Wat is een project management dashboard?
Een project management dashboard is visuele weergave waarop je in één oogopslag de voortgang van je projecten ziet. Het project dashboard bestaat uit diagrammen, grafieken en andere visuele weergaven van projectdata. Je richt een projecten dashboard in met data die voor jou en je team belangrijk is.
Waarom gebruik je een project management dashboard?
Wij weten dat het soms lastig is om overzicht te houden als je met veel verschillende projecten werkt. Een project management dashboard helpt je hierbij. Je ziet dan in real-time de planning van projecten. Ook heb je inzicht in afgeronde projecten, projecten waarmee je gestopt bent en bijvoorbeeld budgettering. De inzichten uit het dashboard helpen je met het signaleren van verbeteringen en knelpunten binnen je projecten. Ook maak je niet langer handmatig rapportages. Dit gebeurt automatisch in het dashboard. Dit bespaart je waardevolle tijd die je voortaan besteedt aan de projecten.
Hoe zorg je voor een goed project dashboard?
Volg deze vier stappen en maak jouw project dashboard succesvol.
1. Bepaal je KPI’s
Het belangrijkste onderdeel van je project management dashboard is het bepalen van KPI’s. Deze vormen namelijk een benchmark of projecten goed verlopen. Enkele voorbeelden van KPI’s:- Bezoekersaantallen website
- Groei marktaandeel
- Aantal retouren
2. Koppel databronnen aan je KPI’s
De data voor elke KPI moet ergens vandaan komen. Bijvoorbeeld uit spreadsheets, Google Analytics of project management software.
3. Bepaal hoe je elke KPI wil weergeven
- De volgende stap is het visueel maken van je data. Hierdoor krijg je snel bruikbaar inzicht in je cijfers. Kies voor het weergeven van bezoekersaantallen van je website bijvoorbeeld een lijngrafiek. Voor de planning van projecten gebruik je in de project management software van Exact bijvoorbeeld een Gantt-chart. Kies voor een visuele weergave die voor iedereen in jouw team begrijpelijk is.
4. Organiseer je data
Nu al je KPI’s, databronnen en grafieken verzameld hebt, is je project dashboard klaar voor gebruik. Nu zie je in één oogopslag de status van je KPI’s. Zo stuur je snel bij wanneer nodig.
De voordelen van een projecten dashboard
Een tool zoals een project dashboard laat je alle belangrijke informatie rondom je projecten zien. Dit helpt je bij het maken van keuzes. Wie van je team heeft er bijvoorbeeld nog tijd om een taak op te pakken? Wat heeft prioriteit? Hoe kunnen we het beste ons budget inzetten? Al deze vragen beantwoord je gemakkelijk na één blik op je project dashboard.
De nadelen van een project management dashboard in Excel
Het is mogelijk om een project management dashboard in Excel te maken. Wil je dit goed doen, dan moet je vrij veel kennis van Excel hebben. Je moet ingewikkelde formules invoeren en databronnen koppelen. Daarnaast blijft gegevens invullen in Excel ook veel handmatig werk. Dit is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Werk je dus in met veel verschillende of grote projecten? Kies dan voor goede project software. Zo weet je zeker dat jij het maximale uit je projecten haalt.