Voorraadkosten omlaag, ja graag! Maar hoe?

Nieuwe targets om marges te verbeteren. Je wilt je voorraadkosten verlagen. Hoe kun je dat realiseren zonder dat de servicegraad in gevaar komt? Hoe vind je de juiste balans tussen inkoop, voorraadkosten en nee-verkoop. Waar ligt het optimum?

Hoeveel voorraad moet ik aanhouden?

Het bepalen van de juiste hoeveelheid voorraad is een continue balanceer-act tussen vraag en aanbod. Voorheen kon je één keer per jaar gaan zitten en bepaalde je de voorraad- en leveringsstrategie en de juiste aanvulstrategie (bestellen of productie). Omdat de lifecylce van artikelen steeds korter wordt, gaat deze aanpak niet meer op.

Om het optimale voorraad niveau te berekenen, kijken we onder meer naar:

1. het vraagpatroon van het artikel: de gemiddelde vraag, de spreiding in de vraag en het patroon. Een regelmatig vraagpatroon is makkelijker te voorspellen dan een patroon dat onregelmatig is. Bij de laatste is eigenlijk nauwelijks een voorraad aan te leggen. Immers hoe onregelmatiger de vraag naar het product is, hoe meer (veiligheids)voorraad je moet aanleggen. Wordt het product maar af en toe afgenomen, dan is het vaak niet meer reëel hier voor voorraad aan te houden. Producten, welke onmisbaar zijn en waarbij een snelle levering kritisch is, , vormen hier een uitzondering op.
2. de levertijd om de voorraad aan te vullen; Hoe sneller voorraad weer op peil gebracht kan worden, hoe minder veiligheidsvoorraad nodig is. Automatisering helpt hier een handje in. Door real time de voorraadposities te monitoren kun je deze á la minuut aanvullen en is een extra buffertijd (en dus extra veiligheidsvoorraad) niet meer noodzakelijk.
3. Kostenfactoren; De kosten van het houden van voorraad wordt vaak in ‘de drie R-en’ uitgedrukt:
   1. Ruimte: denk hierbij aan huur of financiering van het pand, maar ook koeling of juist verwarming, bewaking, huur. Ook overige kosten vallen hieronder, zoals personeelskosten en de kosten voor aanschaf van vorkheftrucks. De kosten voor ruimte worden uitgedrukt in m2 magazijn en je kunt hier 100-200 euro per vierkante meter magazijn voor aanhouden.
   2. Risico: hieronder vallen de kosten voor verzekering, diefstal, maar ook het risico op incourante voorraad. Zeker bij modegevoelige producten of bij voeding, waar producten relatief snel hun waarde verliezen. De kosten voor risico verschillen per branche of type product, maar je kunt rekenen op een gemiddelde van 10% over de waarde van de voorraad.
   3. Rente: Dit is wellicht het meest lastige kostenaspect om te bepalen. Om voorraad aan te houden is een investering nodig. Dit geld moet geleend worden, of is geld dat niet elders in het bedrijf geïnvesteerd kan worden. Bedrijven rekenen met een bankrente of nemen hiervoor een intern ‘opportunity’ percentage. Deze percentages variëren, maar liggen gemiddeld tussen de 10-15% over de waarde van de voorraad.

Als je alle bovenstaande kosten bij elkaar optelt, kom je tot een totaal van rond de 25% van de waarde van het product. Wanneer je een voorraad aanhoudt van 1 miljoen euro, kunnen deze kosten dus op jaarbasis oplopen tot 250.000 euro!

Overigens spelen de kosten van bestellen ook een rol; Een goede en eenvoudige methode om de “optimale” bestelgrootte te bepalen is nog altijd de formule van Camp. Dit geeft snel een gedegen inschatting, waarbij het optimum wordt berekend tussen de kosten van bestellen en de kosten voor het houden van de voorraad.

Kosten van nee-verkoop

Naast de ‘zichtbare’ kosten, heb je ook te maken met de effecten van “Nee verkoop”. De klant vraagt een product, welke op dat moment niet beschikbaar is.

De impact hiervan is groot:

1. Het niet (volledig) kunnen leveren van een bestelling, levert extra handelings- en transportkosten op, omdat goederen in meerdere zendingen de deur uit gaan. Dit veroorzaakt overigens ook nog extra interne kosten, zoals afhandeling en administratie.
2. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om de gehele zending te vertragen. Het gevolg: later leveren en factureren. Dit kan cashflow problemen opleveren, omdat je later je geld ontvangt terwijl je investeringen in voorraad zitten.
3. Of eigenlijk nog erger: de klant besluit om het product elders in te kopen en komt niet terug. Het verliezen van een klant heeft grote gevolgen: het werven van een nieuwe klant is kostbaar, bestaande klanten zijn relatief trouw en daardoor minder prijsgevoelig. Daarnaast leveren trouwe klanten vaak ook goede mond-op-mond reclame op.

Hoe dan wel?

Een paar overige tips, die kunnen helpen bij het bepalen van de beste balans in voorraadbeheer:

• Haal de Formule van Camp weer van stal! Pas deze toe. Deze is nog altijd een degelijke en krachtig middel om een goede en betrouwbare bestelgrootte te bereken.
• Kijk echter ook naar de fase in de levenscylcus waar een product zich bevindt en naar de lengte van de cyclus. Is de laatste korter dan een half jaar? Koop dan het artikel 1 keer in en daarna niet meer. Zit een product in de laatste fase van de levenscyclus? (“decline”), leg dan geen nieuwe voorraad aan.
• Gebruik forecasting technieken. Dit vergroot de betrouwbaarheid van de verwachte vraag en leidt tot minder veiligheidsvoorraad. Let op:
  Alleen wanneer je meer dan 4 maanden historie hebt kun je iets zeggen over de verwachte vraag.
  • Bij artikelen die af en toe gevraagd worden (sterk onregelmatige vraag), kun je geen (standaard) forecasting toepassen.
  • Gebruik je laatste periodes historie om je gemaakte forcast (over de voorgaande periodes) te toetsen.
  • Houdt reserveonderdelen van een product buiten de analyses van normale handelsartikelen. Deze kennen namelijk bijna altijd een sterk onregelmatige vraag. Let wel op dat ook al worden deze onderdelen weinig gevraagd, als ze gevraagd worden bepalen ze je service(beleving) naar je klant!

Meer weten?

Met software van Exact behoud je grip op je magazijn en voorraadkosten.