Choose a different country or region if you want to see the products and prices for your location. Click Continue to go to the selected country or region.

Ondernemen

Wat is een proforma factuur en wanneer verstuur je dit? [+ voorbeeld]

proforma factuur
Misschien heb je er wel eens van gehoord: de proforma factuur. Dit is een onofficiële, voorlopige factuur die de koper informatie biedt over de producten of diensten die je gaat leveren. Vaak verzend je een proforma factuur nadat je klant een offerte heeft geaccepteerd, maar voordat je daadwerkelijk gaat leveren. Op die manier kan je om een vooruitbetaling vragen, of de klant van de benodigde informatie voorzien die hij nodig heeft voor vergunningen voor import. In dit artikel geven we meer uitleg over de proforma factuur.

Wat betekent proforma?

Pro forma is Latijns en betekent ‘voor de vorm’. Officieel schrijf je dan ook pro forma factuur, maar in de loop der jaren werd dit steeds vaker aan elkaar geschreven. Inmiddels is de schrijfwijze ‘proforma factuur’ helemaal ingeburgerd. Een proforma factuur wordt ook wel een proforma nota genoemd.

Wanneer gebruik je een proforma factuur?

Er zijn meerdere situaties waarin je een proforma factuur gebruikt. De meest voorkomende situatie is bij import en export. Wanneer jouw klant zich in het buitenland bevindt en jouw producten wil importeren, moet hij vaak voldoen aan allerlei douaneformaliteiten. Denk bijvoorbeeld aan benodigde vergunningen of inklaringsdocumenten. Om deze aan te kunnen vragen, moet je klant kunnen aantonen wat hij precies wil importeren. Een proforma factuur biedt dan uitkomst.

Je kan dit type document ook gebruiken om je klant om een vooruitbetaling te vragen. Dit gebeurt vaak bij grote (internationale) transacties of bij het afsluiten van abonnementen.

Maak een Exact Go account

Wat is het verschil met een gewone factuur?

Het belangrijkste verschil tussen een proforma factuur en een gewone factuur is dat een proforma factuur geen rechtsgeldig document is. Dat betekent dat de koper op basis van dit document in principe niet hoeft te betalen; dit hoeft pas wanneer je de echte factuur hebt verstuurd (in het geval van een vooruitbetaling maak je daar natuurlijk afspraken over). Een proforma factuur neem je dan ook niet op in je administratie.

Wat is het verschil met een offerte?

Zoals hierboven al is uitgelegd, verstuur je een proforma factuur nadat je klant de offerte heeft geaccepteerd. Dit is dan ook niet hetzelfde als een offerte. Met een offerte moet je je klant vaak nog overtuigen; wanneer je je proforma factuur verstuurt, is de deal in principe al gesloten. In een offerte is vaak dan ook meer tekst verwerkt.

Wat zijn de vereisten voor een proforma factuur?

Omdat een proforma factuur geen officiële factuur is, hoeft deze niet te voldoen aan de factuureisen voor een gewone factuur. Wel moet je altijd duidelijk vermelden dat het gaat om een proforma factuur, zodat hierover geen verwarring kan ontstaan. Hieronder zie je een voorbeeld.

Proforma factuur

Ook voor de nummering stelt de Belastingdienst geen eisen, dit nummeren doe je namelijk alleen voor je eigen overzicht. Maar let op: het is niet toegestaan om op de proforma factuur en de gewone factuur hetzelfde factuurnummer te gebruiken, tenzij dit aansluit op de chronologische nummering van je facturen.

Hoe maak je een proforma factuur?

Je kan ervoor kiezen om een proforma factuur te maken in Word of Excel, maar het is een stuk makkelijker om dit te doen met behulp van een factuurprogramma. Een factuurprogramma maakt het document namelijk automatisch op de juiste manier op. Ook kan je een proforma factuur vanuit een factuurprogramma heel makkelijk versturen, zowel geprint als digitaal.

Ontdek onze factuurprogramma's

Wil jij makkelijk een proforma factuur kunnen versturen? Dat kan met de factuurprogramma's van Exact Go. Exact biedt verschillende soorten software aan die aansluit op jouw behoeften. Ben jij zzp'er en ben je op zoek naar een eenvoudige administratietool, dan is Exact Go een interessant product voor jou. Heb jij meer uitgebreide boekhoudsoftware nodig, kijk dan eens naar de mogelijkheden van Exact voor Boekhouden.
Author image
Exact Go

Dit is een artikel van Exact Go. Exact Go is de gratis administratietool voor zzp’ers en kleine ondernemers. Hiermee maak je eenvoudig professionele offertes, verstuur je facturen inclusief betaallink en scan je je bonnetjes. Vervolgens wordt deze informatie allemaal automatisch met je boekhouder gedeeld. Zo kan jij ondernemen zonder administratief gedoe.

Meer weten over Exact Go? Volg ons dan via Facebook, Instagram en LinkedIn.

NL Select your country