Whitepaper:
Welke ERP-pakket past bij jouw bedrijf?
Het juiste softwarepakket kiezen kan een grote uitdaging zijn, vooral omdat het selecteren van een ERP- of CRM-systeem geen dagelijkse bezigheid is. Toch ontkomt u niet aan de nood om uw bedrijfssystemen te evalueren en te beslissen of u uw huidige systemen moderniseert of gaat voor een nieuw ERP-systeem. Want een systeem dat u ondersteunt in uw bedrijfsvoering is de motor van iedere succesvolle organisatie.
Het is tijd voor ERP die jouw bedrijfsprocessen ondersteunt
Het gaat goed met de zakelijke dienstverlening in Nederland. Klanten weten je steeds beter te vinden en je netto winstmarge stijgt nog elk jaar. Toch zijn dit voor de ICT-dienstverlener uitdagende tijden. Projecten worden complexer en IT-personeel is lastig te vinden. Je werkt daardoor steeds meer met externe, zelfstandige krachten en je moet rekening houden met meer partijen die bij een project betrokken zijn. Hoe leid je dit allemaal in goede banen? ERP-software is onmisbaar. In dit whitepaper vertellen we alles over de mogelijkheden en valkuilen, zodat je beslagen ten ijs komt bij je nieuwe ERP-leverancier.
ICT-dienstverlening
Binnen de zakelijke dienstverlening is jouw ICT-bedrijf een speciale categorie, met zijn eigen kansen en uitdagingen. ICT-dienstverlening zit al enige tijd in de lift, maar daarmee komen ook beperkingen van traditionele projectadministratie aan het licht. Opdrachtgevers verwachten sneller resultaat in de projecten en de oplevering, en direct toegevoegde waarde. Lastig om aan die verwachtingen te voldoen, terwijl er een flink tekort is aan gekwalificeerd personeel voor ICT-projecten. Het gevolg is dat je een beroep moet doen op externe medewerkers, een flexibele schil, die vaak niet eens bij jou op kantoor zitten. Off- en nearshoring is inmiddels binnen de ICT heel normaal.
Projectadministratie
Het kan lastig zijn om al deze informatiestromen en werkzaamheden bij te houden. Vooral de urenadministratie is een hele klus met al die externe krachten. Loopt dat nog in de pas met de begrote uren en kloppen de facturen? Letterlijk van levensbelang voor jouw ICT-onderneming, want de concurrentie is groot en omzet- en margeverlies liggen op de loer. Je wilt je bedrijf flexibel houden en voorbereid op grote veranderingen, zoals een crisis of een overname.
Geen compleet overzicht
Daarnaast worden vaak meerdere applicaties naast elkaar gebruikt – voor projectadministratie, voor financiën, voor strategie – die niet met elkaar praten. Daardoor ontbreekt een totaaloverzicht. De gevolgen zijn tijdverlies en fouten. De oplossing is één systeem voor je hele project: van strategie, via planning en uitvoering tot facturatie. Daarbij kunnen ook externe partners en toeleveranciers aanhaken. Met een goed ERP-systeem behoud jij de regie over jouw project, van start tot finish.
Wat is een goed ERP-systeem?
De naam zegt het al: een enterprise resource planning-systeem houdt rekening met alle aspecten van een business. Waarbij zoveel mogelijk bedrijfsprocessen binnen je organisatie geautomatiseerd worden. Een goed ERP-systeem zorgt ervoor dat alle betrokkenen toegang hebben tot dezelfde informatie over de status van een project, de onderdelen en de voortgang, de financiën en de medewerkers, zowel intern als extern. Zeker bij ICT-dienstverleners kan het gaan om tientallen betrokken partners op evenzovele locaties en vaak ook nog in verschillende landen. Schaalbaarheid is van levensbelang in zulke constructies en ERP biedt de nodige voorspelbaarheid en inzicht in de voortgang van een project, waar je als bedrijf op kunt bouwen.
En waar veel ERP-systemen nog weleens de fout ingaan: wanneer een koppeling met financiële systemen ontbreekt. Het gevolg is dat alles lijkt goed te gaan, totdat het moment van factureren aanbreekt. Dan blijken niet alle uren genoteerd, de kosten zijn boven de begroting gestegen en je hebt een ontevreden opdrachtgever. Een goed ERP-systeem biedt ook toegevoegde waarde door inzicht in de begrote en bestede uren, en in de bestede en daadwerkelijk gefactureerde uren. Zo lekken er geen uren onbedoeld weg, verloren omzet die vervolgens moet worden gecompenseerd. Niet onbelangrijk is ook dat je met een goed ERP-systeem in staat bent om de niet-declarabele uren te monitoren en te beperken.
Binnen de ICT-dienstverlening weten we maar al te goed hoe problematisch een implementatie van een nieuw systeem – software of hardware, of een combinatie – kan zijn. Let er daarom ook speciaal op of jouw leverancier van het ERP-systeem net zoveel aandacht besteedt aan de randvoorwaarden: de implementatie, de service level agreements en de dienstverlening rondom het hele traject.
Basis van een project
Geloof het of niet, veel projectmatig werkende bedrijven gebruiken een simpel spreadsheet om de vorderingen bij te houden. Waarom is dat een slecht idee? Het zoeken naar fouten in een spreadsheet is complex. Cellen en formules verwijzen naar elkaar en het kost veel tijd om dat te ontrafelen. Delen van spreadsheets gebeurt vaak nog door ze heen en weer te mailen, waardoor er op een bepaald moment meerdere versies in omloop raken. Welke was de juiste? Vaak is dat niet eens de meest recente.
Een goede projectadministratie staat of valt bovendien met een efficiënte koppeling met financiële systemen. Het draait uiteindelijk om het factureren van de uren en de kosten. En met een goed systeem is het mogelijk om het aantal niet-declarabele uren omlaag te brengen. Een goed ERP-systeem vormt de basis van een project, met koppelingen naar partners, interne afdelingen én de financiële administratie.
ERP of best-of-breed
Er zijn bedrijven die liever kiezen voor een best-of-breed benadering. Daarbij gebruiken ze voor elk proces het ‘beste’ systeem. Maar dit is niet altijd het geval. De kracht zit in de informatie-uitwisseling tussen systemen en met de keten. Losse systemen zijn te koppelen maar die moeten worden aangepast als de leverancier van het ene systeem een update doet. Anders strandt de gegevensuitwisseling. Bovendien verschilt de look en feel per applicatie. Daardoor moeten je medewerkers met diverse systemen leren werken. En wat te denken van al die verschillende aanspreekpunten met alle leveranciers. En bij wie ligt het probleem als de informatie-uitwisseling tussen systemen niet goed loopt? Wil je optimaal werken met een best-of-breed automatisering dan heb je een IT-afdeling nodig met expertise van al die verschillende systemen. Ook heb je een goed vendor management en procurement proces nodig. Daarin staan tot in detail de gemaakte afspraken over contractduur, voorwaarden, ondersteuning, verantwoordelijkheden en prijzen. Kies je voor ERP dan heb je 1 aanspreekpunt voor alle ERP-gerelateerde zaken. Dat is je ERP-leverancier. Die heeft een organisatie opgetuigd om je snel en adequaat te helpen.
De selectie van het ERP-systeem in 6+2 stappen
De selectie van het ERP-systeem is een omvangrijke maar zeer belangrijke activiteit. Een ERP-systeem schaf je voor 8-10 jaar aan. Je wilt dus niet dat het systeem na een paar jaar niet meer voldoet. Onderstaand stappenplan geeft richting.
1. Definieer je bedrijf
Wie ben je en waar wil je naartoe als organisatie. Wil je internationaal uitbreiden, dan heb je een systeem nodig die wet- en regelgeving van meerdere landen ondersteunt. Of misschien heb je de ambitie om steeds meer online te gaan handelen via klantspecifieke webshops en/of grote e-commerce platforms terwijl je de voorraad wil verkleinen. Mogelijk wil je additionele diensten leveren als service- en onderhoud. Dan heb je een ERP nodig dat eenvoudig is te koppelen met servicemanagement software. Je ERP-systeem is de kern, de toegevoegde waarde ontstaat als het makkelijk is aan te passen aan wijzigingen in de toekomst.
2. Breng de huidige situatie in kaart
Beschrijf nauwkeurig je huidige bedrijfsprocessen. Hoe is je voorraadbeheer geregeld, hoe gaat de facturering, boekhouding, verzending etc. Bepaal bij elk proces wat je verbeterd wil zien. Denk aan kortere levertijden, digitalisering facturatieproces, meer maar kleinere orders snel verzenden, retourproces verbeteren, meer met minder mensen doen, etc. Kortom schets je ideale proces, formuleer heldere doelstellingen voorzien van een kosten-batenanalyse. Betrek hierbij je medewerkers, niet alleen voor draagvlak maar ook omdat ze hun situatie het best kennen.
5. Stel vragen
Er komt een aantal vertegenwoordigers van leveranciers een presentatie houden. Daar kan je van onder de indruk zijn, maar laat je niet afleiden door innovatieve functies die je in eerste instantie niet in scope had. Stel liever gericht vragen als hoelang werk je al bij het bedrijf en in de handelsbranche, wat is je aanpak voor de implementatie, vertel eens wat over het implementatieproces bij een vergelijkbaar bedrijf als dat van ons, hoe kan je veranderingen aan het systeem doorvoeren bijvoorbeeld bij een reorganisatie, nieuwe wet- en regelgeving, acquisitie nieuwe bedrijven: zelf of via een consultant. Hoe ziet de ontwikkelroadmap van het ERP-systeem eruit. Hoe snel zijn die ontwikkelingen door te voeren in het ERP en tegen welke kosten? Vergt het aanpassingen van mijn afdeling om het ERP-systeem in de lucht te houden, zo ja welke?
6. De implementatie
Hoort eigenlijk niet bij de selectie zelf maar geven we toch even mee. Is er een systeem geselecteerd, vorm een werkgroep van vertegenwoordigers van de leverancier en van collega’s uit alle afdelingen die met het ERP-systeem te maken krijgen. Zo krijg je draagvlak. Bovendien kunnen de vertegenwoordigers hun directe collega’s informeren over de voortgang. En zoals aangegeven in punt 5 stel bij een complexe implementatie een onafhankelijke projectleider aan. Die ervoor zorgt dat zowel klant als leverancier de afspraken nakomt.
7. Pak de implementatie stapsgewijs aan
Begin met het eenvoudigste, bijvoorbeeld de digitalisering van post- en factuurverwerking. Zo kan je dingen leren en ontdekken wat je wil met digitalisering. Vervolgens bouw je het steeds verder uit
8. Betrek alle gebruikers
Het succes van een systeem is afhankelijk van de gebruikers. Informeer hen over de voordelen die het biedt. Train ze in de werking van de software en neem verbetersuggesties serieus.
Samenvatting
In deze whitepaper bieden we je tips en aandachtspunten voor het kiezen van een ERP-systeem. Een moderne en slagvaardige ICT-dienstverlener kan niet zonder goede planning en monitoring van bedrijfsprocessen. Elke dienstverlener wil van toegevoegde waarde zijn voor zijn opdrachtgever. Tegelijk worden projecten complexer en klanten grilliger. En neemt ook de concurrentie steeds meer toe.
Daarvoor moet de basis van je bedrijfsvoering op orde zijn. Een ERP-systeem is daarbij onmisbaar, zodat je op elk moment inzicht hebt in het verloop van je projecten, van start tot finish.
De finish is voor je opdrachtgever het moment van opleveren, maar voor jouw onderneming is het pas klaar wanneer de laatste factuur betaald is. Daarom is een goede integratie met je financiële systeem een absolute must. Een ERP-systeem biedt ook inzicht in verschillen tussen begrote en bestede uren, en tussen bestede en daadwerkelijk gefactureerde uren. Zodat er geen uren en dus omzet weglekt, die vervolgens moeten worden gecompenseerd.
Je kunt kiezen voor een best-of breed oplossing met verschillende applicaties die je vervolgens aan elkaar knoopt. Maar een ERP-systeem zorgt ervoor dat je geen ingewikkelde toeren moet uithalen om te zorgen dat gegevens altijd en overal, voor iedereen beschikbaar zijn.
Met onze 8 stappen voor de selectie en de implementatie van de beste ERP-oplossing voor jouw bedrijf helpen we je op weg.