingen eenvoudig vanuit één centrale informatiebron. Tevens verwerk je boekingen  en importeer je bankafschriften van meerdere administraties eenvoudig vanuit één systeem. Zo beschikt iedereen altijd over dezelfde cijfers en neemt de betrouwbaarheid van processen en de kwaliteit van gegevens enorm toe. Ook koppelt slimme software veelal met andere betalings- en boekingssystemen. Dit zorgt voor een soepele uitwisseling van cijfers en minder invoer. De tijd die de finance afdeling hiermee bespaart, is weer te besteden aan andere taken. 

Onzekere tijden vragen om stabiele software

Als financial in de vrijetijdssector wil je in onzekere tijden de controle houden over jouw organisatie. En gaat het weer beter met de economie? Dan wil je verantwoord en duurzaam kunnen groeien. Real-time inzicht in je cijfers en processen is in beide gevallen essentieel – net als de optimale inzet van je mensen. Slimme software levert de houvast die je nodig hebt om op koers te blijven.

Met de juiste financiële- en inkoopsoftware, geïntegreerd met de rest van je systemen beschik jij snel over betrouwbare en adequate stuurinformatie om in te spelen op veranderingen in de toekomst, heb je grip op al je geldstromen en kun je slimmer inkopen doen om kosten te besparen. Nu en in de toekomst.

Benieuwd naar Exact's oplossingen voor de vrijetijdssector?

NL Select your country