Egzamin z pracy zdalnej zdany na „piątkę”. Case study Mazars.

2020 rok kończymy pod znakiem pandemii. Ten okres dla większości przedsiębiorstw był czasem borykania się z konsekwencjami COVID-19 i przynajmniej częściowego lockdownu gospodarczego. Od końca pierwszego kwartału 2020 roku zmieniła się nasza codzienność – to wtedy większość firm przeszła na tryb pracy zdalnej. Wiele przedsiębiorstw, zarówno niewielkich, jak i tych międzynarodowych musiało praktycznie z dnia na dzień przystosować się do nowych okoliczności, a dotychczasowe sposoby działania należało szybko zreformować.

Jedną z firm, która podjęła wyzwanie przeorganizowania codziennej pracy i podołała temu zadaniu, jest Mazars - międzynarodowa organizacja świadcząca usługi audytorskie, podatkowe, a także doradcze. Firma funkcjonuje w charakterze globalnej sieci biur partnerskich – jest obecna w 90 krajach i zatrudnia ponad 40 000 specjalistów. W Polsce swoją działalność przedsiębiorstwo rozpoczęło w 1992 roku i od tego czasu jest jednym z liderów na rynku usług audytorsko-doradczych. Świadcząc usługi ponad 800 firmom z różnych branż i zatrudniając przeszło 300 specjalistów, organizacja musiała zachować sprawność operacyjną i wysoką efektywność pracy. Jak jej się to udało? 

 „Dla zabezpieczenia kontynuacji realizacji usług od ponad pięciu lat pracujemy tylko na laptopach, w większości przypadków wyposażeni w podwójne monitory. Mając takie narzędzia, już wcześniej testowaliśmy pracę zdalną, ale na mniejszą skalę, dlatego w marcu musieliśmy jedynie uzupełnić połączenia VPN oraz zabezpieczyć przepustowość łączy internetowych w domach naszych pracowników. W codziennej komunikacji z klientami i pracownikami wykorzystujemy głównie aplikację Microsoft Teams” – powiedziała  Monika Nowecka, Partner odpowiedzialna za usługi księgowe i kadrowo – płacowe w firmie Mazars.

Jako biuro rachunkowe Mazars przetwarza tysiące faktur oraz innych dokumentów księgowych swoich klientów. Jak zatem radzą sobie pracownicy z zarządzaniem dokumentacją w sposób zdalny?

„Rok 2020 dla wielu firm okazał się być przełomowym, a pandemia przyczyniła się do tego, że praca zdalna na stałe zagościła w naszej rzeczywistości. Dla wielu firm wiązało się to z koniecznością przejścia na digitalizację dokumentów. Mazars jako firma oferująca swoim klientom pełen zakres usług w dziedzinie outsourcingu księgowego i kadrowo-płacowego na co dzień ma do czynienia z dokumentami księgowymi, ale konieczność przejścia na pracę zdalną w pełnym wymiarze nie okazała się być dla nas dużym wyzwaniem. Na co dzień do obsługi klientów używamy programu księgowego EXACT, który w połączeniu z narzędziem OCR napisanym w tym samym środowisku (SCANSYS) daje nam komfort pracy z bezpośrednim dostępem do dokumentów, ponieważ zeskanowany dokument jest podpinany pod zapis księgowy" dodała Monika Nowecka.

Firma Mazars w 2005 roku postawiła na rozwiązanie Exact Globe w zakresie księgowości i finansów. Natomiast dwa lata później w przedsiębiorstwie pojawił się plan, by podwyższyć efektywność pracy poprzez zwiększenie liczby wprowadzanych do systemu dokumentów. W tym celu należało zautomatyzować cały proces zaczytywania danych z dokumentów do systemu księgowego.

Na czym jeszcze zależało firmie? Przede wszystkim na uzyskaniu bieżącej kontroli nad rentownością poszczególnych projektów i możliwość analizy wyników. W związku z tym przedsiębiorstwo zdecydowało się na wdrożenie systemu Exact Synergy wraz z Scansys do takich zadań jak: zarządzania projektami i procesami, rejestracja czasu pracy, kontrola budżetów oraz obieg dokumentów.  

Narzędzie od Exact jest dopasowane nie tylko do firmy, ale również do jej klientów, dzięki czemu codzienna współpraca (także ta zdalna) jest jeszcze prostsza. Jak mówi Monika Nowecka:
„Nasi klienci z kolei, mając zdalny dostęp do naszego programu, mogą oprócz generowania różnego rodzaju zestawień zobaczyć skan dokumentu źródłowego. Skanujemy głównie dokumenty kosztowe, które otrzymujemy w formacie PDF, faktury sprzedaży zazwyczaj są wgrywane do programu”.

Automatyzacja większości procesów biznesowych, jakie zachodzą w firmie, staje się niezbędna w momencie, gdy nastąpią gwałtowne zmiany w otoczeniu biznesowym, tak jak to miało miejsce w tym roku. Kryzysowe warunki wymuszają na firmach zwiększenie efektywności i wydajności pracowników.

Odpowiednie systemy informatyczne oprócz tego, że wspomagają firmę w przystosowaniu się do nowej sytuacji, mają jeszcze jedną istotną zaletę -  podnoszą bezpieczeństwo działania i ułatwiają współpracę, szczególnie w trybie zdalnym. Potwierdzeniem tej tezy są słowa Moniki Noweckiej
„Z całą pewnością mogę stwierdzić, że efektywna praca zdalna wymaga dobrej organizacji pracy oraz niezbędnych technologii umożliwiających realizację codziennych zadań”.

Rok 2020 był bardzo intensywny i trudny dla wielu firm. Jednak mimo nagłej zmiany w sposobie pracy, jakiej doświadczyliśmy, wiele firm wyszło z tej próby obronną ręką. Upływający rok pokazał pracodawcom, że ich zespół może być tak samo wydajny pracując z domu -  wszystko bowiem zależy od dobrej organizacji. Wskazują na to także rezultaty badania, którego podjęła się amerykańska firma Gartner. Według raportu duża część przedsiębiorstw i pracowników przestawi się na tryb pracy zdalnej na stałe – może to być nawet 30 proc. osób, które w 2020 roku były zmuszone do przejścia na home office. Ci pracownicy mogą już nie wrócić do wykonywania obowiązków stacjonarnie w siedzibie firmy. Wielu pracodawców rozważy również wprowadzenie modelu hybrydowego w przyszłości.

Może to więc najlepszy moment na zainteresowanie się tematem usprawnienia procesów w Twojej organizacji poprzez wprowadzenie nowych technologii? Sprawdź dostępne rozwiązania od Exact!