Automatyczne księgowanie: pozwól robotom pracować za siebie

Czy w branży finansowej roboty wciąż nie mogą dotrzymać nam kroku? Wręcz przeciwnie. Są bliżej, niż nam się wydaje, co oznacza, że proces zarządzania finansami można zautomatyzować. Czy specjaliści powinni zacząć się martwić?

Transformacja cyfrowa

Od wirtualnych asystentów po czatboty w obsłudze klienta: roboty stają się coraz ważniejszą częścią naszego życia. Należący do Google projekt DeepMind oraz Watson prowadzony przez IBM idą o krok dalej — to superkomputery, które wykorzystują globalne bazy danych w zupełnie nowy sposób, z prędkością, której osiągnięcie jeszcze kilka lat temu wydawało się nierealne.

Nowe technologie odgrywają krytyczną rolę w rozwoju współczesnego oprogramowania biznesowego, pozwalając maszynom dokonywać udoskonaleń, o których kiedyś nawet nie śniliśmy. Odbywa się to dzięki stosowaniu algorytmów oraz analizie dużych ilości danych i przekształcaniu ich w cenną wiedzę. Oprogramowanie ERP przechodzi dziś na przykład z modelu automatyzacji wybranych zadań na automatyzację całkowitą, pozwalając na przetwarzanie wszystkich zadań i odpowiedzi bez jakiegokolwiek udziału czynnika ludzkiego. Nie jest zaskoczeniem, że takie rozwiązanie ma ogromnie pozytywny wpływ na szybkość i efektywność stosowanych procesów biznesowych. Stosowanie inteligentnego oprogramowania w odniesieniu do często powtarzanych zadań eliminuje przy tym dotychczasowe ryzyko błędów ludzkich.

Poważna propozycja

Automatyzacja i robotyzacja procesów finansowych i administracyjnych to rozwiązania warte dogłębnego rozważenia — ich zastosowanie może bowiem znacznie zwiększyć przewagę nad konkurencją. Mniejsza skala ręcznie wykonywanych zadań pozwala poświęcić więcej czasu na działania generujące dodatkową wartość dla firmy, a większa kontrola nad danymi pozwala zyskać lepszy wgląd w potencjalnie pożądane oraz ryzykowne działania.

Integracja automatycznego księgowania może nie być na danym etapie w pełni wykonalna, jednak rozwiązanie to wciąż oferuje szereg opcji możliwych do natychmiastowego wdrożenia. Pierwszy krok w tym procesie powinno stanowić efektywne zidentyfikowanie i przeanalizowanie procesów wymagających dużej liczby powtarzalnych czynności. Dzięki temu możliwe będzie znaczne zmniejszenie liczby ręcznych zadań dzięki natychmiastowemu zastosowaniu odpowiednich technologii. Warto w tym przypadku rozważyć następujące procesy:

  • Procesy O2C cechuje duża liczba ręcznie wykonywanych czynności, które można skutecznie automatyzować. Zerwanie z dokumentami PDF wysyłanymi w wiadomościach e-mail na rzecz standardu UBL2.1 pozwoli na natychmiastowe zarządzanie fakturami. Takie podejście sprawi, że wszelkie pomyłki i opóźnienia w płatnościach raz na zawsze odejdą w niepamięć. Jest to pożądane rozwiązanie, ponieważ (zgodnie z wynikami badania) 62% firm ma problemy z dokonywaniem płatności na czas, przez co ich współczynnik spłaty należności (DSO) jest zbyt wysoki*. Zastosowanie procesu cyfrowego pozwala z kolei na automatyczne sprawdzanie wszystkich danych — interwencja pracownika staje się konieczna jedynie w przypadku wyjątków lub anomalii.
  • Proces P2P cechuje duża liczba standardowych i powtarzalnych czynności, zwłaszcza w przypadku faktur przychodzących. Czynności te można łatwo poddać cyfryzacji za pomocą oprogramowania skanującego, które sprawi, że pracownicy nie będą musieli wprowadzać transakcji ręcznie — ich proste sprawdzenie w zupełności wystarczy. W przyszłości nawet ten element będzie można całkowicie wyeliminować — faktury będą przetwarzane automatycznie według kontrahentów. Jeśli zeskanowane kwoty będą prawidłowe, dokumenty będą dodawane do procesu zarządzania finansami. To niezwykle proste rozwiązanie.
  • Na koniec przyjrzymy się możliwościom w obszarze raportów. Sporządzenie miesięcznego raportu zajmuje średnio 7 dni roboczych. Obecność wielu procesów administracyjnych jeszcze bardziej wydłuża ten czas oraz stwarza wymóg pozyskiwania dodatkowej pomocy. Co do zasady, 80% czasu zajmuje zwykle samo opracowywanie liczb, a resztę czasu poświęca się na ich objaśnianie. Automatyczne księgowanie umożliwia natomiast odwrócenie tych proporcji — centralna pula głównych danych oraz ustandaryzowane procesy i kontrole systemowe pozwalają pracować z większą dokładnością i niezawodnością uzyskiwanych wartości.

Właściwe nastawienie

Czy wszystko sprowadza się do pozyskania właściwych rozwiązań i technologii? To nie takie proste. Krytyczne znaczenie ma przeanalizowanie procesów i zidentyfikowanie obszarów, w których pracownicy wciąż wykonują zbędną ręczną pracę.

Zmianie uległa także rola specjalisty ds. finansów, który dziś musi oceniać, jak wdrażać najnowsze technologie, w jaki sposób będą one upraszczać jego pracę i funkcjonowanie całej firmy oraz jak ze strategicznego punktu widzenia wdrażać rozwiązania z dziedziny cyfryzacji i robotyzacji. Specjalista ds. finansów musi pełnić rolę doradcy całej organizacji, dbając o to, aby była ona niezbędna dla jej prawidłowego funkcjonowania.

*Exact Barometer 2016 to badanie prowadzone przez firmę Exact w sektorze MŚP (50–250 pracowników) na terenie Holandii.

Whitepaper - Automatyczne księgowanie - ‘no hands’ accounting

Automatyczne księgowanie

Roboty usiłujące odebrać nam pracę nie są tak odległą wizją, jak mogłoby nam się wydawać. Już dziś ich obecność jest silna i prowadzi do pełnej automatyzacji procesu zarządzania finansami.

Przeczytaj szczegółowy raport»