Whitepaper:
Het belang van een ERP voor jouw handelsbedrijf
ERP systemen zijn onmisbaar voor moderne gestroomlijnde bedrijven. Vooral nu dat er veel vanuit huis gewerkt wordt, wil je dat iedere medewerker zijn werk kan blijven doen. Een ERP systeem helpt hierbij, en zorgt ervoor dat alle medewerkers toegang hebben tot up-to-date informatie. In dit whitepaper vind je kritische vragen die je stelt aan je nieuwe ERP leverancier waardoor jij het systeem krijgt dat je, te allen tijden, optimaal ondersteunt.
Voorbeeld dubbele invoer
Sandra Arends van Sanifix, groothandel en reparateur van sanitair, werkte met drie verschillende systemen voor de orderinvoer, planning en boekhouding.
“Dat ging in het begin nog wel, maar naarmate we groeiden, zorgde het voor steeds meer ongemak en kosten. We krijgen gemiddeld 15 orders per dag, dus moest ik totaal 45 keer een order invoeren. Dit zorgde vaak voor overwerk en stress. Bovendien ging er wel eens wat fout vooral met de leveringen.”
Een ERP-systeem lost dit op en is bovendien uit te breiden met modules zoals een Warehouse management systeem, barcode scanners en ecommerceplatforms. Ook is een ERP te verbinden met systemen van vervoerders en fabrikanten, maar ook hardware als barcodescanners zodat je de hele keten integreert. Zo wissel je orders, voorraadberichten, productgegevens, pakbonnen en facturen digitaal uit met je ketenpartners. Daardoor onderscheid jij je van je trage concurrent.
ERP of best-of-breed
Er zijn bedrijven die liever kiezen voor een best-of-breed benadering. Daarbij gebruiken ze voor elk proces het ‘beste’ systeem. Maar dit is niet altijd het geval. De kracht zit in informatie-uitwisseling tussen systemen en met de keten. Losse systemen zijn te koppelen maar die moeten worden aangepast als de leverancier van het ene systeem een update doet. Anders strandt de gegevensuitwisseling. Bovendien verschilt de look en feel per applicatie. Daardoor moeten je medewerkers met diverse systemen leren werken. En wat te denken van al die verschillende aanspreekpunten met alle leveranciers. En bij wie ligt het probleem als de informatie-uitwisseling tussen systemen niet goed loopt?
Wil je optimaal werken met een best-of-breed automatisering dan heb je een IT-afdeling nodig met expertise van al die verschillende systemen. Ook heb je een goed vendor management en procurement proces nodig. Daarin staan tot in detail de gemaakte afspraken over contractuur, voorwaarden, ondersteuning, verantwoordelijkheden en prijzen. Kies je voor ERP dan heb je 1 aanspreekpunt voor alle ERP-gerelateerde zaken. Dat is je ERP-leverancier. Die heeft een organisatie opgetuigd om je snel en adequaat te helpen.
De selectie van het ERP-systeem in 6+2 stappen
De selectie van het ERP-systeem is een omvangrijke maar zeer belangrijke activiteit. Een ERP-systeem schaf je voor 8-10 jaar aan. Je wilt dus niet dat het systeem na een paar jaar niet meer voldoet. Onderstaand stappenplan geeft richting.
1. Definieer je bedrijf
Wie ben je en waar wil je naartoe als organisatie. Wil je internationaal uitbreiden, dan heb je een systeem nodig die wet- en regelgeving van meerdere landen ondersteunt. Of misschien heb je de ambitie om steeds meer online te gaan handelen via klantspecifieke webshops en/of grote e-commerce platforms terwijl je de voorraad wil verkleinen. Mogelijk wil je additionele diensten leveren als service- en onderhoud. Dan heb je een ERP nodig dat eenvoudig is te koppelen met servicemanagement software. Je ERP-systeem is de kern, de toegevoegde waarde ontstaat als het makkelijk is aan te passen aan wijzigingen in de toekomst.
2. Breng de huidige situatie in kaart
Beschrijf nauwkeurig je huidige bedrijfsprocessen. Hoe is je voorraadbeheer geregeld, hoe gaat de facturering, boekhouding, verzending etc. Bepaal bij elk proces wat je verbeterd wil zien. Denk aan kortere levertijden, digitalisering facturatieproces, meer maar kleinere orders snel verzenden, retourproces verbeteren, meer met minder mensen doen, etc. Kortom schets je ideale proces, formuleer heldere doelstellingen voorzien van een kosten-batenanalyse. Betrek hierbij je medewerkers, niet alleen voor draagvlak maar ook omdat ze hun situatie het best kennen.
5. Stel vragen
Er komt een aantal vertegenwoordigers van leveranciers een presentatie houden. Daar kan je van onder de indruk zijn, maar laat je niet afleiden door innovatieve functies die je in eerste instantie niet in scope had. Stel liever gericht vragen als hoelang werk je al bij het bedrijf en in de handelsbranche, wat is je aanpak voor de implementatie, vertel eens wat over het implementatieproces bij een vergelijkbaar bedrijf als dat van ons, hoe kan je veranderingen aan het systeem doorvoeren bijvoorbeeld bij een reorganisatie, nieuwe wet- en regelgeving, acquisitie nieuwe bedrijven: zelf of via een consultant. Hoe ziet de ontwikkelroadmap van het ERP-systeem eruit. Hoe snel zijn die ontwikkelingen door te voeren in het ERP en tegen welke kosten? Vergt het aanpassingen van mijn afdeling om het ERP-systeem in de lucht te houden, zo ja welke?
6. De implementatie
Hoort eigenlijk niet bij de selectie zelf maar geven we toch even mee. Is er een systeem geselecteerd, vorm een werkgroep van vertegenwoordigers van de leverancier en van collega’s uit alle afdelingen die met het ERP-systeem te maken krijgen. Zo krijg je draagvlak. Bovendien kunnen de vertegenwoordigers hun directe collega’s informeren over de voortgang. En zoals aangegeven in punt 5 stel bij een complexe implementatie een onafhankelijke projectleider aan. Die ervoor zorgt dat zowel klant als leverancier de afspraken nakomt.
7. Pak de implementatie stapsgewijs aan
Begin met het eenvoudigste, bijvoorbeeld de digitalisering van post- en factuurverwerking. Zo kan je dingen leren en ontdekken wat je wil met digitalisering. Vervolgens bouw je het steeds verder uit
8. Betrek alle gebruikers
Het succes van een systeem is afhankelijk van de gebruikers. Informeer hen over de voordelen die het biedt. Train ze in de werking van de software en neem verbetersuggesties serieus.
Samenvatting
Dit whitepaper geeft tips en aandachtspunten bij het kiezen van het juiste ERP-systeem voor handelsbedrijven. Eerst wordt ingezoomd op de algemene uitdaging van handelsbedrijven aan de hand van uitgebreid onderzoek in opdracht van Exact. Die is waarde blijven toevoegen aan hun diensten door toevoeging van additionele dienstverlening. Reden is de toegenomen transparantie door online platforms, mondigheid van klanten en fabrikanten die rechtstreeks aan eindklanten leveren.
Wil je waarde kunnen toevoegen dan moet de basis op orde zijn. Dat betekent duidelijke processen, inzicht in voorraden en een papierloos magazijn.
De definitie van ERP komt ter sprake gevolgd door de voordelen van gebruik van een ERP-systeem boven een verzameling van losse systemen (best-of-breed). Vervolgens krijg je 6 aandachtspunten voor het kiezen van het juiste ERP systeem voor jouw bedrijf en 2 bonus tips voor een soepele implementatie. Cruciaal is dat je weet wie je bent als bedrijf en waar je naar toe wilt om mee te bewegen op de wensen van klanten. Als handelsbedrijf wil je een ERP-systeem dat een korte implementatietijd heeft en makkelijk aanpasbaar is aan nieuwe eisen en is uit te breiden met modules zonder dat een herimplementatie van je systeem noodzakelijk is.