Whitepaper:
Jak wybrać przyszłościowy system ERP dla Ciebie - dostawcy usług biznesowych
Wraz z rozpoczęciem 2020 warto rozejrzeć się za systemem ERP, który wesprze Twoją działalność w najbliższych latach.
W rezultacie, żadne wyzwanie nie okaże się dla Ciebie zbyt duże, a Twoja firma będzie się rozwijać jak nigdy dotąd. W naszym Whitepaper znajdziesz kluczowe pytania, które można zadać swojemu nowemu dostawcy ERP, tak aby wybrać system, który rzeczywiście pomoże Ci w przyszłości.
Jest to zatem głównie kwestia mapowania i monitorowania projektów. Nie można tego robić wyłącznie z wykorzystaniem arkusza roboczego albo, co gorsza - z głowy. Nie wykonamy tego również w programie Excel, choć wiadomo, że wielu dostawców usług nadal wykorzystuje Excel do administrowania projektami.
Business Services
Wzrost popularności usług profesjonalnych jest widoczny od kilku lat. Firmy z tego sektora notują coraz większe obroty, a co za tym idzie - coraz wyższe zyski. Jednak często okazuje się, że firmy usługowe mają dużo dodatkowych kosztów. W rzeczywistości jest zbyt wiele godzin, które wchodzą w skład kosztów ogólnych, zamiast stanowić przychód na fakturze, która trafia do klienta. Innym problemem jest to, że realizacja projektów nie przebiega zgodnie z opracowanym wcześniej planem lub nie są one dostarczane na czas, co może jeszcze bardziej ograniczać zyski.
Od analizy do konkretnej realizacji
Ważną zmianą jest przejście od zwykłego ,,dostarczania wiedzy” do prawdziwej współpracy w celu osiągnięcia rezultatu. Nie tylko pomiędzy różnymi działami wewnętrznymi firmy, ale również przy współpracy z partnerami zewnętrznymi. Klient oczekuje konkretnych rezultatów - zmiany, nowego systemu lub kreatywnego rozwiązania - a nie tylko planu strategicznego czy raportu z analizy. Wspólna praca wymaga skutecznej administracji. Na kim spoczywa konkretna część wdrożenia – wewnętrznie i zewnętrznie? Kto jest odpowiedzialny za nadanie „kierunku”?
Zarządzanie projektem
Jest to zatem głównie kwestia mapowania procesów i monitorowania projektów. Nie można tego zrobić wyłącznie z wykorzystaniem arkusza roboczego albo, co gorsza - z głowy. Nie wykonamy tego również w programie Excel, choć wiadomo, że wielu dostawców usług nadal wykorzystuje Excel do administrowania projektami. Potrzebne jest rozwiązanie, które nie tylko pomoże Twojej organizacji, ale także umożliwi zewnętrznym partnerom i dostawcom uczestniczenie w procesie. W tym celu potrzebny jest zintegrowany system, a nie zbiór oddzielnych aplikacji czy dokumentów.
Podstawa projektu
Obecnie wiele firm realizujących projekty używa prostego arkusza kalkulacyjnego do śledzenia postępów. Dlaczego to zły pomysł? Wyszukiwanie błędów w arkuszu kalkulacyjnym jest skomplikowane. Komórki i formuły odnoszą się do siebie nawzajem i potrzeba dużo czasu, aby to prześledzić. Dzielenie się arkuszami kalkulacyjnymi często odbywa się poprzez wysyłanie ich pocztą e-mail, co powoduje, że w danym momencie do obiegu trafia wiele wersji. Który arkusz jest tym właściwym? Często nie jest to nawet ostatni z nich.
Zintegrowany system ERP albo kilka systemów
Są firmy, które preferują wybór rozwiązania najlepszego z możliwych dla każdego obszaru z osobna. Jednak nie zawsze się to sprawdza. Siła tkwi w wymianie informacji między systemami. Poszczególne systemy mogą być połączone, ale należy je zmodernizować, jeśli dostawca jednego z nich dokona aktualizacji. W przeciwnym razie wymiana danych nie powiedzie się. Co więcej, wygląd i sposób działania różnią się w zależności od aplikacji. W rezultacie Twoi pracownicy muszą nauczyć się pracować z kilkoma systemami. Problem mogą stanowić również oddzielne punkty kontaktowe z każdym z dostawców. Poza tym, kto będzie odpowiedzialny za to, że wymiana informacji między systemami nie przebiega sprawnie? Jeśli chcesz pracować optymalnie, z najlepszą w swojej klasie automatyzacją, będziesz potrzebował działu IT z doświadczeniem we wszystkich posiadanych systemach.
Niezbędne okaże się dobre zarządzanie współpracą z dostawcami i procesem zaopatrzenia. Obejmuje to szczegółowe uzgodnienia dotyczące czasu trwania umowy, warunków, wsparcia, odpowiedzialności i cen. Jeśli zdecydujesz się na system ERP, w każdej z powyższych kwestii porozumiewasz się tylko z jednym dostawcą.
Wybór systemu ERP w 6+2 krokach
Wybór systemu ERP to spory, ale jednocześnie bardzo ważny krok. Firma zaopatruje się w system ERP zwykle na 8-10 lat. Istotne jest więc, żeby system nie zawiódł po kilku pierwszych latach funkcjonowania w organizacji. Poniższy plan, krok po kroku, nakreśla kierunek działań.
1. Zdefiniuj swoją firmę
Kim jesteś i dokąd chcesz iść jako organizacja? Jeśli pragniesz się rozwijać na arenie międzynarodowej, potrzebujesz systemu, który jest zgodny z legislacjami kilku krajów. A może Twoją ambicją jest dostarczenie większej wartości dodanej w formie strategicznego i kreatywnego planowania, a także wdrażania we współpracy z wieloma partnerami? Wówczas będziesz potrzebować systemu ERP, którego połączenie z oprogramowaniem do zarządzania usługami będzie stosunkowo proste.
Twój system ERP jest podstawą biznesową, dzięki której zyskujesz wartość dodaną - łatwiejsze dostosowanie się do zmian w przyszłości.
2. Mapowanie obecnej sytuacji
Dokładnie opisz swoje aktualne procesy biznesowe. Czyli: jak jest zorganizowane zarządzanie zapasami, fakturowanie, księgowość, wysyłka itp. Określ, co chciałbyś poprawić w każdym procesie. Pomyśl o krótszym czasie dostaw, cyfryzacji procesu fakturowania, szybkim wysyłaniu większej liczby mniejszych zamówień, usprawnieniu procesu zwrotu, robieniu więcej przy mniejszej liczbie osób itp. Krótko mówiąc, rozplanuj swój idealny proces, sformułuj jasne cele wraz z analizą kosztów i korzyści. Zaangażuj w ten proces swoich pracowników, nie tylko dla samego wsparcia, ale również dlatego, że właśnie oni najlepiej znają swoją sytuację i potrzeby.
5. Zadawaj pytania
Dostawcy rozwiązań IT z pewnością przedstawią Ci prezentacje swoich produktów. Możesz być pod wrażeniem, ale nie rozpraszaj się innowacyjnymi funkcjami, których wdrożenia początkowo nie zakładałeś. Staraj się zadawać konkretne pytania, na przykład: jak długo pracujesz w firmie i w sektorze usług biznesowych, jakie jest Twoje podejście do wdrożenia? Opowiedz nam o procesie wdrożenia w firmie podobnej do naszej. Jak możesz dokonać zmian w systemie, np. w przypadku reorganizacji, nowych przepisów i regulacji, przejęcia nowych firm: samodzielnie lub za pośrednictwem konsultanta? Jak wygląda plan rozwoju systemu ERP? Jak szybko można wdrożyć te zmiany w systemie ERP i z jakim kosztem będzie się to wiązało? Czy wymaga to wprowadzenia zmian w którymś z działów, aby system ERP działał sprawnie?
Wskazówka
Masz dobrego dostawcę, który doradza zatrudnienie zewnętrznego kierownika projektu? Zastanów się nad tym rozwiązaniem, ponieważ gwarantuje to, że zarówno dostawca, jak i Ty, jako klient, będziecie przestrzegali zapisów umowy. Uczyń tę osobę odpowiedzialną za terminową dostawę w ramach budżetu.
6. Wdrożenie
To nie jest część samego wyboru, ale warto poruszyć tę kwestię. Po wybraniu systemu należy utworzyć grupę roboczą, składającą się z przedstawicieli dostawcy i współpracowników ze wszystkich działów, które mają do czynienia z systemem ERP. W ten sposób otrzymasz wsparcie w projekcie. Ponadto, przedstawiciele mogą informować swoich bezpośrednich współpracowników o postępach. I jak wskazano w punkcie 5, w przypadku kompleksowej realizacji warto wyznaczyć niezależnego kierownika projektu. Gwarantuje to przestrzeganie zapisów umownych zarówno przez klienta, jak i dostawcę.
7. Podejście stopniowe do wdrożenia
Zacznij od najprostszego, np. cyfryzacji poczty i przetwarzania faktur. W ten sposób możesz się dowiedzieć, co chcesz osiągnąć za pomocą cyfryzacji. Potem możesz stopniowo rozszerzać zakres działania.
8. Zaangażuj wszystkich użytkowników
Sukces systemu zależy od użytkowników. Poinformuj ich o korzyściach, jakie oferuje. Przeszkol użytkowników w zakresie działania oprogramowania i poważnie podchodź do sugestii dotyczących ulepszeń.
Podsumowanie
Dokument daje wgląd w kwestie, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze rozwiązania ERP dla usług biznesowych. Nadal istnieje wiele możliwości obniżenia kosztów i zwiększenia marży zysku. Coraz częściej usługodawcy współpracują z partnerami zewnętrznymi, stwarzając nowe wyzwania dla administracji projektu. Warto podkreślić, że centralne zarządzanie projektem jest koniecznością.
Została tu omówiona definicja ERP, a następnie korzyści wynikające z zastosowania tego systemu w porównaniu do zestawu odrębnych systemów (najlepszych w swojej klasie). Następnie przedstawiono 6 rad, pomocnych przy wyborze odpowiedniego systemu ERP dla Twojej firmy oraz 2 dodatkowe wskazówki, dotyczące jego płynnego wdrożenia. Istotne jest, abyś wiedział, kim jesteś jako firma i w którym kierunku chcesz zmierzać, odpowiadając na potrzeby klientów. Jako dostawca usług profesjonalnych potrzebujesz systemu ERP, który ma krótki czas wdrożenia i można go łatwo dostosować do nowych wymagań, a także którego rozszerzenie o dodatkowe moduły może odbyć się bez konieczności ponownej implementacji systemu.