Declareer in drie stappen met een declaratie app
Medewerkers die declaraties indienen met een app op hun telefoon, managers die declaraties controleren in één swipe en de finance afdeling die declaraties met één klik exporteert naar het boekhoudpakket. Het kan met een declaratie app. Met een declaratie app declareer je in slechts drie stappen en bespaar je meer dan 75% op de verwerkingtijd van declaraties. Benieuwd hoe een declaratie app werkt en wat de voordelen zijn? Lees dan snel verder.
Wat is een declaratie app?
Een declaratie app is een digitale applicatie op de smartphone waarmee medewerkers en managers digitaal declaraties indienen en goedkeuren. Een declaratie app is veelal onderdeel van een declaratie systeem, waarmee je declaraties ook via de browser op je laptop kan indienen. Je maakt jouw digitale declaratieproces compleet door je declaratie app te koppelen aan je boekhoudpakket. Zo heeft de administratie maar één klik nodig om declaraties te exporteren.
Een app voor declaraties: eenvoudig, snel en efficiënt
Vaak stellen medewerkers declareren zo lang mogelijk uit. Het verzamelen en bewaren van alle bonnen is lastig en kost ook nog eens veel tijd. Managers ontvangen op hun beurt declaraties vaak te laat en moeten dit nog last-minute controleren. Wanneer de declaraties eenmaal bij de administratie terechtkomen bevatten deze fouten of ontbreekt er verantwoording. En dat allemaal terwijl de maandafsluiting voor de deur staat. Steeds meer bedrijven kiezen daarom voor een app om te declareren, om deze uitdagingen te voorkomen.
In drie stappen declareren
Van bonnen declareren in de app tot het razendsnel controleren en exporteren van declaraties: een declaratie app brengt het declaratieproces terug naar drie simpele stappen. Maar hoe werkt het precies?1. Medewerkers declareren bonnen in de app
Medewerkers maken een foto van hun bonnen met de declaratie app. De app synchroniseert deze bonnen automatisch met de cloud, zodat deze, overal ter wereld, inzichtelijk zijn. Belangrijke gegevens als de locatie, valuta en het bedrag worden automatisch door de declaratie app herkend en ingevuld. Het enige wat de medewerker doet is het toevoegen van een project, categorie of omschrijving. De declaratie is nu klaar voor controle.
2. Managers controleren onkosten in één swipe
Managers ontvangen een push-notificatie op zijn of haar telefoon, zodra de declaratieformulieren zijn ingediend. Na een klik op de notificatie start de manager direct met controleren van de onkosten in de declaratie app. De manager ziet in de app een overzicht van alle declaraties. En voor het goed- of afkeuren? Daar is slechts één swipe voor nodig. Makkelijk he?
3. De administratie exporteert met één klik naar het boekhoudpakket
De administratie ontvangt de gecontroleerde declaratieformulieren in een digitaal overzicht in een webportaal. Zijn alle declaraties conform het beleid? Dan exporteert de administratie de declaraties in één keer in het boekhoudpakket. Uitbetalen maar!
Handig: Zodra de medewerker in de app declaraties heeft opgeslagen zijn deze direct zichtbaar voor de administratie. Zo weet de administratie precies hoeveel declaratieformulieren er zijn ingediend en hoeveel er nog openstaan.
Met een app declareren: wat zijn de voordelen?
Volledig digitaal declaratieproces
Rondlingerende bonnen, mappen vol met declaratieformulieren en het overtikken van declaraties in de administratie: op papier of Excel declareren leverden voorheen een hoop hoofdpijn op voor medewerkers. Met een declaratie app is dit allemaal verleden tijd gebeurt het indienen, controleren en exporteren van declaraties volledig digitaal. Geen gedoe!
Declaratiegemak voor de medewerker
Door met een app te declareren hoeven medewerkers alleen hun bonnen te fotograferen en op te slaan in de app. Vervolgens doet de app het werk. De Optical Character Recognition (OCR) van de app herkent de bon en slaat belangrijke gegevens als de locatie, het bedrag en valuta automatisch op. Dit bespaart medewerkers en de administratie een hoop werk.
Naadloze koppeling met de boekhouding
Een declaratie app integreer je eenvoudig met je finance-, HR- of ERP-pakket. Zo exporteert de financiële afdeling declaraties met één klik naar het boekhoudpakket.
Altijd en overal declareren in de cloud
Of je nou in een vliegtuig zit, een koffie koopt op het tankstation of een lunch hebt met een klant: met een declaratie app declareer je vanaf elke locatie. De declaraties zijn opgeslagen in de cloud en daarom direct inzichtelijk via de app of desktop.
Eenvoudig kilometers registeren met Google Maps
Of je op bezoek gaat bij een klant of gewoon van huis naar kantoor rijdt: ongemerkt maakt een medewerker een hoop zakelijke kilometers. In een declaratie app registreer je makkelijk zakelijke kilometers door een Google Maps integratie. Vul eenvoudig de begin- en eindbestemming in van de route. Heb je nog een collega opgehaald? Ook tussenstops zijn eenvoudig toegevoegd. De app berekent automatisch het totaal aantal kilometers. Klaar is kees!
Medewerkers krijgen declaraties sneller uitbetaald
Met een app is het voor medewerkers makkelijker om declaraties in te dienen. Hierdoor komen declaraties sneller bij de manager en de administratie terecht en verwerken ze een stuk sneller. Het resultaat? Medewerkers zien hun geld sneller terug op hun bankrekening!
Digitaal declareren met de declaratie app van Exact SRXP
De declaratie app van Exact SRXP is een bewezen declaratieoplossing en heeft meer dan 100.000 gebruikers wereldwijd. Benieuwd hoe onze declaratie oplossing werkt?