Co to jest oprogramowanie ERP? Pigułka wiedzy!

Monitorowanie działalności, optymalizacja kosztów, dążenie do wzrostu wydajności, uzyskanie przewagi konkurencyjnej, a docelowo zwiększanie wyników finansowych – to główne zadania, jakie stoją przed osobami zarządzającymi przedsiębiorstwem. Kierowanie firmą nie jest prostą sprawą, jednak nieustający rozwój technologiczny sprawia, że rynek oferuje pewne narzędzia, które mogą nam w tym pomóc. W poniższym artykule odpowiemy na pytanie, co to system ERP i jak pomaga w rozwoju firmy.

System ERP stanowi solidne wsparcie w zarządzaniu firmą i może odegrać znaczącą rolę w dążeniu przez nią do sukcesów. Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od wielkości, na pewnym etapie działalności staje przed pytaniem - jak kontrolować i planować zasoby firmy? Jest to istotna kwestia, która wpływa na efektywne sterowanie przedsiębiorstwem.

Ogromnym wsparciem w tym aspekcie jest elastyczny system ERP (ang. Enterprise Resource Planning - Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa). Co to jest system ERP? Jest system informatyczny, który wspomaga i automatyzuje pracę we wszystkich obszarach funkcjonalnych firmy takich jak: produkcja, finanse i księgowość, logistyka i dystrybucja, sprzedaż, czy CRM. Oprogramowanie oprócz planowania zasobów zapewnia wsparcie w codziennej pracy i daje możliwość stworzenia wspólnej, zintegrowanej i na bieżąco aktualizowanej bazy danych, do której mają dostęp pracownicy różnych działów. Narzędzie sprawia, że wszystkie zaangażowane osoby mają dostęp do tych samych informacji, np. poziomu zapasów, czasu dostawy, zamówień, finansów i dokumentów, co znacznie ułatwia codzienną współpracę wśród pracowników.

System wspomaga codzienne zarządzanie procesami biznesowymi poprzez ich pełną integrację. Program ERP ma zastosowanie w takich obszarach jak produkcja, finanse, logistyka, zakupy i gospodarka magazynowa, CRM, sprzedaż, zamówienia, obsługa klienta, zarządzanie projektami czy Business Intelligence. Wszystko zależy od potrzeb firmy i tego, z których modułów korzysta.

Przykładowo - za pomocą modułu finansowego możemy m.in. zarządzać przepływem gotówki i mieć bezpośredni wgląd we wszystkie procesy finansowe. Mamy dostępne funkcje prognozowania, tworzenia budżetów, analizy i raportowania. Z kolei moduł z zakresu produkcji zapewnia nam możliwość, tworzenia kalkulacji, czy kontrolę procesu produkcyjnego niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z produkcją seryjną, czy taką, która dotyczy zleceń jednostkowych. Z kolei dzięki MRP (ang. Material Requirements Planning - Planowanie Zapotrzebowania Materiałowego) można zredukować poziom zapasów, zyskując pewność, że w magazynie znajdują się tylko te artykuły, które są naprawdę potrzebne.

W kompleksowym systemie ERP możemy mieć również pod kontrolą wszystkie procesy logistyczne, ponieważ mamy wgląd w dane dotyczące zakupów i sprzedaży, dzięki automatyzacji obsługi zamówień, zwrotów, wariantów, faktur itd. Ponadto jeden z modułów, system WMS odpowiada za zarządzanie magazynem, kontrolę stanów magazynowych, dzięki możliwości szybkiego i prostego śledzenia produktu w łańcuchu dostaw.

System klasy ERP często proponuje także funkcjonalności pomagające w sprzedaży produktów i usług (w tym e - commerce). Jest to moduł ERP łączący wszystkie procesy finansowe, logistyczne i administracyjne.

Implementacja rozwiązania ERP niesie za sobą szereg korzyści, które dotyczą praktycznie wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa. Oprogramowanie poprawia efektywność pracy, a także optymalizuje wszystkie procesy zachodzące w organizacji.

Poniżej kilka głównych korzyści, jakie dostarcza oprogramowanie ERP:

• Daje firmie wgląd w jednolite, aktualne i zsynchronizowane dane, co ułatwia podejmowanie właściwych decyzji zarządczych, a także minimalizuje liczbę błędów.
• Ułatwia współpracę i komunikację wewnętrzną (nie tylko między działami, ale również oddziałami firmy).
• Pozwala dostosować się do oczekiwań rynku i zmieniających się warunków otoczenia biznesowego.
• Dzięki niemu występuje integracja wszystkich procesów biznesowych, finansowych i operacyjnych - system ERP daje możliwość wglądu w nie i pełną kontrolę nad nimi.
• Dzięki zintegrowanym procedurom wszystkie osoby zaangażowane w realizację zadania mają dostęp do tych samych informacji, a zadania są automatycznie przydzielane do konkretnych osób.
• Występuje automatyzacja powtarzalnych zadań, co zwiększa ich efektywność (np. w zakresie produkcji).
• Zapewnia pełną konsolidację wszystkich procesów finansowych (od księgowości po zarządzanie ryzykiem), co pozwala na podejmowanie właściwych decyzji strategicznych.
• Zapewnia wyższą produktywność i wydajność zespołu.
• Pozwala na prowadzenie bazy danych klientów, dzięki czemu może szybko odnotować kolejne spotkania, przedstawione propozycje czy oczekiwania, a także podpisane umowy i zrealizowane transakcje.

Przebieg i czas wdrożenia systemu ERP zależy przede wszystkim od tego, jaki jest zakres planowanych prac i stopień rozbudowy różnych funkcjonalności. Zdarza się, że firma ma specyficzne potrzeby (np. niezbędne dla danego biznesu), których realizacja wymaga customizacji, czyli zaprojektowania specjalnych funkcjonalności, wykraczających poza "standard" oprogramowania. Najczęstszym krokiem poprzedzającym wdrożenie, jest przeprowadzenie szeregu rozmów z klientem, podczas których powstaje koncepcja skonfigurowania systemu, czyli analiza przedwdrożeniowa. Dokument ten dotyczy procesów biznesowych klienta i celów projektu, poza tym w głównej mierze przedstawia czynności, jakie muszą zostać podjęte, by zrealizować potrzeby przedsiębiorstwa. Samo wdrożenie wynosi od kilku tygodni, do paru miesięcy, a nawet roku. Oprócz zakresu wdrożenia, wpływ na jego przebieg mają również przygotowanie i zaangażowanie po stronie klienta, a także posiadane przez firmę zasoby.
Implementacja systemu ERP przebiega najczęściej w ten sposób:

1. Na początku dostawca dokonuje instalacji oprogramowania standardowego, które w kolejnym etapie jest konfigurowane (inaczej parametryzowane) pod konkretnych klientów,
2. Następnie przeprowadzane są testy i przeszkolenie jego przyszłych użytkowników z obsługi systemu.
3. Po wdrożeniu systemu ERP klient ma możliwość korzystania z pomocy działu wsparcia technicznego.  Pracownicy tego działu udzielają bieżącego doradztwa za pośrednictwem portalu klienta lub telefonicznie.

Występują dwie możliwości nabycia systemu. Jedna z opcji to model zakupu praw licencyjnych, który składa się zwykle z jednorazowej opłaty. W przypadku wyboru tego modelu często wymagana jest dodatkowa opłata serwisowa, która jest przeznaczona na bieżące aktualizacje systemu i jego rozwój, a także pomoc techniczną po wdrożeniu. Płacąc producentowi za oprogramowanie, nabywamy prawo do korzystania z niego w zakresie określonym przez jego twórcę.

Często praktykowany jest też model subskrypcyjny (abonamentowy), który w krótszej perspektywie jest tańszy. Jest to forma wynajmu oprogramowania, które klient instaluje na swoich serwerach. Wtedy dokonujemy opłaty miesięcznej, która daje gwarancję korzystania z systemu.

Alternatywą dla klasycznego wdrożenia, które ma zwykle wyższą cenę, jest implementacja systemu w chmurze. W takim modelu program jest zainstalowany na serwerach dostawcy lub pośrednika i udostępniany użytkownikom w ramach abonamentu. Pozwala to ograniczyć wydatki na zakup i serwis infrastruktury.

System ERP od Exact od wielu lat pomaga zarówno średnim przedsiębiorstwom, jak i dużym firmom, które działają międzynarodowo, ponieważ zapewnia zgodność z przepisami prawa ponad 40 krajów i może być obsługiwany w 40 językach. Nasze oprogramowanie zapewni każdej organizacji wszystkie te funkcje i rozwiązania, których potrzebuje, aby efektywnie działać i ograniczać koszty. Oferujemy poszczególnym branżom kompleksowe i specjalistyczne rozwiązania zapewniające pełną kontrolę nad działalnością firmy. Jest tak między innymi dlatego, że nasz system jest w pełni kompatybilny i konfigurowalny, dzięki czemu proponujemy każdej firmie unikalne rozwiązanie.
Ponadto system jest skalowalny - dopasowuje się do rozwoju Twojej firmy.

Sprawdź sam co oferuje rozwiązanie ERP od Exact!