Exact Online Fiscaal helpt Degener om sneller te werken én 80% minder klantmails te verwerken

Veel accountants- en administratiekantoren herkennen het: niet de aangifte zelf kostte Degener de meeste tijd, maar alles eromheen. Documenten verzamelen, ontbrekende informatie ophalen bij klanten, statusvragen beantwoorden en controleren of alles compleet is aangeleverd.

Voor Degener, een kantoor gespecialiseerd in de administratie en fiscale wetgeving voor artiesten, dj's en beroepssporters, werd dat een steeds grotere uitdaging naarmate het kantoor groeide. Daarom koos het kantoor voor meer digitalisering met Exact Online Fiscaal en later ook Samenwerken Uitgebreid. Het resultaat? Minder e-mails, minder handmatig controlewerk en meer verwerkte aangiftes met hetzelfde team.

Een doelgroep die om een andere aanpak vraagt

Bruce Degener richtte zijn kantoor in 2013 op. Inmiddels bedient hij vanuit vestigingen in Sittard en Eindhoven een grote groep artiesten, muzikanten en beroepssporters. Dat vraagt om een andere aanpak dan bij veel traditionele ondernemers. "Wij spreken de taal van artiesten en sporters. Zij willen vooral creatief bezig zijn, niet met fiscaliteit."

Klanten worden daarom actief begeleid bij hun financiële administratie. Nieuwe klanten krijgen een uitgebreide onboarding waarbij bankkoppelingen, facturatie en fiscale verplichtingen stap voor stap worden uitgelegd. "Bij ons is niets vanzelfsprekend. We nemen klanten echt aan de hand mee in het proces."

Tegelijkertijd merkte Bruce dat verdere groei alleen mogelijk was met meer standaardisatie.

Behoefte aan één uniforme werkwijze

Door de jaren heen kwam hij verschillende softwareoplossingen tegen, zowel binnen zijn eigen kantoor als bij overgenomen kantoren. Dat leidde vaak tot versnipperde processen en extra controlewerk. "Ik geloof erin om zoveel mogelijk in één oplossing te werken."

Daarom koos Degener ervoor om steeds meer processen onder te brengen binnen het Exact Online-platform. Niet alleen vanwege gebruiksgemak, maar vooral omdat gegevens dan automatisch doorstromen tussen boekhouding, jaarrekening en fiscaliteit. "De cijfers kloppen altijd. We zijn veel minder tijd kwijt aan het overtypen van informatie."

Waar medewerkers voorheen regelmatig gegevens opnieuw moesten invoeren of controleren tussen verschillende systemen, wordt informatie nu automatisch hergebruikt. Dat verkleint de kans op fouten én scheelt aanzienlijk in controlewerk.

Eén platform voor aangiftes, communicatie en samenwerking

Hoewel Exact Online Fiscaal al jarenlang onderdeel uitmaakt van de fiscale praktijk van Degener, bleef één uitdaging bestaan: klantcommunicatie.

Documenten werden aangeleverd per e-mail, aanvullende vragen liepen via losse berichten en goedkeuringen moesten handmatig worden opgevolgd. "We kregen soms tien e-mails over hetzelfde dossier. Dan moest je alle bijlagen openen, controleren en uitzoeken welke informatie relevant was."

Ook statusvragen namen veel tijd in beslag. "Een telefoontje lijkt vijf minuten te duren, maar uiteindelijk ben je per klant zo een half uur kwijt."

Om dat proces te stroomlijnen, implementeerde Degener twee jaar geleden Samenwerken Uitgebreid. Klanten leveren sindsdien documenten aan via één portaal, beantwoorden persoonlijk opgestelde vragenlijsten direct vanuit het dossier en kunnen aangiftes digitaal beoordelen en goedkeuren.

Daarbij ontvangen zij direct een overzichtelijk dashboard met belangrijke financiële inzichten, zoals het resultaat, bezittingen versus schulden, en de verwachte belastingdruk. Omdat het portaal 24/7 toegankelijk is, hebben klanten altijd inzicht in hun aangiftes, documenten en openstaande acties.

80% minder e-mailverkeer en meer grip op kwaliteit

De impact van die nieuwe werkwijze merkt het kantoor dagelijks. "We tracken ons e-mailverkeer. Rondom fiscaliteit is dat inmiddels met meer dan 80 procent afgenomen."

Daarnaast helpt de combinatie van vragenlijsten, heldere workflows en statusbeheer om dossiers completer te maken voordat de aangifte wordt opgesteld. Voorheen werd ontbrekende informatie vaak pas laat ontdekt.

Tegenwoordig ziet het kantoor veel sneller of documenten ontbreken of vragen nog niet zijn ingevuld. "We kunnen nu veel beter zien hoe volledig een aangifte is. Daardoor kunnen we sneller signaleren welke informatie nog ontbreekt."

Dat levert niet alleen tijdswinst op, maar zorgt ook voor meer kwaliteitsborging binnen de fiscale praktijk.

De helft minder tijd kwijt per aangifte

De grootste winst zit uiteindelijk in productiviteit. Door de combinatie van automatische gegevensovername, digitale samenwerking en minder handmatige controles besteedt Degener aanzienlijk minder tijd per dossier.

Een standaard IB-aangifte kost nu gemiddeld 15 minuten in plaats van 30 minuten. Een ondernemersaangifte kost ongeveer 30 minuten in plaats van ruim een uur. "We zijn tegenwoordig ongeveer de helft minder tijd kwijt aan aangiftes dan vroeger."

De tijdswinst komt uit meerdere onderdelen:

• Minder klantmails
• Minder telefoontjes
• Minder handmatige controles
• Minder informatie overtypen
• Minder fouten en herstelwerk
  

"Cijfers aansluiten was vroeger het grootste tijdrovende controlewerk. Dat hebben we nu veel minder."

Hoe reageren klanten op de verandering?

Volgens Bruce moesten sommige klanten in het begin wennen aan de nieuwe manier van werken. Zeker klanten die gewend waren om alles per e-mail te regelen. Toch ziet hij inmiddels vooral positieve reacties.

Klanten waarderen dat zij:

• documenten centraal kunnen aanleveren;
• de status van hun dossier kunnen volgen;
• minder e-mails hoeven terug te zoeken;
• sneller geholpen worden;
• aangiftes digitaal kunnen goedkeuren.

"In het begin moesten sommige klanten wennen. Inmiddels merken ze vooral dat wij sneller kunnen werken en dat zij altijd inzicht hebben in de status van hun dossier."

En het kostenplaatje?

Hoewel investeren in software kosten met zich meebrengt, kijkt Bruce vooral naar de opbrengsten. De efficiëntie en capaciteit van het kantoor zijn harder gegroeid dan de software kosten. “Wat wij aan capaciteit hebben gewonnen, weegt veel zwaarder dan de extra softwarekosten."

Advies aan andere kantoren

Als Bruce één les heeft geleerd, dan is het dat software nooit het vertrekpunt moet zijn. Begin met het einddoel. Bij Degener was dat doel duidelijk: minder versnippering, meer standaardisatie en een betere klantervaring. Pas daarna werd gekeken hoe processen en software daarop konden aansluiten.

Hij raadt andere kantoren aan om kritisch te kijken naar hun huidige werkwijze. Hoeveel tijd gaat er nog verloren aan e-mails? Hoeveel informatie wordt handmatig gecontroleerd? En hoe vaak wordt dezelfde informatie meerdere keren ingevoerd? "Het gaat niet om het implementeren van software. Het gaat erom hoe die software jouw klant beter bedient."

Of zoals hij zelf samenvat: "Marges worden steeds kleiner. Je moet ergens je voordeel behalen. Het enige waar je dat nog echt kunt doen, is tijd winnen."