Declareren met een declaratiesysteem
Wat is een declaratiesysteem?
Een declaratiesysteem is een systeem waarmee je het declaratieproces van A tot Z digitaliseert: van indienen en goedkeuren tot exporteren. Rondslingerende bonnetjes, te laat ingediende declaraties en fouten in de administratie: voor bedrijven die nog op papier of Excel declareren is het declaratieproces vaak een tijdrovende klus. Met een declaratiesysteem of declaratiesoftware vereenvoudig je dit proces en verwerk je declaraties 75% sneller.
Wat is declaratiesoftware?
Declaratiesoftware is speciale software waarmee je declaraties digitaal indient, goedkeurt en verwerkt. Deze software bestaat vaak uit een online webportaal en een declaratieapp op je telefoon. Met declaratiesoftware breng je het declaratieproces terug naar 3 simpele stappen:
- medewerkers maken een foto van de bon met een declaratie app op hun telefoon
- managers accorderen deze op hun beurt met één swipe vanuit de declaratieapp
- de administratie verwerkt declaraties real-time vanuit een digitaal overzicht.
Wereldwijd declareren
Online declareren kan waar dan ook ter wereld. Door globalisering openen steeds meer bedrijven internationale kantoren en zie je een stijging van het aantal reizende medewerkers. Logischerwijs brengt dit zakelijke kosten met zich mee. Of je nou in het vliegtuig zit of op het een kantoor in Singapore, online declareren kan overal. Maak declaraties aan op je telefoon en de declaratieapp synchroniseert deze automatisch met de cloud.
De voordelen van digitaal declareren
Digitaal declareren heeft een hoop voordelen voor de medewerker, manager en de financiële afdeling.Declaratiegemak voor medewerkers
Allereerst zorgt digitaal declareren voor declaratiegemak voor medewerkers. Medewerkers maken eenvoudig foto van de bon met een declaratie app op hun telefoon, in plaats van dat ze deze moeten bonnetjes moeten bewaren in hun portomonnee of broekzak.
Automatisch creditcards matchen
Declaratiesoftware integreer je eenvoudig met je zakelijke creditcards. Wanneer een medewerker betaalt met zijn of haar zakelijke creditcard zijn de transacties direct zichtbaar in de software. Vervolgens gaat het systeem automatisch opzoek naar de bijbehorende bon. Is het bedrag, de locatie en de valuta van de bon en de creditcardtransactie hetzelfde? Dan matcht het systeem de bon en de creditcardtransactie automatisch. Zo verspil je geen tijd meer aan het afletteren van creditcardstatements.
Eenvoudig uitdraaien van rapportages en analyses
Digitaal declareren maakt alle declaratiedata digitaal beschikbaar. Draai je eenvoudig rapportages uit per persoon, afdeling, project, categorie of kostenplaats en exporteer naar PDF of CSV-format. Analyseer de kosten op basis van jouw gewenste filters, zoals per medewerker, afdeling of periode.
Controle over jouw budgetplanning
Met declaratiesoftware zie je op elk moment de ingediende en openstaande declaratieformulieren van medewerkers en hun geplande businesstrips. Je budgetplanning pas je hier direct op aan. Zo houd jij met online declareren volledige controle over de toekomstige uitgaven voor jouw bedrijf.
Eenvoudig te koppelen aan je boekhoudpakket
Je haalt alles uit declaratiesoftware door deze te koppelen aan je ERP-systeem of boekhoudpakket. Zo komen de declaratiegegevens automatisch in je boekhouding terecht.
Buitenlandse BTW terugvragen
De kleine kosten zoals een lunch of de koffie waar je normaal geen btw over terugvraagt, kunnen bij elkaar een groot bedrag worden. Door digitaal te declareren is de belangrijke informatie zoals de locatie en valuta digitaal opgeslagen, waardoor je makkelijk buitenlandse btw over je zakelijke uitgaven De kleine kosten zoals een lunch of de koffie waar je normaal geen btw over terugvraagt, kunnen bij elkaar een groot bedrag worden.
Declareren met een declaratieprogramma
Steeds meer bedrijven gebruiken voor online declareren een speciaal declaratieprogramma. Deze maakt het mogelijk om declaraties snel, eenvoudig en online in je boekhouding te verwerken.
Met een declaratiepogramma bewaren medewerkers geen bonnen meer, ontvangen managers declaraties vóór het einde van de maand en tikt de administratie nooit meer declaraties over. Al met al, realiseer je met een digitaal declaratieproces een tijd- en kostenbesparing van meer dan 75% op iedere afdeling.
Het declaratieprogramma van Exact SRXP wordt inmiddels gebruikt door meer dan 100.000 gebruikers wereldwijd. Benieuwd wat de mogelijkheden zijn van een declaratieprogramma?
