Laride benut betrouwbare projectinformatie als basis voor groei

Hoe de vastgoedontwikkelaar door de overstap naar Exact Online Projecten Premium beter kan sturen op marges, capaciteit en voortgang.

Laride bouwt al 25 jaar mee aan maatschappelijk vastgoed. Voor opdrachtgevers in onder meer de zorg, onderwijs, gemeenten en woningcorporaties begeleidt het bedrijf complexe huisvestings- en vastgoedvraagstukken, van strategisch advies tot project- en vastgoedmanagement.

De organisatie maakt al jaren een gestage groei door, ziet ook Financial Controller Hans van der Steen. "Toen ik negen jaar geleden begon, werkten hier ongeveer achttien medewerkers. Inmiddels zijn dat er ongeveer 45 en volgend jaar verwachten we boven de vijftig uit te komen. Die groei zien we niet alleen in medewerkers, maar ook in projecten, omzet en de omvang van onze dienstverlening."

Groei vraagt om beter inzicht

Naarmate Laride groeide, liep de organisatie steeds vaker tegen beperkingen aan. "Er was behoefte aan meer inzicht en meer automatisering", zegt Van der Steen. "De informatiebehoefte vanuit de directie nam toe. We wilden niet alleen weten hoe projecten er vandaag voor stonden, maar vooral beter kunnen sturen op toekomstige marges, capaciteit en voortgang. Daar bood ons bestaande systeem onvoldoende mogelijkheden voor."

Rapportages als doorslaggevende factor

Bij de zoektocht naar een nieuw systeem speelden rapportagemogelijkheden en de inrichting van de financiële projectadministratie een doorslaggevende rol. Voor Van der Steen waren prognoses op projectniveau essentieel. Niet alleen om inzicht te krijgen in gerealiseerde uren en kosten, maar vooral om toekomstige resultaten te voorspellen. De uitgebreide rapportagemogelijkheden van Exact Online Projecten Premium en de directe koppeling met Power BI gaven daarin de doorslag.

"Onze belangrijkste rapportage is de prognose einde werk. Daarmee kijken we naar de werkelijke uren, de financiële status van een project en de capaciteit die nog nodig is om het project af te ronden."

Van handmatig werk naar een druk op de knop

Voorheen betekende dat veel handmatig werk. Het verzamelen en verwerken van de benodigde gegevens kostte tijd en maakte het lastig om snel bij te sturen op basis van actuele informatie.

"Ik was volledig afhankelijk van Excel. Op basis van exportbestanden uit ons oude systeem moest ik handmatig berekenen hoeveel uren er nog op een project of projectfase zouden worden gemaakt. Daar was ik iedere maand twee tot drie dagen mee bezig."

Die situatie veranderde na de overstap naar Exact. "Nu is het in principe een druk op de knop. De gegevens zijn direct beschikbaar. Dat heeft voor mij een enorme tijdsbesparing opgeleverd."

Sturen op capaciteit en projectresultaat

De kracht zit voor Laride niet alleen in het automatiseren van rapportages, maar vooral in de kwaliteit van de inzichten. Met behulp van de koppeling tussen Exact Online, Power BI en de capaciteitsplanning kan Laride projecten veel nauwkeuriger monitoren.

"Wij combineren projectinformatie uit Exact met onze capaciteitsplanning. Daardoor kunnen we niet alleen zien waar een project vandaag staat, maar ook voorspellen hoe het project zich verder ontwikkelt."

"Wanneer we zien dat gerealiseerde uren afwijken van het budget, gaan we analyseren waar dat door komt. Misschien kost een project meer tijd dan verwacht, maar het kan ook zijn dat er extra werkzaamheden zijn uitgevoerd die nog gefactureerd kunnen worden."

Daarnaast geeft de forecast inzicht in toekomstige personeelsbehoefte. "Als we zien dat er een over- of onderbezetting dreigt te ontstaan, kunnen we daar veel eerder op anticiperen. Dan weet je of je capaciteit moet vrijmaken of juist nieuwe mensen moet aannemen."

Efficiënter samenwerken met de accountant

Ook buiten de projectorganisatie levert de software tijdswinst op. Zo profiteert Laride van de directe samenwerking met de accountant. "Voorheen kregen we regelmatig verzoeken om allerlei overzichten aan te leveren. Nu logt de accountant rechtstreeks in en heeft hij direct toegang tot de informatie die nodig is. Dat bespaart beide partijen tijd."

Een fundament voor de komende jaren

Inmiddels bouwt het bedrijf verder aan een toekomstbestendige informatievoorziening. "Voor de komende vijf jaar kunnen we uitstekend vooruit met de omgeving die we nu hebben ingericht. We zijn voortdurend bezig om meer data vast te leggen in Exact Online, zodat we daar later nog meer inzichten uit kunnen halen."

Van der Steen ziet daarnaast nog verdere mogelijkheden om processen te optimaliseren. Een belangrijk aandachtspunt voor de komende periode is het onderhanden werk.

"Ik weet dat Exact daar veel in heeft ontwikkeld en dat is iets waar ik me de komende maanden verder in wil verdiepen. We hebben veel onderhanden projecten en een goede onderhanden werkrapportage kost nog relatief veel tijd. Als we dat verder kunnen automatiseren, levert dat opnieuw efficiency en inzicht op."