Whitepaper:
Het belang van een ERP voor jouw handelsbedrijf in uitdagende tijden.

ERP systemen zijn onmisbaar voor moderne gestroomlijnde bedrijven. Vooral nu, in een uitdagende situatie waarin veel vanuit huis gewerkt wordt, wil je dat iedere medewerker zijn werk kan blijven doen. Een ERP systeem helpt hierbij, en zorgt ervoor dat alle medewerkers toegang hebben tot up-to-date informatie. In dit whitepaper vind je kritische vragen die je stelt aan je nieuwe ERP leverancier waardoor jij het systeem krijgt dat je, ook in uitdagende tijden, optimaal ondersteunt.

De handelsbranche staat onder druk

Het mag geen verrassing zijn dat traditionele handelsbedrijven door digitalisering onder druk staan. Fabrikanten richten zich steeds vaker rechtstreeks tot eindklanten, ze slokken delen van de waardeketen op en gaan dingen zelf doen. Dit doen ze gedreven door verzoeken van klanten die onvoldoende waarde ervaren van handelsbedrijven. Dit ervaart 28% van de handelsbedrijven die heeft meegedaan aan de MKB Barometer, een onderzoek in opdracht van Exact naar de uitdagingen van het MKB. Daarnaast verliezen handelsbedrijven omzet aan online e-commerceplatforms. De online concurrentie verhardt en zet prijzen onder druk, zo stelt 48%. En retailers zijn mondiger en eisen scherpere prijzen, snellere levertijden en betere service anders gaan ze naar de concurrent.

38% van de handelsbranche zegt te maken te hebben met meer veeleisende klanten.

Waarde toevoegen

Als handelsbedrijf behoud je bestaansrecht als je activiteiten erbij gaat doen die waarde toevoegen aan je klanten en/of leveranciers. Denk aan onderhoudsabonnementen op machines of apparaten die je levert. Of je ontzorgt leveranciers met hun retourbeleid en/of lokale marketingactiviteiten. Of je gaat delen van de productie erbij doen. Hoe je ook je toegevoegde waarde gaat vergroten, je hebt een systeem nodig dat je hierbij ondersteunt.

Basis op orde

Dat betekent dat de basis op orde moet zijn. Dat je inzicht hebt in de actuele voorraad, waar de producten liggen en dat je weet wanneer wat binnenkomt en uitgaat. Het bijhouden van dit soort informatie in spreadsheets moet je niet meer doen. Uitgangspunt is dat er geen papier meer is in het magazijn, maar dat alle processen digitaal verlopen. De vraag is wat is de beste keuze: ERP-of een verzameling losse systemen (best-of breed), waar let je op bij de leveranciersselectie en wat is de beste implementatieaanpak.

Wat is ERP

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Dit systeem verbindt en automatiseert bedrijfsprocessen binnen je organisatie. Of er nu één vestiging is of tientallen in verschillende landen. Het ERP-systeem zorgt dat alle betrokkenen toegang hebben tot dezelfde informatie over bijvoorbeeld voorraadniveaus, levertijden, bestellingen, financiën en personeel. Dit is mogelijk doordat alle informatie in een centrale database terecht komt. Die is vervolgens beschikbaar voor iedereen met rechten daartoe. Een goed gekozen en ingericht ERP-systeem zorgt voor hogere productiviteit binnen de organisatie en dat je sneller kunt inspelen op veranderingen in je branche.
Een ERP-systeem voor handelsbedrijven bestaat in de kern uit ondersteuning voor logistieke, administratieve en relatiebeheer processen binnen je bedrijf. Zo weet je precies wat er op voorraad ligt en waar. Je weet wat er wanneer binnenkomt en naar de klanten moet. Bovendien heb je gedetailleerd inzicht in de kosten.

De kracht van ERP is eenmalig gegevens invoeren die vervolgens overal in het systeem zijn te benaderen en te bewerken. Een verandering in het systeem is automatisch van toepassing op alle onderdelen. Bijvoorbeeld: wijzig je een adres van een klant in je crm, dan is deze adreswijziging direct doorgevoerd in het voorraadsysteem. Dus bestellingen gaan direct naar het juiste adres.

Dat klinkt vanzelfsprekend maar dat is het niet. Veel handelsbedrijven werken met losse systemen. Die zijn soms gekoppeld maar lang niet altijd. Die adreswijziging moet je dus in alle systemen doorvoeren, anders komt de bestelling niet aan. Dat kost niet alleen dubbel werk, maar is ook foutgevoelig. Moet je veel veranderingen doorvoeren, dan sluipt een fout er zo in, zo illustreert onderstaand voorbeeld.

Voorbeeld dubbele invoer

Sandra Arends van Sanifix, groothandel en reparateur van sanitair, werkte met drie verschillende systemen voor de orderinvoer, planning en boekhouding.

“Dat ging in het begin nog wel, maar naarmate we groeiden, zorgde het voor steeds meer ongemak en kosten. We krijgen gemiddeld 15 orders per dag, dus moest ik totaal 45 keer een order invoeren. Dit zorgde vaak voor overwerk en stress. Bovendien ging er wel eens wat fout vooral met de leveringen.”

Een ERP-systeem lost dit op en is bovendien uit te breiden met modules zoals een Warehouse management systeem, barcode scanners en ecommerceplatforms. Ook is een ERP te verbinden met systemen van vervoerders en fabrikanten, maar ook hardware als barcodescanners zodat je de hele keten integreert. Zo wissel je orders, voorraadberichten, productgegevens, pakbonnen en facturen digitaal uit met je ketenpartners. Daardoor onderscheid jij je van je trage concurrent.

ERP of best-of-breed

Er zijn bedrijven die liever kiezen voor een best-of-breed benadering. Daarbij gebruiken ze voor elk proces het ‘beste’ systeem. Maar dit is niet altijd het geval. De kracht zit in informatie-uitwisseling tussen systemen en met de keten. Losse systemen zijn te koppelen maar die moeten worden aangepast als de leverancier van het ene systeem een update doet. Anders strandt de gegevensuitwisseling. Bovendien verschilt de look en feel per applicatie. Daardoor moeten je medewerkers met diverse systemen leren werken. En wat te denken van al die verschillende aanspreekpunten met alle leveranciers. En bij wie ligt het probleem als de informatie-uitwisseling tussen systemen niet goed loopt?

Wil je optimaal werken met een best-of-breed automatisering dan heb je een IT-afdeling nodig met expertise van al die verschillende systemen. Ook heb je een goed vendor management en procurement proces nodig. Daarin staan tot in detail de gemaakte afspraken over contractuur, voorwaarden, ondersteuning, verantwoordelijkheden en prijzen. Kies je voor ERP dan heb je 1 aanspreekpunt voor alle ERP-gerelateerde zaken. Dat is je ERP-leverancier. Die heeft een organisatie opgetuigd om je snel en adequaat te helpen.

De selectie van het ERP-systeem in 6+2 stappen

1. Definieer je bedrijf

Wie ben je en waar wil je naartoe als organisatie. Wil je internationaal uitbreiden, dan heb je een systeem nodig die wet- en regelgeving van meerdere landen ondersteunt. Of misschien heb je de ambitie om steeds meer online te gaan handelen via klantspecifieke webshops en/of grote e-commerce platforms terwijl je de voorraad wil verkleinen. Mogelijk wil je additionele diensten leveren als service- en onderhoud. Dan heb je een ERP nodig dat eenvoudig is te koppelen met servicemanagement software. Je ERP-systeem is de kern, de toegevoegde waarde ontstaat als het makkelijk is aan te passen aan wijzigingen in de toekomst.

2. Breng de huidige situatie in kaart

Beschrijf nauwkeurig je huidige bedrijfsprocessen. Hoe is je voorraadbeheer geregeld, hoe gaat de facturering, boekhouding, verzending etc. Bepaal bij elk proces wat je verbeterd wil zien. Denk aan kortere levertijden, digitalisering facturatieproces, meer maar kleinere orders snel verzenden, retourproces verbeteren, meer met minder mensen doen, etc. Kortom schets je ideale proces, formuleer heldere doelstellingen voorzien van een kosten-batenanalyse. Betrek hierbij je medewerkers, niet alleen voor draagvlak maar ook omdat ze hun situatie het best kennen.

3. Kies een deployment methode

Wil je de software op eigen servers laten draaien, in de private of publieke cloud of via een hybride model. De verschillende opties hebben voor- en nadelen. Draait de software op eigen servers dan heb je er volledige controle over en ben je flexibel in het toevoegen van maatwerk. Je kunt dan snel schakelen. Nadeel is dat je alle expertise en hardware in eigen huis moet hebben. In de private cloud hoef je geen hardware in eigen huis te hebben en kan je toch het systeem laten inrichten zoals je wilt. Je bent wel zelf verantwoordelijk voor onderhoud en beheer van de applicatie. Draait je ERP in de public cloud dan verzorgt de leverancier het onderhoud en beheer van de applicatie. Je bent echter afhankelijk van de innovatie- en aanpassingssnelheid van de leverancier.

Tip

Wil je in de toekomst kunnen wisselen van deployment methode, kies dan een leverancier die keuze vrijheid biedt en dienstverlening om te switchen.

4. Selecteer je leverancier

De bevindingen uit stap 1 en 2 vormen de basis voor de leveranciersselectie. Dus voor het opstellen van een request for information. Formuleer knock-out criteria en hang er scores aan. Dus kan een leverancier iets niet wat jij als essentieel hebt gedefinieerd in je selectie (een zogenaamde knock-out criterium), beëindig dan het selectieproces. Doe aanvragen bij leveranciers die de handelssector goed kennen en er een bewezen track record in hebben. Zij snappen de uitdagingen en leveren een ERP dat hier mee om kan gaan. Bovendien hebben dit soort leveranciers een ecosysteem van IT partners die additionele tools hebben ontwikkeld specifiek voor het ERP. Een leverancier van een generiek systeem heeft die kennis niet en zal je doorverwijzen naar dienstverleners. Realiteit is dat dit soort bedrijven veelal uren willen factureren. Ze zijn minder gefocust op het tijdig opleveren van een werkend systeem.

Tip

Je hebt een goede leverancier te pakken als die adviseert om een extern projectleider in de arm te nemen die de regie voert. Die zorgt dat zowel de leverancier als jij als klant zich aan de afspraken houdt. Maak die persoon ook verantwoordelijk voor tijdige oplevering binnen het budget.

5. Stel vragen

Er komt een aantal vertegenwoordigers van leveranciers een presentatie houden. Daar kan je van onder de indruk zijn, maar laat je niet afleiden door innovatieve functies die je in eerste instantie niet in scope had. Stel liever gericht vragen als hoelang werk je al bij het bedrijf en in de handelsbranche, wat is je aanpak voor de implementatie, vertel eens wat over het implementatieproces bij een vergelijkbaar bedrijf als dat van ons, hoe kan je veranderingen aan het systeem doorvoeren bijvoorbeeld bij een reorganisatie, nieuwe wet- en regelgeving, acquisitie nieuwe bedrijven: zelf of via een consultant. Hoe ziet de ontwikkelroadmap van het ERP-systeem eruit. Hoe snel zijn die ontwikkelingen door te voeren in het ERP en tegen welke kosten? Vergt het aanpassingen van mijn afdeling om het ERP-systeem in de lucht te houden, zo ja welke?

6. De implementatie

Hoort eigenlijk niet bij de selectie zelf maar geven we toch even mee. Is er een systeem geselecteerd, vorm een werkgroep van vertegenwoordigers van de leverancier en van collega’s uit alle afdelingen die met het ERP-systeem te maken krijgen. Zo krijg je draagvlak. Bovendien kunnen de vertegenwoordigers hun directe collega’s informeren over de voortgang. En zoals aangegeven in punt 5 stel bij een complexe implementatie een onafhankelijke projectleider aan. Die ervoor zorgt dat zowel klant als leverancier de afspraken nakomt.

7. Pak de implementatie stapsgewijs aan

Begin met het eenvoudigste, bijvoorbeeld de digitalisering van post- en factuurverwerking. Zo kan je dingen leren en ontdekken wat je wil met digitalisering. Vervolgens bouw je het steeds verder uit

8. Betrek alle gebruikers

Het succes van een systeem is afhankelijk van de gebruikers. Informeer hen over de voordelen die het biedt. Train ze in de werking van de software en neem verbetersuggesties serieus.

Samenvatting

Dit whitepaper geeft tips en aandachtspunten bij het kiezen van het juiste ERP-systeem voor handelsbedrijven. Eerst wordt ingezoomd op de algemene uitdaging van handelsbedrijven aan de hand van uitgebreid onderzoek in opdracht van Exact. Die is waarde blijven toevoegen aan hun diensten door toevoeging van additionele dienstverlening. Reden is de toegenomen transparantie door online platforms, mondigheid van klanten en fabrikanten die rechtstreeks aan eindklanten leveren.

Wil je waarde kunnen toevoegen dan moet de basis op orde zijn. Dat betekent duidelijke processen, inzicht in voorraden en een papierloos magazijn.

De definitie van ERP komt ter sprake gevolgd door de voordelen van gebruik van een ERP-systeem boven een verzameling van losse systemen (best-of-breed). Vervolgens krijg je 6 aandachtspunten voor het kiezen van het juiste ERP systeem voor jouw bedrijf en 2 bonus tips voor een soepele implementatie. Cruciaal is dat je weet wie je bent als bedrijf en waar je naar toe wilt om mee te bewegen op de wensen van klanten. Als handelsbedrijf wil je een ERP-systeem dat een korte implementatietijd heeft en makkelijk aanpasbaar is aan nieuwe eisen en is uit te breiden met modules zonder dat een herimplementatie van je systeem noodzakelijk is.

Wat kan Exact voor je doen?

Exact ondersteunt sinds 1984 de behoeften van ondernemers en MKB’ers. Van kleine bedrijven tot aan gevestigde middelgrote bedrijven met internationale activiteiten. We hebben een duidelijke focus op het ontwerpen van een geïntegreerde productsuite die specifiek is afgestemd op de behoeften van handelsbedrijven. Je krijgt alleen de functies die je nodig hebt voor een bedrijf als het jouwe, waardoor de implementatie van de software gemakkelijker kan gaan. Er is geen herimplementatie nodig wanneer je het ERP wil uitbreiden met geavanceerde modules voor bijvoorbeeld WMS, P2P, expense management, Salaris, HR, CRM, Process Modelling / Automation, Business Intelligence. Uitbreiden kan ook via ons App Center waar je één van de 370+ zakelijke softwareprogramma’s eenvoudig kan koppelen aan je software. Een groot aantal programma’s is in minder dan 5 minuten te koppelen. Geen ander softwarebedrijf levert koppelmogelijkheden op dit niveau. Het ERP ondersteunt wetgeving in ruim veertig landen en kent flexibele deployment opties: volledig beheerde cloud service, private cloud en on premise.

Hoe ziet een ERP implementatie traject van Exact eruit?

Kenmerkend van het implementatietraject van ERP-oplossingen van Exact is de korte implementatietijd ten opzichte van de gemiddelde implementatietijd van andere aanbieders in de markt. Hieronder vind je een overzicht van de onderdelen en de duur ervan.

1. Analyse (1-6 weken)

Krijg inzicht in je bedrijf met een grondige analyse. Daardoor heb je zicht op je zakelijke uitdagingen en behoeften.

2. Advies (1-4 weken)

  • De vertaling van oplossingsconcepten of advies in praktische tips.
  • Opstellingsplan voor uitrol van oplossingen: definiëring implementatieproject en te leveren prestaties.
  • Advies over het niveau van onderhoud en ondersteuning dat nodig is.

3. Implementatie (1-16 weken):

  • Technische installatie en setup
  • Uitrol van het ERP
  • Kennisdeling
  • Ondersteuning van gegevensmigratie
  • Ondersteuning voor gebruikersacceptatietests
  • GO-Live-ondersteuning
  • Customer onboarding / consultancy om overdracht te ondersteunen

4. Support (on going)

Na de implementatie ondersteunen onze supportspecialisten je via telefoon, klantportaal of op locatie. Er is een uitgebreide kennisbank en antwoorden op veelgestelde vragen.

Benieuwd welke ERP oplossing het beste bij jouw bedrijf past?

NL Select your country