Jak wprowadzić nowoczesny obieg dokumentów w firmie?

Obieg dokumentów to jeden z podstawowych procesów, jaki zachodzi w firmie. Każda średnia, czy duża organizacja ma codziennie do czynienia z setkami dokumentów takimi jak choćby faktury sprzedażowe i kosztowe, umowy, sprawozdania finansowe bądź pisma podatkowe. Jest jednak znaczna różnica między tymi firmami, a raczej między procedurami panującymi w tych przedsiębiorstwach. Co to oznacza?

W niektórych firmach nadal funkcjonuje tradycyjny przepływ dokumentów, gdzie faktury czy inne pisma w formie papierowej krążą po firmie między uprawnionymi do ich akceptacji osobami, które często pracują w różnych działach, a nierzadko nawet w oddziałach przedsiębiorstwa. Poza tym dochodzi jeszcze rejestrowanie, porządkowanie, klasyfikacja oraz archiwizacja pism papierowych, co zajmuje sporo czasu. Po drugiej stronie są natomiast organizacje, które mają już za sobą ten etap - są to firmy, które zautomatyzowały ten proces, wprowadzając elektroniczny przepływ dokumentacji. Oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów w podstawowym rozumieniu odpowiada za przechowywanie, zarządzanie i śledzenie dokumentów elektronicznych - i to wszystko z wykorzystaniem jednej, zintegrowanej bazy danych.

Jakie zalety niesie za sobą wprowadzenie systemu do obiegu dokumentów, jakie problemy w przedsiębiorstwie rozwiązuje program i jak wygląda jego wdrożenie? Na te wszystkie pytania odpowiemy w poniższym artykule.

System DMS (z ang. Document Management System) działa na podobnych zasadach co tradycyjny przepływ dokumentacji, tylko w jego przypadku wszystkie czynności są zautomatyzowane, więc cały proces zajmuje mniej czasu i nie wymaga takiego zaangażowania ze strony pracowników.

Przykładowo rejestracja faktur - następuje dzięki wykorzystaniu narzędzia do czytania danych OCR, które zaciąga informacje wprost do systemu. W kolejnym etapie wystarczy podanie takich danych, które pozwolą na rozdysponowanie dokumentów do właściwych osób lub działów w organizacji. Potem pozostaje już tylko akceptacja dokumentu przez wskazaną osobę, uzupełnienie danych szczegółowych i zaksięgowanie. Czy nie jest to więc znaczne skrócenie przebiegu całego procesu?

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala oszczędzić czas i w dłuższej perspektywie także pieniądze. Poznajmy jednak konkretne problemy, które rozwiązuje posiadanie aplikacji DMS.

• Akta, które przetwarza się w tradycyjny sposób, często mogą zostać zagubione, czy przekazane do nieodpowiedniej osoby, co może generować na przykład opóźnienia w płatnościach, czy brak terminowości w wykonywaniu zadań przez pracowników. Odpowiedni system chroni przed taką sytuacją, ponieważ dany dokument automatycznie trafia do kolejnej osoby uwzględnionej w procesie. Nie ma więc możliwości, że dokument się zgubi, czy trafi w niepowołane ręce.
• Wbrew pozorom koszty związane z fizycznym gromadzeniem pism mogą być bardzo duże. Do takiej działalności potrzebujemy bowiem specjalnego archiwum, a nierzadko także osoby, która będzie odpowiedzialna za tę kwestię. Program do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie niweluje wydatki z tym związane.
• Nieprawidłowe przeprocesowanie dokumentów może prowadzić także do utrudnień w komunikacji zespołu. Oprogramowanie, które organizuje ten przebieg w sposób scyfryzowany, ułatwia współpracę między działami przedsiębiorstwa i usprawnia podział zadań.
• Jeśli do firmy napływają dokumenty w formie papierowej, to spora część osób musi pracować stacjonarnie, żeby móc je przetworzyć. Nie ma więc możliwości przejścia w pełni na pracę zdalną, a jak pokazał 2020 rok, często jest to konieczność. Oprogramowanie do elektronicznego przepływu dokumentacji umożliwia pracę na home office. Wiele zaawansowanych aplikacji posiada wręcz możliwość pracy na urządzeniach mobilnych, dzięki czemu możemy mieć wgląd w dane z każdego miejsca, w którym mamy dostęp do sieci.
• W tradycyjnym modelu poszukiwanie konkretnego dokumentu może być pracochłonne. Często pracownik musi szukać akt w stosie innych papierów. To powoduje, że traci on czas, a jego wydajność się zmniejsza. W systemie wszystkie niezbędne dane czy faktury są zgromadzone w jednym, centralnym miejscu. Takie rozwiązanie pozwala na łatwe wyszukiwanie i współdzielenie informacji z innymi osobami.
• Program pozwala na skrócenie o nawet połowę czasu obsługi faktur, a to z kolei wpływa pozytywnie na wydajność i efektywność pracy.

Wdrożenie elektronicznego obiegu w przedsiębiorstwie powinno być poprzedzone dobrym researchem na temat dostawców i dostępnych rozwiązań, tak by w jak największym stopniu dopasować system do potrzeb organizacji. Nie chcemy przecież wydać fortuny na produkt, który może nas rozczarować po kilku pierwszych latach funkcjonowania w organizacji. Przeprowadzając proces selekcji dostawców warto sprawdzić choćby referencje dla danego oprogramowania, a także to, czy dana firma IT oferuje wsparcie posprzedażowe. Polecamy również, by dowiedzieć się, czy nie mamy możliwości dofinansowania tej inwestycji np. ze środków Unii Europejskiej przeznaczonych na informatyzację działalności przedsiębiorstw.

Wskazane jest również wewnętrzne przygotowanie w przedsiębiorstwie, czyli analiza tego, w jaki sposób przebiega dotychczasowy przepływ dokumentacji, słabych i mocnych stron tego procesu oraz konkretnych problemów, które się z tym wiążą. Co to nam da? Pozwoli to zdefiniować nasze potrzeby i przyszłe cele. Za sprawą audytu wewnętrznego będziemy w stanie określić, jak chcemy, żeby wyglądał prawidłowy proces obiegu dokumentów w organizacji.

Samo wdrożenie systemu do zarządzania dokumentacją trwa zwykle nieco krócej niż implementacja funkcjonalności z innych obszarów. Jeśli oprogramowanie nie wymaga customizacji, to jego wdrożenie może potrwać od kilku tygodni do paru miesięcy.

Elektroniczny obieg dokumentów wdrażamy poprzez instalację oprogramowania standardowego, które następnie parametryzujemy pod konkretną firmę. Następnie ma miejsce migracja danych, testy systemów i finalnie - szkolenie użytkowników.

Tak jak wcześniej wspomniano - jeśli podejmujemy współpracę z profesjonalnym dostawcą systemów, to po wdrożeniu rozwiązania, powinniśmy mieć możliwość regularnego korzystania ze wsparcia technicznego w zakresie pracy na oprogramowaniu i kontrolowania przebiegu procesów związanych z obiegiem dokumentów.

Zdajemy sobie sprawę, że firmy na pierwszym miejscu stawiają bezpieczeństwo danych, szczególnie jeśli weźmiemy pod uwagę, jak często w organizacji przetwarza się informacje wrażliwie, które są chronione przez procedury RODO. Tradycyjny przepływ dokumentu nie zapewnia tej ochrony i wiąże się z wieloma zagrożeniami. Rozwiązaniem są nowoczesne systemy do automatycznego zarządzania dokumentacją takie jak choćby Exact dla DMS. W jaki sposób rozwiązanie chroni dane poufne?

Przewagą takiego oprogramowania jest to, że daje osobom zarządzającym firmą możliwość nadawania ról, uprawnień i zezwoleń na dostęp do konkretnych danych (np. faktur). Rozwiązanie Exact pozwala także na śledzenie zmian, jakie dokonywane są w systemie.

Z systemem Exact masz gwarancję, że niepowołane osoby nie będą miały wglądu w poufne dokumenty zawierające np. wrażliwe dane osobowe, czy informacje na temat klientów.

Sprawdź, jak możemy pomóc Ci chronić dane i podnieść efektywność procesów.