Efficiëntie voor accountants | Wat levert procesoptimalisatie je op?

Efficiënt staat voor doelmatig, met zo min mogelijk inspanning zo veel mogelijk resultaat behalen. Dat kun je interpreteren als een excuus om ‘er de kantjes vanaf te lopen’, maar in de wereld van accountants- en administratiekantoren gaat dit over manieren om bestaande uitdagingen als een krappe arbeidsmarkt, piekbelasting en hoge kwaliteitseisen succesvol het hoofd te bieden. We gaan in gesprek met Exact collega’s Roos Timmermans en Tom de Kleijn over de 4 knoppen waar je aan kunt draaien om de efficiency van je kantoor – en daarmee je kans op overleven en groeien – te vergroten. In dit blog kijken we naar de eerste knop: ‘procesoptimalisatie’.

Uurtje factuurtje

We praten al heel lang over efficiëntie, ook in accountancyland. Maar waarom kost het dan zoveel moeite om daadwerkelijk efficiënt te gaan werken? Tom: “Ik denk dat de belangrijkste reden voor het vooruitschuiven van procesoptimalisatie ligt in de business case. Of liever, het ontbreken daarvan. Zolang klanten nog worden gefactureerd op basis van gemaakte uren maal tarief, is er geen enkele stimulans voor kantoren om extra te investeren in het verbeteren van processen. Bijvoorbeeld door het aanschaffen van intelligente software waarmee medewerkers minder uren hoeven te maken om voorgeschreven werkzaamheden uit te voeren. Een ander belangrijke drempel is transparantie. Tijdens het onderzoek onder ondernemers op basis waarvan de Exact Cloud Awards dit jaar zijn toegekend, kwam naar voren dat ondernemers het heel fijn vinden wanneer hun accountant openheid van zaken geeft over hoe de prijs van hun dienstverlening is opgebouwd. Terwijl veel accountants juist aangeven dat transparantie niet iets is waar klanten op zitten te wachten.” Roos: “Dit kan worden ingegeven door de angst dat je niet uit kunt leggen wat je nu specifiek levert aan de klant. Je gaat liever met een rapport van 30 pagina’s naar de klant dan een met 10 want dan is je ‘toegevoegde waarde’ beter zichtbaar. Terwijl het veel meer zit in de kwaliteit en tijdigheid van je advies. De geprinte versie van de jaarrekening verdwijnt in de meeste gevallen nog steeds in de bekende la om vervolgens te worden vergeten.”

Tom: “Procesoptimalisatie vraagt om een investering die voor de baten uitloopt en voegt alleen waarde toe als kantoren bereid zijn om zich op een andere manier voor hun dienstverlening te laten betalen.” Nou, ik weet niet of ik het hier mee eens ben,” geeft Roos aan. “Efficiëntie voegt altijd waarde toe en het staat in principe los van het prijsmodel. Het prijsmodel bepaalt waar de pijn van inefficiëntie wordt gevoeld. Reken je uur maal tarief dan is de klant de Sjaak. En ingeval van vaste prijs dan voelt de accountant/adviseur de pijn. Hoe je met de opbrengsten (bijvoorbeeld tijdwinst) van procesoptimalisatie omgaat, bepaalt de echte toegevoegde waarde voor je kantoor! Blijft je prijsmodel (uur maal tarief) gelijk, dan ga je minder verdienen per klant. De prikkel om efficiënter te werken is dan afwezig. Wijzig je je prijsmodel naar vaste prijzen, dan kun je op basis van minder inspanningen je opbrengst misschien zelfs laten groeien. De klant betaalt ogenschijnlijk minder en krijgt meer (klant blij). En het kantoor kan makkelijker meer klanten bedienen tegen hetzelfde tarief (kantoor blij). Hoe ga je om met de beschikbaar gekomen tijd? Besteed je deze aan de relatie met je klant en resulteert dat in relatief duurdere advieskansen (autonome omzetgroei), of ga je meer klanten bedienen met dezelfde standaard dienstverlening/aanpak. In geval van uren maal tarief zal de tweede optie zeker niet leiden tot autonome omzetgroei. De bespaarde uren worden dan ingezet tegen hetzelfde tarief bij andere klanten.”

Zand in de motor

Naast de eerdergenoemde transparantie in prijzen is er meer nodig voor het optimaliseren van de dienstverlening. Het vraagt ook om anders om te gaan met je klanten, hen medeverantwoordelijk te maken voor wat een bepaald stuk dienstverlening kost. Tom: “De klant is natuurlijk koning, maar tegelijkertijd ook vaak het zand in de motor van je kantoor. Hoe vaak komt het niet voor dat je door het ontbreken van informatie vertraging oploopt in je werk? Ga je je financiële dienstverlening aanbieden op basis van abonnementen of strippenkaarten, dan ontkom je er naar mijn idee niet aan om tegelijkertijd heel goede afspraken met je klant te maken. Een soort ‘Service Level Agreement’ waarbij je aangeeft wanneer je welke informatie en documenten nodig hebt, waarbij de prijs van de dienstverlening bij elke vertraging die wordt veroorzaakt door de klant een stukje hoger wordt.” “Dat is zeker belangrijk, maar het zit volgens mij niet alleen in het opvoeden van klanten,” stelt Roos. “Je wilt de werkzaamheden voor bijvoorbeeld de jaarrekening niet op laten lopen tot het einde van het jaar, maar hier continu mee bezig zijn. Door te werken aan ‘smart closing’ en meer gebruik te maken van smart checks hou je doorlopend in de gaten welke gegevens er al dan niet voor elk dossier aanwezig zijn. Op die manier verzamel je alle relevante informatie op het moment dat je nog weet waar het over gaat. Je verspreidt het werk over het jaar, voorkomt piekbelasting en verdeelt het onderhanden werk optimaal over alle kantoormedewerkers. Op die manier heb je veel meer grip op je eigen werkprocessen.”

Efficiëntie of klantenstop

Steeds meer kantoren stellen een klantenstop in, simpelweg omdat ze meer werkzaamheden niet aankunnen. “Ik zie nog steeds veel kantoren die investeren in (meer) medewerkers om al het werk gedaan te krijgen. Terwijl je met een evenredige investering in mensen én innovatieve technologie dubbel zoveel kunt doen en daarmee ook je winstgevendheid laat groeien,” gaat Tom verder. Roos: “Daarbij zijn veel kantoren ook nog eens penny wise en pound foolish. Ja, investeren in goed gereedschap kost geld en zorgt er bovendien voor dat je kostbare medewerkers wellicht even iets minder declarabel zijn. Maar het zorgt er wel voor dat je geen klantenstop hoeft in te stellen en op termijn groei blijft faciliteren. In de huidige krappe arbeidsmarkt worden we gedwongen om naar andere opties te kijken dan het simpelweg aannemen van extra personeel. Naar mijn idee horen we uit de markt nog te weinig geluiden om software in te zetten die de efficiency van bestaand personeel naar een hoger plan trekt.”

Procesoptimalisatie voor kantoren

• Zorg ervoor dat je de klant inzicht geeft in zijn/haar verantwoordelijkheden binnen het totale proces en maak dit waar mogelijk zichtbaar in de prijzen die je voor je dienstverlening hanteert.
• Kijk bij procesoptimalisatie naar díe onderdelen van het proces die de grootste bottleneck vormen en kijk hoe dit makkelijker, sneller en efficiënter kan.
• Werk met smartclosing en risicogerichte controles.

Contact

Nu we binnen de Exact productlijn nog eenvoudiger de fiscale, salaris en HRM data naast de financiële data kunnen leggen, zijn we samen met de markt nieuwe functionaliteit aan het ontwikkelen om processen waar mogelijk verder te optimaliseren. Wil je weten hoever we al zijn, of heb je zelf goede suggesties? Laat het ons weten!