Whitepaper:
ERP-selectie voor jouw bedrijf in uitdagende tijden.
Hoe werkvloerautomatisering bij DOCO leidt tot minder fouten
DOCO heeft de transitie gemaakt van leverancier van componenten voor sectionale garagedeuren naar assembleur van volledige systemen. In plaats van alleen losse componenten te leveren, assembleert DOCO nu deurensets, geheel volgens de wensen van de klant. Het samenstellen van het wensenpakket gaat via een slimme productconfigurator die gekoppeld is met het ERP-systeem.
Monier Ouled Elhani, operations manager bij DOCO zegt:
“De klant wil maatwerk, maar wel met de snelheid van massaproductie. Door volledige automatisering van de werkvloer kunnen we aan deze eis gehoor geven. De automatisering is overal terug te vinden; van een order aanmaken in onze configurator, het inkorten van profielen tot het verpakken van de railsets."
Volledig productieproces versneld
DOCO produceerde voorheen drie deuren per dag. Werkorders werden geprint en kwamen op de productievloer terecht.
“Maar toen we honderd deuren per dag gingen produceren, lagen er zoveel papieren werkorders, dat het overzicht verdween. Met koppelingen tussen machines en de software hebben we het volledige productieproces versneld waardoor de foutmarge drastisch is verlaagd.”
Beter bijsturen
DOCO heeft hiervoor gebruik gemaakt van Shop Floor Control, een module van het ERP-systeem van Exact.
Het productiepersoneel krijgt werkinstructies via tv-schermen op de werkvloer en kan iedere bewerking of taak digitaal registreren. Is er een tussentijdse wijziging, dan is die direct zichtbaar voor alle betrokkenen. Daardoor is de kans op fouten tijdens het productieproces flink afgenomen. Medewerkers krijgen nu real-time inzicht in de status van de order, de productietijd en alle activiteiten. Hierdoor is er ook betere en tijdige bijsturing mogelijk. Daarnaast heeft DOCO geïnvesteerd in eigen technische ondersteuning. De opgebouwde expertise betaalt zich uit in een perfecte ondersteuning van de complexe productconfigurator en optimale afstemming van de functionaliteit met de processen op de werkvloer.
ERP of best-of-breed
Er zijn bedrijven die liever kiezen voor een best-of-breed benadering. Daarbij gebruiken ze voor elk proces het ‘beste’ systeem. Maar dit is niet altijd het geval. De kracht zit in informatie-uitwisseling tussen systemen en met de keten. Losse systemen zijn te koppelen maar die moeten worden aangepast als de leverancier van het ene systeem een update doet. Anders strandt de gegevensuitwisseling. Bovendien verschilt de look en feel per applicatie. Daardoor moeten je medewerkers met diverse systemen leren werken. En wat te denken van al die verschillende aanspreekpunten met alle leveranciers. En bij wie ligt het probleem als de informatie-uitwisseling tussen systemen niet goed loopt? Wil je optimaal werken met een best-of-breed automatisering dan heb je een IT-afdeling nodig met expertise van al die verschillende systemen. Ook heb je een goed vendor management en procurement proces nodig. Daarin staan tot in detail de gemaakte afspraken over contractuur, voorwaarden, ondersteuning, verantwoordelijkheden en prijzen.
Kies je voor ERP dan heb je 1 aanspreekpunt voor alle ERP-gerelateerde zaken. Dat is je ERP-leverancier. Die heeft een organisatie opgetuigd om je snel en adequaat te helpen.
De selectie van het ERP-systeem in 7+2 stappen
De selectie van het ERP-systeem is een omvangrijke maar zeer belangrijke activiteit. Een ERP-systeem schaf je voor 8-10 jaar aan. Je wilt dus niet dat het systeem na een paar jaar niet meer voldoet. Onderstaand stappenplan geeft richting.
1. Definieer je bedrijf
Wie ben je en waar wil je naartoe als organisatie. Wil je internationaal uitbreiden, dan heb je een systeem nodig die wet- en regelgeving van meerdere landen ondersteunt. Of misschien heb je de ambitie om steeds meer online te gaan handelen via klantspecifieke webshops en/of grote e-commerce platforms terwijl je de voorraad wil verkleinen. Mogelijk wil je additionele diensten leveren als service- en onderhoud. Dan heb je een ERP nodig dat eenvoudig is te koppelen met servicemanagement software. Je ERP-systeem is de kern, de toegevoegde waarde ontstaat als het makkelijk is aan te passen aan wijzigingen in de toekomst.
5. Stel vragen
Er komt een aantal vertegenwoordigers van leveranciers een presentatie houden. Daar kan je van onder de indruk zijn, maar laat je niet afleiden door innovatieve functies die je in eerste instantie niet in scope had. Stel liever gericht vragen als hoelang werk je al bij het bedrijf en in de handelsbranche, wat is je aanpak voor de implementatie, vertel eens wat over het implementatieproces bij een vergelijkbaar bedrijf als dat van ons, hoe kan je veranderingen aan het systeem doorvoeren bijvoorbeeld bij een reorganisatie, nieuwe wet- en regelgeving, acquisitie nieuwe bedrijven: zelf of via een consultant. Hoe ziet de ontwikkelroadmap van het ERP-systeem eruit. Hoe snel zijn die ontwikkelingen door te voeren in het ERP en tegen welke kosten? Vergt het aanpassingen van mijn afdeling om het ERP-systeem in de lucht te houden, zo ja welke?
6. Vermijd maatwerk
Trap niet in de valkuil die maatwerk heet. Dat is echt niet nodig. Je kunt prima met de standaard werken als je gaat digitaliseren met hulp van een specialist die kennis heeft van jouw branche. Die heeft ook soortgelijke productiebedrijven als dat van jou helpen automatiseren. De processen komen dus overeen en zijn te vangen in standaardsoftware. Je zult ergens wellicht wat concessies moeten doen, maar dat is altijd nog veel beter dan uitzonderingen met maatwerk te automatiseren. Dan word je gegijzeld door je systeem, want veranderingen kun je niet makkelijk doorvoeren in maatwerk. Dat kost bovendien veel geld. Vraag jezelf daarom af: welk probleem lost het maatwerk nu echt op? Misschien is het nu wel maatwerk maar leeft de wens bij veel andere bedrijven. Dan stopt de leverancier het wellicht in de standaard. Daar gaat dan je investering…. Dus kan je niet alles honderd procent automatiseren met een standaardsysteem, los het (tijdelijk) anders op. Je hebt tenslotte het jarenlang met papier gedaan. Schroom vooral niet om de leverancier of implementatiepartner te informeren over je wensen. Wie weet komen ze er in bij een update van het systeem.
7. De implementatie
Hoort eigenlijk niet bij de selectie zelf maar geven we toch even mee. Is er een systeem geselecteerd, vorm een werkgroep van vertegenwoordigers van de leverancier en van collega’s uit alle afdelingen die met het ERP-systeem te maken krijgen. Zo krijg je draagvlak. Bovendien kunnen de vertegenwoordigers hun directe collega’s informeren over de voortgang. En zoals aangegeven in punt 5 stel bij een complexe implementatie een onafhankelijke projectleider aan. Die ervoor zorgt dat zowel klant als leverancier de afspraken nakomt.
8. Pak de implementatie stapsgewijs aan
Het succes van een systeem is afhankelijk van de gebruikers. Informeer hen over de voordelen die het biedt. Train ze in de werking van de software en neem verbetersuggesties serieus.
9. Betrek alle gebruikers
Hoe succesvol een systeem wordt, hangt af van de gebruikers. Informeer hen over de voordelen die het biedt. Train ze in de werking van de software en neem verbetersuggesties serieus.
Samenvatting
Dit whitepaper geeft tips en aandachtspunten bij het kiezen van het juiste ERP-systeem voor productiebedrijven. Eerst wordt ingezoomd op de algemene uitdaging van productiebedrijven aan de hand van uitgebreid onderzoek in opdracht van Exact.
De definitie van ERP komt ter sprake gevolgd door de voordelen van gebruik van een ERP-systeem boven een verzameling van losse systemen (best-of-breed). Vervolgens krijg je 6 aandachtspunten voor het kiezen van het juiste ERP-systeem voor jouw bedrijf en 3 bonus tips voor een soepele implementatie. Cruciaal is dat je weet wie je bent als bedrijf en waar je naar toe wilt om mee te bewegen op de wensen van klanten. Als productiebedrijf wil je een ERP-systeem dat een korte implementatietijd heeft en makkelijk aanpasbaar is aan nieuwe eisen en is uit te breiden met modules zonder dat een herimplementatie van je systeem noodzakelijk is. Zo kan je machines koppelen aan je ERP, zodat gegevens die machines produceren automatisch worden verwerkt. Die gebruik je dan om processen verder te verbeteren.