Grip op je voorraadbeheer
‘Vandaag besteld, morgen in huis’ is tegenwoordig eerder regel dan uitzondering. Jouw organisatie staat daardoor voor de uitdaging om snel te leveren, in een uitdagende markt en economie. Optimaal voorraadbeheer is dan een randvoorwaarde. Wat houdt dit in? En hoe richt je voorraadbeheer in? We leggen je graag uit hoe voorraadbeheer werkt en hoe voorraadadministratie jouw organisatie verder brengt.
Wat is voorraadbeheer waarom is het nodig?
Wat is voorraadbeheer nou eigenlijk? Het staat voor het beheer van de in- en uitgaande goederenstroom rondom jouw organisatie. Indien jouw organisatie tastbare producten verkoopt, ben jij verantwoordelijk dat dit product bij het eindpunt terecht komt (de eindgebruiker). Voorraadbeheer betreft dus het beheer van de inkomende en uitgaande goederenstroom naar en vanuit het magazijn.
Goed voorraadbeheer is belangrijk om verschillende redenen:
Kostenbesparing:
producten die lange tijd in grote getalen in je magazijn liggen, zorgen voor hoge voorraadkosten.
Voldoen aan stijgende klantwens:
je wilt precies de juiste aantallen op voorraad hebben zodat je geen ‘nee’ hoeft te verkopen aan je klanten.
Real-time inzicht:
met voorraadbeheer heb je real-time inzicht in je in- en uitgaande goederenstroom. Zo houd je zicht op de omloopsnelheid van specifieke producten en kun je pieken en dalen in je voorraad tijdig signaleren.
Het resultaat? Een ultieme voorraad waarmee je de marges waarborgt en tegelijkertijd kunt voldoen aan de vragen van je klanten. Een belangrijke eis in een onvoorspelbare markt.
De verschillende voorraadbeheer methodes
JUST IN TIME:
Just in time is een voorraadbeheer methode waarmee je je product “precies op tijd” levert aan de klant. Het belangrijkste kenmerk van deze methode is dat je de handelsketen zo strak op elkaar afgestemd hebt, dat je weinig tot geen voorraad hanteert in je magazijn. Het product gaat als het ware zo snel mogelijk door naar de eindgebruiker. Door minder voorraad te hanteren, bespaar je voorraadkosten. Dat maakt ‘t tot een veelgebruikte voorraadbeheer methode.
LIFO:
LIFO staat voor ‘last-in, first-out’. Kenmerkend voor deze voorraadbeheer methode is het verkopen van de laatst binnengekomen goederen (dus eigenlijk de nieuwste voorraad). Deze methode wordt voornamelijk gebruikt als de goederen niet in waarde dalen, zoals in de bouwsector vaak het geval is (denk aan steen/keramiek). Een van de redenen waardoor er voor deze voorraadbeheer methode gekozen wordt, is dat je gemakkelijk de meest recente productiekosten per artikel in kaart kunt brengen.
FIFO:
FIFO staat voor ‘first-in, first-out’. Als je deze voorraadbeheer strategie hanteert, zorg je ervoor dat de eerst binnengekomen goederen als het eerst het magazijn verlaten. Dit zijn dus de goederen die het langst in het magazijn liggen. Een reden om voor deze strategie te kiezen is als je te maken hebt met goederen die gebonden zijn aan een houdbaarheidsdatum.
Starten met voorraadadministratie
De tijd van de papieren voorraadadministratie ligt ver achter ons. Ook is het bijhouden in Excel niet voldoende meer om voorraad bij te houden. Gelukkig zijn er handige tools die je helpen met het beheren van de voorraad.
Zo kun je met voorraadsoftware in één systeem je CRM, orderbeheer, facturatie en boekhouding bijhouden. Voor de grotere organisaties is er Warehouse Management Systeem als ondersteuning. Begin je bij het begin met je voorraadadministratie? Lees dan hieronder welke veelvoorkomende voorraadbeheer methodes er bestaan.
Zo kun je met voorraadsoftware in één systeem je CRM, orderbeheer, facturatie en boekhouding bijhouden. Voor de grotere organisaties is er Warehouse Management Systeem als ondersteuning. Begin je bij het begin met je voorraadadministratie? Lees dan hieronder welke veelvoorkomende voorraadbeheer methodes er bestaan.
De voordelen van voorraadbeheer middels
een geïntegreerd systeem
Flexibel uit te breiden
Een systeem voor voorraadbeheer kun je vaak koppelen met tal van andere online tools. Het is zo gemaakt dat relevante info veilig wordt uitgewisseld. Vaak zijn deze koppelingen gestandaardiseerd. Koppelen en ontkoppelen is dan ook binnen een seconden gedaan.
Meer service bieden aan klanten
Een systeem voor order- en voorraadbeheer koppel je gemakkelijk met je webshop en en je leverancier. Het effect? Een klant ziet of een product op voorraad is of niet. En zo niet, dan kun je de levertijd van de leverancier laten zien.
Krijg meer grip op je voorraad met Exact
Ben je een groothandelaar of handelsbedrijf en opzoek naar een oplossing voor je orders, voorraad, inkoop én boekhouding? Ontdek dan Exact voor Handel.
Ben je een webshopondernemer en zoek je magazijnsoftware voor voorraadbeheer, orderverwerking en orderpicking, zonder boekhoudfunctionaliteiten? Ontdek Exact Online E-commerce.
FAQ
De voorraad bijhouden kun je op verschillende manieren doen. Een van die manieren is het bijhouden van je voorraad via software. Met slimme voorraadsoftware digitaliseer je het beheer van je voorraad en houd je tijd over voor andere zaken. en voorbeeld: wanneer in de haast binnengekomen producten snel ergens worden neergezet, belanden ze vaak niet in de juiste stelling. Of door beperkte opslagruimte komt een batch goederen op een plek terecht waar ‘toevallig’ ruimte is. Wanneer dit een tijdje aanhoudt, leidt dat tot flinke looproutes die het handelsproces sterk vertragen. Met slimme systemen, behoud je het overzicht in je magazijn en wordt voorraad bijhouden efficiënter.
Door een voorraadtelling uit te voeren, registreer je hoeveel ‘producten/items’ jouw bedrijf op voorraad heeft. Het is belangrijk om een voorraadtelling frequent uit te voeren.o resulteert het in grip op je voorraadniveau, foutreductie en hogere leverbetrouwbaarheid. De voorraadtelling voer je gemakkelijk uit middels slimme tools, zoals de Exact Voorraadbeheer app.
Voorraadverschillen zijn verschillen tussen wat je werkelijk op voorraad hebt en wat er in je systeem/op de computer staat. Voorraadverschillen kunnen op verschillende manieren ontstaan. Stel je bestelt x aantal shirts in maat M, maar ontvangt maat S vanuit de leverancier, dan ontstaat er een voorraadverschil. Of de magazijnmedewerker vergist zich in item tijdens het picken en levert een ander product uit. Gelukkig zijn er slimme tools, zoals de Exact Voorraadbeheer app die de foutkans met betrekking tot voorraadverschillen enorm verlagen.