Het nut van voorraadtellen (en hoe 't makkelijk kan)

Iedere eigenaar, manager of leidinggevende bij een handels- of productiebedrijf zal het beamen: continu zicht op de voorraadstand is nuttig. Jammer alleen dat frequent voorraadtellen zoveel tijd kost, om over de kans op fouten bij handmatig tellen nog maar te zwijgen. En dus beperk je je tot de jaarlijkse inventarisatie van de voorraad. Wat vaker tellen tussendoor? Daar heb je echt geen tijd voor…

Voordelen van vaak voorraadtellen

Ook al verplicht de belastingdienst je slechts eens per jaar je voorraad te inventariseren, frequent voorraadtellen is geen luxe maar noodzaak. Tenminste, als je je voorraad altijd op en top in orde wilt hebben en optimaal voorbereid wilt zijn. Hoeveel onderdelen zijn er nog? Hoeveel gereed eindproduct ligt in de schappen? Ik geef je drie redenen om continu voorraadtellingen te doen. En die redenen gaan verder dan tijdwinst, foutreductie en hogere leverbetrouwbaarheid.

Minder afwijkingen en meer controle 

De voorraadhoogte in de boeken moet juist zijn, aangezien de voorraadwaarde direct invloed heeft op je resultaat. Hoe minder groot de afwijking, hoe beter en betrouwbaarder de cijfers. Besluit je om voortaan vaker in het jaar te tellen? Dan zul je dit ook terugzien in de vorm van een blije accountant. Orde in het voorraadsyteem zegt veel over de staat van de hele organisatie. Met wat steekproeven kan hij of zij checken of de procedures goed gevolgd zijn. Uitgebreider de hoogte van de voorraad controleren is dankzij jouw up-to-date voorraadadministratie niet meer nodig. 

Meer vertrouwen bij medewerkers 

Met een doorlopend bekende voorraadstand krijgen je medewerkers een goed beeld van het bedrijf. Verkopers gaan zelfverzekerder op pad en de binnendienst handelt met meer zelfvertrouwen, omdat ze weten dat alles onder controle is. Stel je voor dat de voorraad een complete chaos is en je twijfelt aan levertijden en servicemogelijkheden? Dan is het onmogelijk het bedrijf op een goede manier te vertegenwoordigen. Een leuke bijkomstigheid is dat je minder backorders krijgt. Ook dat geeft extra vertrouwen, wat je verkopers weer uitstralen naar buiten toe. Precies wat je wilt! 

Hogere betrokkenheid en meer teamspirit

Stel, je beslist voortaan het hele jaar door de voorraad te tellen. Dan is de jaarlijkse inventarisatie strikt genomen niet meer nodig, zal je accountant zeggen. Toch raden wij aan ook deze gewoon te doen, al is het maar omdat je weer een moment te pakken hebt waarop iedereen binnen is. Van vertegenwoordigers en buitendienst tot kantoor- en productiemedewerkers, tijdens de eindejaarstelling zijn ze er allemaal. Dat wordt natuurlijk een gezellige dag met gezamenlijke lunch en knallende kerstborrel erachteraan! Over teambuilding gesproken.

Voorraadtellen met de Exact Voorraadbeheer App 

Omdat je te helpen bij foutloze voorraadinformatie, is Exact Online voor Handel en Productie uitgebreid met een mobiele app. Deze app helpt je met voorraadtellen. Hij is makkelijk in gebruik, brengt je in control over het voorraadniveau en maakt je magazijn in no time digitaal.