Zo bespaart Zonopnaam Energie 80 uur per maand op financiële processen

Hoe de energieleverancier automatiseerde om schaalbaar te groeien en financiële controle te houden in de dynamische energiemarkt.

Zonnestroom voor iedereen  

Iedereen moet zelf energie kunnen opwekken, ook de 60% van de Nederlandse huishoudens zónder geschikt dak voor zonnepanelen. Vanuit deze overtuiging bouwt en beheert energieleverancier Zonopnaam Energie een groeiend netwerk van Nederlandse zonneparken. Kleinschalig, ecologisch en bij voorkeur gebouwd op onderbenutte stukken grond. Hier wekken klanten op een ‘eigen’ paneel hun stroom op, waarna de opbrengst direct wordt verrekend op de energierekening.

Achter die missie schuilt een complexe financiële operatie met grote volumes, meerdere vennootschappen en een energiemarkt die constant in beweging is. “Die complexiteit maakt Exact Online Boekhouden Premium onmisbaar bij onze dagdagelijkse taken”, stelt Mark Verkampen, finance manager bij Zonopnaam Energie. “Het ondersteunt de volledige keten en groeit bovendien eenvoudig mee.”

Groeien zonder in te leveren op kwaliteit

De energiesector kent grote aantallen klanten en transacties. Veel klanten betekent veel voorschotnota’s, jaarafrekeningen en betalingen. Facturatie, incasso en rapportages kennen strakke deadlines, terwijl wisselende gas- en stroomprijzen actueel inzicht in kasstromen en financiële risico’s vragen. Daar komt nog de wet- en regelgeving bij, die strenge eisen stelt aan de organisatie.

Verkampen: “Efficiëntie en wendbaarheid zijn essentieel om op de been te blijven en schaalbaar te groeien, zonder dat de administratieve druk evenredig toeneemt. Dit vroeg om een professionaliseringsslag. We wilden het serviceniveau voor klanten behouden en voorkomen dat het aantal medewerkers even hard moest meegroeien. De afgelopen jaren hebben we onze processen daarom eerst gestandaardiseerd en vervolgens steeds verder geautomatiseerd. Daar plukken we nu de vruchten van.”

Meer bereiken met hetzelfde team

De automatisering neemt inmiddels het hele facturatieproces uit handen, van voorschotnota’s tot jaarafrekeningen en de incasso. “Ons volledige order-to-cashproces is geautomatiseerd. Vanaf het moment dat een klant energie verbruikt tot de uiteindelijke betaling verloopt alles vrijwel zonder handmatige tussenkomst. Dit omvat de facturatie, incasso en verwerking van banktransacties. En omdat afwijkingen worden gesignaleerd, werken we efficiënt zónder de controle over onze debiteurenrisico's te verliezen.”

Ook andere werkzaamheden verlopen grotendeels automatisch. “Denk aan routinewerk zoals controles en reconciliaties, maar ook aan het maken van scenario-analyses en het opstellen van prognoses. We geloven dat groei niet per definitie betekent dat je meer mensen nodig hebt. Door processen slimmer in te richten en technologie optimaal te benutten, houden we de kosten beheersbaar en bereiken we meer met nagenoeg hetzelfde team. Al met al besparen we ongeveer 80 uur per maand, wat neerkomt op 5 uur per dag.”

Sneller beslissen en risico’s in kaart brengen

Voor analyses en rapportages combineert Zonopnaam Energie interne cijfers met marktdata. Exact is daarvoor gekoppeld aan het CRM-systeem en diverse andere databronnen. De informatie komt samen in geïntegreerde Power BI-dashboards. “We hebben realtime inzicht in wat er financieel gebeurt, zowel aan de inkoop- als verkoopzijde. Daardoor kunnen we snel sturen op resultaten en ontwikkelingen”, aldus Verkampen. Dit is ook van invloed op de maandafsluiting. “Zodra alle externe data beschikbaar is, kunnen we de maandafsluiting tegenwoordig in één dag uitvoeren. Dat geeft ons snel inzicht in omzet, marges en cashflow.”

Die snelheid is belangrijk in een energiemarkt die wordt beïnvloed door klimaatverandering en geopolitieke ontwikkelingen. Wisselende gas- en stroomprijzen vragen om snelle beslissingen, terwijl een warme of koude winter het verwachte energieverbruik kan veranderen.

“Je wilt snel kunnen schakelen en de bijbehorende risico’s in kaart brengen. Welke verkoopprijzen staan vast en waar kunnen we met de markt meebewegen? Hoeveel van de verwachte klantafname hebben we al ingekocht? En welke risico’s lopen we als die volumes hoger of lager uitvallen? Op dit soort vragen moeten we het antwoord op elk moment in een handomdraai hebben om de juiste beslissingen te nemen op de verschillende niveaus binnen de organisatie.”

Realtime zicht op meerdere vennootschappen

Het team blijft mogelijkheden verkennen om de beheersbaarheid en het overzicht te vergroten. “We hebben de processen zo ingericht dat we grote financiële stromen soepel kunnen registreren en verwerken. Een mooie ontwikkeling die we nu nog doormaken is in het gebruik van HQ: de multi-company view die is geïntegreerd in Exact Online Boekhouden Premium.”

“Omdat we eigen zonneparken en energie-opslagsystemen hebben, werken we met meerdere vennootschappen. Voorheen liepen we die periodiek door om de inkoop, verkoop en bank te controleren. Ook maakten we handmatig geconsolideerde overzichten om het inzicht te bewaren. Nu hebben we dit geconsolideerde beeld in realtime. Het nalopen van de individuele vennootschappen is daardoor een stuk eenvoudiger geworden.”

Ook het inrichten van nieuwe administraties gaat sneller. “Nieuwe zonneparken worden vaak ondergebracht in aparte juridische entiteiten. Door bestaande administraties als blauwdruk te gebruiken, hoeft de inrichting niet telkens opnieuw te worden opgebouwd.”

Vooruitkijken en blijven ontwikkelen

“We dromen zeker nog van een verdubbeling van het aantal klanten”, vertelt Verkampen. “De schaalbaarheid van Exact maar ook zeker de mogelijkheden om aanvullende oplossingen te koppelen, ondersteunen die ambitie.“

Tegelijkertijd blijft de energiemarkt veranderen. Netcongestie, flexibele tarieven, batterijopslag en nieuwe regelgeving vragen ook van finance dat het zich blijft ontwikkelen. Verkampen ziet de focus de komende vijf tot tien jaar verder verschuiven van registreren naar interpreteren en adviseren. “In mijn ideale financeafdeling verlopen routinematige werkzaamheden volledig automatisch en ondersteunt AI steeds meer in geavanceerde analyses en interpretatie van de data.”

“Het vermogen om snel relevante informatie te verzamelen, te analyseren en te vertalen naar concrete acties en besluitvorming wordt steeds belangrijker”, stelt Verkampen. Door interne cijfers steeds beter te combineren met ontwikkelingen in de markt kan finance eerder zicht krijgen op kansen en risico’s. Zo ontstaat ruimte om te adviseren over de keuzes die voorliggen, en de groeiambities te realiseren.