AI gaat van hype naar hulpmiddel

Technologische innovatie is geen luxe meer, maar een noodzaak voor het mkb om concurrerend te blijven. Toch blijkt uit de MKB Barometer van Exact dat de helft van de ondernemers huiverig is voor AI-gebruik en dat zes op de tien worstelen met de vraag hoe ze AI concreet kunnen toepassen. Joep Hoeks, Chief Product Officer bij Exact, deelt concrete voorbeelden, vertelt over nieuwe ontwikkelingen voor 2026 en geeft tips voor die eerste stap met AI.

Hoe kijk je terug op 2025 wat betreft technologische ontwikkelingen voor het mkb?

‘Het meest in het oog springende is de explosieve groei van AI-gebruik. In de MKB Barometer zien we dat het in één jaar tijd is gestegen van 6 naar 33%; best een enorme sprong. Maar de nuance is belangrijk: AI wordt nu vooral gebruikt voor praktische zaken zoals marketingteksten schrijven of afbeeldingen genereren. Bedrijven gebruiken het nog niet om fundamenteel te moderniseren. Er zijn duizend-en-een ideeën voor AI-toepassingen, maar hoe je het laat landen in je processen en écht gaat gebruiken, dat is de crux.’

Kun je een voorbeeld geven hoe je een AI-toepassing echt kunt integreren?

‘Zeker. Bij een leasemaatschappij wordt AI bijvoorbeeld ingezet om foto’s van beschadigde voertuigen te analyseren. Het systeem maakt direct een inschatting van de schadelast, registreert dat gestructureerd en start het herstelproces. Dat scheelt enorm veel tijd – je hoeft al die foto’s niet meer handmatig te beoordelen. In de accountancy zie je dat AI het taalgebruik in jaarverslagen standaardiseert. Daardoor maakt het niet meer uit welke accountant de tekst schrijft, de kwaliteit blijft gewaarborgd. Dat soort praktische toepassingen, daar draait het om.’

De MKB Barometer toont explosieve groei in AI-gebruik, maar ook dat de helft van de ondernemers nog huiverig is. Hoe zie jij die spanning?

‘De nieuwsgierigheid naar AI is enorm – op elk evenement waar AI in de titel staat, stromen de zalen vol. Ondernemers willen weten wat het kan betekenen voor hun bedrijf. Maar er is ook terughoudendheid en dat is begrijpelijk. Je geeft een deel van de controle uit handen aan het systeem. Dat herkennen we van eerdere automatiseringsgolven: het is altijd even spannend om iets los te laten. Veel ondernemers vinden in de dagelijkse hectiek bovendien simpelweg de tijd niet om te investeren in nieuwe technologie. Het laatste struikelblok is misschien wel het grootste: het is lastig om de juiste praktijkvoorbeelden te vinden, want waar ga je AI nou écht voor inzetten? Die vraag is niet altijd makkelijk te beantwoorden.’

Hoe vinden ondernemers dan die juiste use cases voor hun bedrijf?

‘Door gewoon te beginnen. Ga experimenteren met Claude, ChatGPT of Copilot: vraag het een LinkedIn-post te schrijven, een vergaderopname uit te werken tot notulen of een offerte op te stellen. Begin laagdrempelig en kijk wat je helpt. Gebruik ook de AI-tools die al in je huidige software zitten. Want wat ik zie: je ontdekt de échte kansen pas door te doen. Het gaat vaak niet om grote problemen, maar om kleine irritaties die je al jaren voor lief neemt. Opeens denk je: hé, dit kan véél makkelijker. Die aha-momenten komen pas als je ermee aan de slag gaat, niet door erover na te denken.’

Die experimenten kosten tijd en geld. Is het die investering waard?

‘Absoluut. Want het is cruciaal voor je concurrentiepositie. AI neemt routineklussen over, bij grote bedrijven én bij het mkb. Dat betekent niet dat je minder mensen nodig hebt, maar dat je personeel zich kan richten op waardevollere taken. Die medewerker die handmatig facturen invoerde, kan zich nu bezighouden met klantcontact of analyses. Het werk wordt interessanter én kwalitatief beter. Daarnaast elimineert automatisering fouten – computers zijn nu eenmaal consistenter dan mensen bij repeterende handelingen. Maar het belangrijkste: als jij die slag niet maakt en je concurrent wel, dan word je langzaam maar zeker uit de markt geprijsd. Je bent duurder en trager, simpelweg omdat je niet mee-automatiseert.’

Waar moeten mkb’ers in 2026 op letten als ze met AI aan de slag gaan?

‘Het belangrijkste: houd je IT-landschap overzichtelijk. Kies bewust en beperk je. Er komt steeds meer beschikbaar, maar benut ook wat er al is. Veel automatisering zit al volledig geïntegreerd in software, maar wordt niet gebruikt. Neem je ERP-systeem: daar zit vaak al volledige boekhoudsoftware in met geautomatiseerde processen voor facturatie, debiteuren en crediteurenbeheer, maar niet alle ondernemers gebruiken dat ook. Haal daar eerst het maximale uit voordat je nieuwe tools toevoegt. Realiseer je bovendien dat AI-tools werken met de informatie die jíj aan ze toevertrouwt. Begrijp hoe je data wordt gebruikt, hoe die wordt verwerkt en op basis van welke bronnen een AI-model zijn antwoorden formuleert. Als je het hele internet als bron gebruikt, is dat minder betrouwbaar dan wanneer je alleen gecontroleerde, betrouwbare bronnen toestaat.’

Welke innovaties heeft Exact op de planning voor 2026?

‘We werken breed aan software-innovaties, maar wat ik zelf het meest interessant vind, is onze reporting agent. Hiermee is het straks mogelijk om te chatten met je administratie en vragen te stellen als: “Geef me een overzicht van mijn top 10 openstaande posten.” Het systeem begrijpt wat je vraagt en maakt direct een rapport in Excel met alle details. Je kunt via een chat-interface verder specificeren: voeg deze kolom toe, sorteer dat anders. Deze ontwikkeling maakt data toegankelijk en rapporteren flexibel. En we ontwikkelen spraakgestuurd invoeren. Stel, je rijdt terug van een bezoek aan een klant en spreekt gewoon in wat je wilt vastleggen: een bezoekverslagje, een paar taken, facturen die aangemaakt moeten worden. Het systeem verwerkt dat en zet alles gestructureerd klaar. Die overgang van ongestructureerde informatie naar gestructureerde data in je systeem, daar zit enorme kracht in voor ondernemers die onderweg zijn.’

Als je één boodschap mag meegeven aan mkb-ondernemers voor 2026, wat zou dat zijn?

‘Begin. Gewoon beginnen. Niets doen en afwachten is het slechtste wat je kunt doen. Experimenteer, maak fouten, dat hoort erbij. Wij Nederlanders zijn daar vaak bang voor, maar juist die fouten zijn waardevol. Een kind leert lopen door tien keer te vallen. Zo werkt het met nieuwe technologie ook. Je probeert iets, het gaat mis, je leert waarom en de volgende keer doe je het beter. Maar wel belangrijk: begin klein. Niet meteen een enorm project opzetten waarin je AI in zes tools tegelijk implementeert op alle afdelingen. Als dat misgaat, heb je een probleem. Pak één team, één proces. Leer wat werkt en wat niet. En als het succesvol is, rol je het breder uit. Zo bouw je ervaring op zonder dat de impact te groot wordt als iets niet werkt zoals je had gehoopt.’

3x innoveren. Déze Exact-innovaties gaan het mkb in 2026 helpen:

1. Praten met je software: stel een vraag (wat is mijn top 10 met openstaande posten?) en je software maakt direct een rapport in Excel. Geen menu’s meer doorzoeken, gewoon je vraag stellen in gewone taal.
2. Administratie onderweg bijwerken: je rijdt terug van een klantbezoek en spreekt een bezoekverslagje in. De software verwerkt dat automatisch: taken worden uitgezet, facturen aangemaakt, herinneringen ingesteld. Van ongestructureerde spraak naar gestructureerde data.
3. Documenten vinden zonder zoeken: AI leest bij het opslaan alle metadata uit je documenten. Daardoor vind je met semantisch zoeken razendsnel wat je nodig hebt, ook als je niet meer precies weet hoe je het hebt opgeslagen.