Jurjen Loohuis van Preston Palace: ‘30 uur per week minder administratie’
Preston Palace in Almelo is geen gewoon hotel. Met 324 kamers, vijf restaurants en een bezettingsgraad van 96 procent, ontvangt het all-inclusiveresort jaarlijks 500.000 gasten, van wie er 350.000 dineren. Keukenmanager Jurjen Loohuis beheert de inkoop, personeelsplanning en kwaliteitsbewaking voor de hele foodoperatie. Sinds hij en zijn collega’s gebruikmaken van Exact Horeko Kitchen Manager, bespaart Preston Palace 30 uur administratie per week en zijn verlieskosten op inkoop verleden tijd.
Alle restaurants hebben te maken met allergenen, HACCP en inkoop, maar deze operatie bij Preston Palace is van een andere orde. “Ik houd me naast veel andere zaken ook bezig met inkoop en personeel”, zegt Loohuis. “Naast mij zijn nog vier chefs verantwoordelijk voor de dagelijkse operatie.” Sinds oktober 2025 werkt Preston Palace met Exact Horeko als centraal systeem voor allergenenbeheer, HACCP-registratie en inkoopbewaking.
Allergenenregistratie als aanleiding
‘Wij maken biologische specialtykoffie waar je blij van wordt: een superlekkere koffie met de juiste keuzes in de keten. We verkopen koffiecups, koffiebonen, aan consumenten en zakelijke klanten, zowel online als in de supermarkt, en in abonnementsvorm. Ons doel is om de Europese nummer 1 te worden als het gaat om een koffie met impact. We hebben dan ook heel bewust gekozen voor biologische koffie, biologisch afbreekbare cups en directe relaties met de boeren in onder andere Brazilië, Peru en Oeganda. We kennen die boeren persoonlijk en kopen rechtstreeks bij ze in. In iedere schakel van de keten – van de koffieboer tot aan de logistieke partner die met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt werkt – proberen we impact te maken.’
Meer dan 8000 ingrediënten
De uitdaging zit in de omvang. Preston Palace werkt met meer dan 8.000 ingrediënten, verdeeld over vijf restaurants, waaronder vier à-la-carteconcepten en een buffetrestaurant. Daarbij leverden leveranciers soms alternatieve producten of pasten producenten hun receptuur aan zonder dat dit goed werd gecommuniceerd. “Omdat de allergeneninformatie niet altijd automatisch aansloot op de meest actuele situatie, vond uit voorzorg een handmatige controle plaats. Dit bracht veel extra werk met zich mee. Het nieuwe systeem heeft dit proces geoptimaliseerd, waardoor de informatie nu actueel, betrouwbaar en efficiënt beheerd kan worden.”
Van losse blaadjes naar één centrale omgeving
De overgang naar Exact Horeko heeft de manier van werken in de keuken veranderd. Recepturen zijn digitaal beschikbaar voor de negentig medewerkers die met het systeem werken. In het buffetrestaurant loopt een kok of souschef met een tablet in de hand mee met gasten die een allergie hebben en informeert hen over beschikbare gerechten. Zo is de actuele informatie altijd beschikbaar.
“In het verleden had je overal losse blaadjes, receptenboeken en mapjes”, zegt Loohuis. “Nu staat via Kitchen Manager alles op één plek. Printjes zorgen er namelijk ook voor dat oude versies blijven liggen, en dat is juist een risico.”
600 euro per dag door één prijswijziging
De tweede winst zit in de margebewaking. Preston Palace verkoopt arrangementen vaak maanden vooruit. Gasten die vandaag boeken, komen soms pas over een half jaar. Prijsstijgingen van grondstoffen kunnen in die periode niet worden doorberekend, wat budgetbewaking extra belangrijk maakt.
Loohuis noemt watermeloen als voorbeeld. Toen de aanvoer uit Zuid-Amerika wegviel en de markt moest overschakelen op Spanje, schoot de prijs tijdelijk omhoog. “Dit zorgde ervoor dat wij per dag zo’n € 600,- extra kwijt waren”, zegt hij. „Bij het bestellen staat de prijs er wel bij, maar medewerkers verwerken dagelijks zoveel bestellingen dat dit soort afwijkingen makkelijk over het hoofd worden gezien. Nu krijgen we eerst een melding.”
Op de vraag of een verliespost van € 10.000,- realistisch is als margebewaking ontbreekt, reageert hij zonder aarzeling: “Nee, dat vind ik nog aan de lage kant.”
Dertig uur per week
Wat levert het systeem per saldo op? Loohuis schat de tijdsbesparing op ongeveer dertig uur per week, dus bijna een fte. “Ik heb nu alle ingrediënteninformatie, allergeneninformatie en prijsinformatie direct beschikbaar”, zegt hij. “Hierdoor hoef ik nauwelijks voor te bereiden voordat ik een gesprek voer met een leverancier. Dat werkt veel sneller.”
Voor een bedrijf met 700 medewerkers en een bezettingsgraad van 96 procent zijn dat uren die elders in de operatie kunnen worden ingezet. “Je moet er continu aan blijven schaven”, zegt Loohuis. “Maar de basis staat nu goed.”