3 tips voor een goed onboarding proces

De uitspraak ‘je hebt maar één kans om een eerste indruk te maken’ geldt niet alleen voor de mensen die je leert kennen, maar ook voor de bedrijven die je leert kennen. En een goede eerste indruk is vaak het halve werk. Daarom steken steeds meer bedrijven tijd en energie in het onboarding proces van nieuwe werknemers. Maar waar moet je eigenlijk op letten bij het opzetten van zo'n onboarding proces? In dit artikel leggen we het je uit en geven we je drie tips.

Waarom is onboarding belangrijk?

Een goed onboarding proces is een van de meest effectieve manieren om nieuwe werknemers in een bedrijf te verwelkomen. Nieuwe werknemers beslissen meestal binnen de eerste zes maanden na hun indiensttreding of ze al dan niet voor lange tijd bij een nieuw bedrijf willen blijven. Productieve werknemers voor de lange termijn behouden is één van de hoofddoelen van veel bedrijven. Het helpt een positieve bedrijfscultuur te bevorderen en in de toekomst hoger gekwalificeerde kandidaten aan te trekken.

Het voordeel van een effectief onboarding proces

Een effectief onboarding proces helpt bij het creëren van productieve werknemers. Als nieuwe medewerkers de bedrijfscultuur, missie en relevante processen snel leren kennen, zullen ze zich sneller verbonden voelen met het bedrijf en hun collega's. Op lange termijn zorgt effectieve onboarding zelfs voor minder verloop. Het is veel duurder om tijd te besteden aan het zoeken naar een nieuwe medewerker voor een bepaalde functie, dan om de huidige medewerker te behouden en te inspireren. Het onboarding proces draagt daaraan bij.

Onboarding gaat niet altijd goed

Helaas gaat het onboarding proces in de praktijk niet altijd goed. Veel nieuwe werknemers omschrijven het onboarding proces van een bedrijf als "dweilen met de kraan open". Waarom? Ze krijgen heel veel informatie in zeer korte tijd. Dit kan een nieuwe werknemer overweldigen met een zee aan informatie, wat soms juist een negatief effect heeft.

3 tips voor een goed onboarding proces

Als werkgever moet je ernaar streven het onboarding proces zodanig in te richten, dat een nieuwe medewerker zich welkom en gewaardeerd voelt. De juiste balans van de hoeveelheid nieuwe informatie is daarin belangrijk. Hoe voorkom je dat nieuwe medewerkers zich overweldigd voelen? Hoe bereid je de nieuwe medewerkers in jouw team het beste voor, zodat ze hun doelen in recordtijd kunnen bereiken? En hoe zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers op de juiste plekken de benodigde informatie kunnen vinden? We geven je drie tips.

1. Begin met onboarding vóór de officiële startdatum

Er wordt vaak gesproken over het belang van de eerste 100 dagen van een nieuwe medewerker bij het bedrijf. Maar vergeet niet dat de reis van een nieuwe medewerker bij jouw bedrijf al begint voor zijn of haar startdatum. Die begint namelijk al op het moment dat de nieuwe werknemer de beslissing neemt om bij jouw bedrijf te gaan starten. Afhankelijk van de huidige situatie van de nieuwe werknemer, kan dit soms al 2 à 3 maanden voor de officiële startdatum zijn. Zorg dus dat het onboarding proces op dat moment al van start gaat.

Dat doe je bijvoorbeeld door nieuwe werknemers te vertellen wat ze kunnen verwachten en wat ze niet moeten verwachten op hun startdatum. Is er papierwerk of zijn er officiële documenten die (van tevoren) moeten worden ingevuld? Is er een inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers? En hoe laat en waar moet diegene zich melden op z'n eerste dag? Door hier duidelijk over te communiceren, help je een nieuwe medewerker niet alleen om angst of stress rondom de startdatum te verminderen; je zorgt er ook voor dat deze persoon zich gewaardeerd en op z'n gemak voelt.

Een ander belangrijk aspect tijdens het onboarding proces is om de nieuwe werknemer alvast kennis te laten maken met de bedrijfscultuur. Nodig een nieuwe werknemer voor zijn/haar startdatum bijvoorbeeld eens uit voor de vrijdagmiddagborrel, of organiseer een (digitale) teamlunch. Het onboarding proces is de eerste kans om nieuwe werknemers te laten zien wat de waarden van jouw bedrijf zijn, wat de prioriteiten zijn en welke middelen er beschikbaar zijn voor werknemers. Schets wat jouw bedrijf speciaal maakt - of het nu gaat om de ervaringen van werknemers, de missie, de werkcultuur, enzovoort.

2. Stimuleer onderling contact met collega's

Het is voor nieuwe medewerkers belangrijk om contacten te leggen met andere (nieuwe en bestaande) werknemers binnen het bedrijf. Dit is een van de gemakkelijkste en snelste manieren om de nieuwe medewerker onder te dompelen in de bedrijfscultuur. Dat onderlinge contact is ook belangrijk, want werknemers die het leuk vinden om met hun collega's om te gaan, blijven in het algemeen langer bij een bedrijf werken.

Zorg ervoor dat - op een bepaald punt tijdens het onboarding proces - de nieuwe medewerker wordt voorgesteld aan zijn nieuwe team, managers en andere relevante mensen met wie hij regelmatig contact zal hebben. Dit socialiseren van nieuwe werknemers is vooral belangrijk bij werk op afstand. Heb als manager of leidinggevende ook regelmatig contact met een nieuwe medewerker. Niet alleen gepland via een agenda afspraak, maar check ook tussendoor eens in om te vragen hoe het gaat en waar je als werkgever kan verbeteren. Dit alles kan de betrokkenheid van nieuwe werknemers vergroten en het verloop verminderen.

3. Leg het proces uit van hoe dingen werken

Het uitleggen van de werkprocessen van jouw bedrijf is een kritische stap in een effectieve onboarding. Dit is tenslotte hoe de dagelijkse routine eruit zal zien voor een nieuwe medewerker. Door een checklist te maken van relevante taken, werkverantwoordelijkheden en communicatieprocessen, zullen nieuwe werknemers zich beter voorbereid voelen. Laat ook duidelijk weten bij wie iemand terecht kan met vragen. Zo voorkom je dat een nieuwe werknemer in de eerste maanden onnodig fouten maakt of dagelijks aan het zoeken is naar informatie of benodigdheden.

Aan de slag met jouw onboarding proces?

Kan het onboarding proces binnen jouw bedrijf wel wat vernieuwing of een verbeterslag gebruiken? Onze nieuwe HR-software helpt je hierbij. Met Exact HR kun je het onboarding proces actief volgen. Ook betrekt het de nieuwe medewerker actief in de onboarding, zodat het proces vlekkeloos verloopt.

Zie jij de voordelen van HR-software en ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw bedrijf? Neem dan snel contact op met jouw Exact Accountmanager, of klik op onderstaande button voor meer informatie.