Een goed afscheid met offboarding
Een goed afscheid is net zo belangrijk als een warm welkom. Misschien zelfs wel belangrijker. Op het moment dat er wordt besloten dat een werknemer de organisatie verlaat, vrijwillig of niet, is het belangrijk om te offboarden. Wij leggen uit wat de betekenis is van offboarden is en delen een offboarding checklist met de belangrijkste elementen van het offboardingproces.
Wat is de betekenis van offboarding?
Laten we beginnen met de betekenis van offboarding. Offboarding is het proces dat je volgt als een werknemer de organisatie verlaat. Het is meer dan alleen het afhandelen van de administratie en het inleveren van de laptop, telefoon of sleutels. Offboarding is een kans om je waardering te tonen voor de bijdrage die de werknemer heeft geleverd, om feedback te verzamelen over je bedrijf en om de relatie op een positieve manier af te sluiten.
Een positieve afsluiting zorgt ervoor dat de werknemer nieuwe stappen kan zetten buiten het bedrijf en de plek in het bedrijf vrijmaakt voor iemand anders. Wil je zeker weten dat je geen enkele stap mist? Creëer dan een logische workflow voor het offboardingproces in je HR-software.
Checklist voor offboarding
Communiceer duidelijk over het vertrek
Informeer het team en de betrokken stakeholders over het vertrek van een werknemer. Wacht hier niet te lang mee. Leg uit waarom de werknemer vertrekt, wanneer zijn of haar laatste dag is en hoe de overdracht geregeld wordt. Bedank de werknemer voor zijn of haar inzet en bijdrage en wens hem of haar succes in de toekomst.
Regel de administratie
Zorg ervoor dat je alle contractuele en juridische zaken op orde hebt voordat de werknemer vertrekt. Denk aan het opstellen van een eindafrekening, het verstrekken van een getuigschrift, het afsluiten van verzekeringen en pensioenen en het terugvorderen van bedrijfseigendommen. Je kunt hiervoor gebruikmaken van HR-software om tijdens het offboarden alles zorgvuldig en correct af te handelen.
Plan een exitgesprek
Vraag tijdens het exitgesprek naar de ervaringen van de werknemer, eventuele redenen voor vertrek, verbeterpunten en tips voor de toekomst. Wees open en respectvol en luister naar wat de werknemer te zeggen heeft. Je kunt de feedback gebruiken om je organisatie te verbeteren en om eventuele problemen aan te pakken.
Organiseer een afscheid
Een goed afscheid is belangrijk voor zowel degene die vertrekt als voor de achterblijvers. Organiseer een borrel, een lunch of een andere manier om gepast afscheid te nemen. Betrek het team en/of andere collega’s waar de werknemer mee heeft samengewerkt. Bedank de werknemer voor zijn of haar bijdrage en sluit het positief af.
Zorg voor een goede overdracht
Met een goede overdracht voorkom je dat er kennis of informatie verloren gaat als een werknemer vertrekt. Zorg ervoor dat de werknemer alle lopende projecten, taken, contacten, documenten en wachtwoorden overdraagt aan zijn of haar opvolger of manager. Maak duidelijke afspraken over wie wat doet en wanneer en controleer of alles compleet is.
Blokkeer de toegang tot bedrijfssystemen
Als een werknemer weggaat, wil je niet dat hij of zij nog toegang heeft tot je bedrijfssystemen, zoals softwarepakketten, platformen, websites, e-mailprogramma's en social media accounts. Dit kan namelijk leiden tot beveiligingsrisico's, privacyproblemen of reputatieschade. Een belangrijk onderdeel dus van het offboarden. Blokkeer de toegang tot deze systemen zodra de werknemer vertrokken is.
Houd contact met ex-werknemers
Ex-werknemers kunnen nog steeds waardevol zijn voor je organisatie, bijvoorbeeld als potentiële klanten, leveranciers, partners, referenties of als ze weer terug willen komen. Het is daarom slim om in contact met ze te blijven en ze op de hoogte te houden van ontwikkelingen, bijvoorbeeld via een alumni-netwerk, nieuwsbrief, social media groep of een persoonlijk bericht.
Evalueer je offboarding proces
Kijk naar de resultaten van de exitgesprekken, feedbackformulieren, enquêtes of reviews en analyseer wat goed gaat en wat beter kan gedurende een dienstverband. Evalueer regelmatig je offboardingproces en vraag ook aan ex-werknemers om hun mening te geven over het offboarden. De evaluatie is overigens een mooi laatste stap voor in de workflow van het offboardingsproces.
Offboarden met een goed gevoel
Het offboarden van werknemers verdient – in je HR- strategie - net zo veel aandacht als het onboarden van nieuw talent. Maak het onderdeel van je HR- strategie door een workflow in te stellen met alle stappen uit de offboarding checklist. Zo weet iedereen wat er van ze wordt verwacht. Door een goed offboarding proces te volgen, zorg je voor een positieve ervaring voor vertrekkende werknemers, versterk je de reputatie en imago van de organisatie en houdt je de deur open voor mogelijke nieuwe samenwerkingen in de toekomst.
