Hoe maak je een factuur?
Een factuur versturen is een belangrijke stap als je net begonnen bent met je eigen bedrijf. Maar hoe maak je een goede factuur? En wat moet er allemaal op staan? In dit artikel geven we je een aantal tips en uitleg over het maken van een factuur.
Wat is een factuur?
Een factuur is een document waarop je aangeeft wat je aan je klant hebt geleverd en hoeveel dat kost. Je kunt een factuur op verschillende manieren maken en versturen. Je kunt bijvoorbeeld een factuur per post sturen, maar ook digitaal via e-mail of een online programma zoals Exact Online Boekhouden.
Wat zijn factuureisen?
Als je een factuur maakt, moet je rekening houden met de eisen die de belastingdienst stelt aan een factuur. Als je factuur niet aan deze eisen voldoet, kan de belastingdienst je een boete geven of je factuur ongeldig verklaren.
De volgende gegevens moeten altijd op een factuur staan:
- Jouw bedrijfsgegevens (zoals bedrijfsnaam, adresgegevens, IBAN-nummer)
- De bedrijfsgegevens van je klant (zoals bedrijfsnaam, adresgegevens, IBAN-nummer)
- Overige bedrijfsgegevens (zoals btw-identificatienummer, KVK-nummer)
- De factuurdatum (dit is belangrijk bij het doen van de btw-aangifte)
- Een uniek factuurnummer (let op: deze moet altijd opvolgend zijn, er mogen geen 'gaten' in zitten)
- Duidelijke beschrijving van de producten of diensten die je hebt geleverd
- De hoeveelheid geleverde producten of het gewerkte aantal uren
- De prijs per product of dienst (zonder btw)
- Het btw bedrag en het berekende btw-percentage (0%, 9% of 21%)
- Het totaalbedrag van de factuur (exclusief en inclusief btw)
TIP: Het debiteurennummer en het ordernummer worden vaak op een factuur vermeld alhoewel het niet wettelijk verplicht is. Wel is het voor je eigen administratie handig om deze gegevens op je facturen te zetten. Bekijk ook de website van de belastingdienst voor de uitzonderingen.
Andere factuureisen
Naast het toevoegen van de wettelijke verplichte gegevens op de factuur, stelt de belastingdienst nog twee andere factuureisen.
- De belastingdienst moet iedere factuur kunnen controleren.
- Je moet kunnen aantonen dat de factuur na ontvangst door de ontvanger, niet is aangepast. Dit doe je door de originele e-mail met daarin de factuur te bewaren. In een factuurprogramma, zoals in Exact Online Boekhouden, wordt de verzonden factuur meestal 'op slot' gezet.
Hoe ziet een factuur eruit?
Je kunt je facturen zo mooi maken als je zelf wilt, als ze maar goed leesbaar en netjes zijn.
- Het staat natuurlijk professioneel als je het bedrijfslogo erop zet en je eigen huisstijl gebruikt.
- Let ook op het contrast tussen de tekst en de achtergrond. Meestal is zwart op wit het beste, want dat is makkelijk voor systemen die facturen scannen.
- Zet de geleverde producten of diensten in regels onder elkaar.
Hier is een voorbeeld van een factuur.
Hoe maak je een factuur?
Een factuur maken kan soms best lastig zijn, zeker als je net begint met ondernemen. Je kunt natuurlijk Excel of Word gebruiken om je facturen te maken, maar dat is niet altijd even handig of mooi.
Een betere optie is om een boekhoudprogramma te gebruiken om je facturen te maken. Met zo'n programma hoef je je geen zorgen te maken over factuurnummers, bedrijfsgegevens of opmaak. Alles wordt automatisch voor je geregeld. Bovendien voldoe je zo ook aan de bewaarplicht. Dat scheelt een hoop gedoe en het staat ook nog eens professioneel.
Maak professionele facturen in Exact Online Boekhouden
Wil jij ook snel en makkelijk een mooie factuur maken? Probeer dan nu Exact Online Boekhouden. Hiermee kun je in een paar klikken een factuur maken in je eigen stijl, waar en wanneer je maar wilt.
Wat is een factuur?
Een factuur is niets meer of minder dan een rekening voor de producten of diensten die jij aan je klant hebt geleverd. Dit kan in papiervorm of digitaal.
Wat moet er op een factuur vermeld staan?
Ga je een factuur maken, dan moet je voldoen aan een aantal factuureisen van de Belastingdienst. Voldoe je hier niet aan, dan is je factuur niet rechtsgeldig.
De volgende gegevens moeten altijd op een factuur staan:
- De bedrijfsgegevens van zowel jou als je klant.
- Je overige bedrijfsgegevens.
- De factuurdatum.
- Een uniek factuurnummer.
- Je geleverde producten of services en welke hoeveelheid.
- De prijzen, zowel inclusief als exclusief btw.
Hoe moet een factuur eruit zien?
In principe ben je vrij in de opmaak van je facturen. Wel hebben wij een aantal tips:
- Voorzie de factuur van je logo voor een professionele uitstraling.
- Gebruik een sterk contrast bij de lay-out.
- Hak lange cijferreeksen.
Hoe maak ik een factuur?
Veel (startende) ondernemers gebruiken Excel of Word om facturen te maken, maar factureren in Excel en Word is niet altijd de beste keuze. Een andere manier om eenvoudig facturen te maken, is door gebruik te maken van een factuurprogramma. Zo'n programma genereert automatisch oplopende factuurnummers, voegt jouw bedrijfsgegevens toe aan iedere nieuwe factuur en zorgt voor een duidelijke opmaak.