Horecaondernemers verliezen vele uren aan personeelsplanning 

Een derde besteedt er vijf uur of meer per week aan, vaak met spreadsheets of papier

Delft, 30 juni 2026 De Nederlandse horeca automatiseert de personeelsplanning mondjesmaat. Dertien procent van de horecaondernemers maakt roosters nog met pen en papier. Een kwart (26%) gebruikt Excel of vergelijkbare spreadsheets. Slechts zestien procent gebruikt professionele planningssoftware. Daardoor kost personeelsplanning onnodig veel tijd; kostbare uren die niet kunnen worden besteed aan gasten, service en kwaliteit. Dat blijkt uit het MKB Barometeronderzoek van softwareontwikkelaar Exact, uitgevoerd door onafhankelijk onderzoeksbureau Markteffect bij ruim 1.700 Nederlandse mkb-ondernemers.

Sector leunt op een lappendeken aan tools

Naast de groep die het rooster nog op papier of met online spreadsheets maakt, combineert drie op de tien (30%) meerdere tools of systemen. Daarmee werkt het overgrote deel van de horeca met losse of generieke oplossingen, in plaats van met software die specifiek voor de sector is ontwikkeld. Vooral kleinere zaken blijven achter: bij bedrijven met twee tot vijftig medewerkers zet slechts 12 procent software in, terwijl bij middelgrote zaken (50 tot 250 medewerkers) het aandeel dat sectorspecifieke software inzet oploopt tot 31 procent. 

Personeelsplanning tijdrovend

Die versnipperde aanpak laat sporen na in de werkweek. Een derde van de horecaondernemers (33%) besteedt vijf uur of meer per week aan personeelsmanagement. Bij één op de tien loopt dit zelfs op tot meer dan tien uur per week. Bij middelgrote horecazaken is de tijdsdruk aanzienlijk hoger: bijna een kwart (24%) is hier wekelijks meer dan tien uur mee bezig. De inzet van meerdere of handmatige tools lijkt daarbij een belangrijke factor: processen zijn minder gestroomlijnd en vragen meer handmatig werk, terwijl een geïntegreerde aanpak met professionele software dit proces aanzienlijk kan versnellen en vereenvoudigen. Nu gaat een aanzienlijk deel van de werkweek op aan planning, ten koste van tijd voor gasten en kwaliteit. 

Verspilling en kosten drukken extra op de marges

De digitale achterstand staat niet op zichzelf. Gevraagd naar de belangrijkste zakelijke uitdagingen van dit jaar noemt 56 procent stijgende kosten, gevolgd door het vinden en behouden van personeel (50%). Voor 42 procent is het tegengaan van voedselverspilling een grote uitdaging. Bij horecazaken met meerdere vestigingen loopt dat aandeel zelfs op tot 57 procent. Hoe groter de operatie, hoe meer ondernemers worstelen met grip op voorraad, verbruik en afval.


Alies Buist, Expert Horecasoftware bij Exact, laat weten: “Horecaondernemers ervaren druk van alle kanten: kosten lopen op, personeel is schaars en verspilling knaagt aan de marge. Juist in zo'n situatie is het opvallend dat een sector die zo intensief met cijfers en marges werkt, in de praktijk vaak nog handmatig plant en registreert. Een groot deel van de werkweek gaat daardoor op aan administratie die geen waarde toevoegt voor de gasten. Terwijl we weten dat relatief eenvoudige stappen – zoals beter inzicht in afval of het digitaliseren van personeelsplanning – ondernemers al snel meer grip geven op hun operatie, en direct tijd en kosten besparen. Dat overzicht maakt het verschil tussen reageren en vooruitsturen.”  

Over het onderzoek

Het Exact MKB Barometeronderzoek is een onafhankelijk onderzoek naar de staat van het mkb in Nederland. Het biedt inzicht in de belangrijkste uitdagingen en ontwikkelingen voor mkb-bedrijven, onder andere op het gebied van ondernemerschap, financiën en de inzet van nieuwe technologieën. De meest recente editie van het onderzoek werd uitgevoerd in het eerste kwartaal van 2026 door onderzoeksbureau Markteffect, met deelname van ruim 1.700 respondenten. Naast een overkoepelend mkb-rapport, zijn er sectorspecifieke inzichten beschikbaar voor de sectoren handel, productie, zakelijke dienstverlening, horeca, bouw en accountancy. Meer informatie: www.exact.com/nl/mkb-barometer.