Zo verwerk je razendsnel bonnen en facturen
Factuurverwerking blijft vaak een stroperig proces waarbij voor veel ondernemers en financieel professionals nog behoorlijk wat terrein te winnen valt. Het kost veel tijd en zoekgeraakte documenten of invoerfouten liggen altijd op de loer. Wie al gebruikmaakt van automatisering weet bovendien dat veel zogenaamd ‘slimme’ factuuroplossingen toch veel handwerk en correcties vereisen.
Dat kan beter. Met factuurverwerkingssoftware scan, boek én verwerk je met behulp van AI jouw inkoopdocumenten met minimale handmatige tussenkomst. Zo werk je tot wel 7x sneller en houd je tijd over voor belangrijkere taken! Ontdek in deze blog hoe het werkt en wat het je oplevert.
Invoeren in een handomdraai
Inkoopdocumenten komen in vele vormen: van e-facturen en pdf’s per mail tot een verfrommeld bonnetje in je achterzak. Je verliest al snel het overzicht, en dan moet het invoerwerk nog beginnen. Bespaar jezelf de moeite en laat software het scannen en uitlezen voor je opknappen.
- Bonnen en papieren facturen scan je in via je mobiele app of tablet. Open je scan-app en leg het document digitaal vast met je camera. Laat je betalingen vervolgens door de Bank Agent op basis van AI automatisch met 98% nauwkeurigheid koppelen aan de juiste grootboekrekening. Zo werk je eenvoudig je papieren administratie weg, waar je ook bent. Ook direct na het tanken of een zakelijk diner.
- Digitale facturen zoals pdf's lever je aan via een e-mailadres (inbegrepen in je licentie) dat is gekoppeld aan je boekhouding. Leveranciers sturen hun facturen rechtstreeks naar dit adres, of je forwardt ze zelf. Ze worden automatisch opgehaald en gescand waardoor je niet meer handmatig door je inbox hoeft te spitten. Digitale factuurbestanden kun je ook zelf uploaden.
- E-facturen worden rechtstreeks digitaal aangeleverd via een beveiligde verbinding. Zonder te scannen, mailen of uploaden. De factuur staat direct klaar in je administratie, inclusief een nauwkeurig ingevuld boekingsvoorstel. Lekker efficiënt!
Van document tot boekingsvoorstel
Vervolgens worden de documenten automatisch uitgelezen en verwerkt. De software herkent en interpreteert de factuurinformatie en zet deze direct om in een boekingsvoorstel. Hierbij wordt gebruikgemaakt van OCR-technologie en AI.
- OCR (Optical Character Recognition) herkent tekst uit gescande documenten en zet deze om naar gestructureerde data. Vervolgens interpreteert de software deze gegevens en herkent relevante leveranciersgegevens, factuurgegevens en boekingsgegevens.
- De Purchase Agent verhoogt met behulp van AI de nauwkeurigheid van het boekingsvoorstel. Het leert van eerdere boekingen en herkent patronen per leverancier of type factuur. Ook als je aanpassingen maakt aan een factuur, worden deze onthouden. Daardoor worden boekingsvoorstellen in de loop van de tijd steeds completer.
Het resultaat is een nauwkeurig voorstel dat je alleen nog hoeft te controleren, eventueel aan te vullen en goed te keuren. Handmatige invoer wordt daarmee tot een minimum beperkt of zelfs volledig overbodig, terwijl de kans op fouten aanzienlijk afneemt.
E-facturatie werkt net even anders. Omdat deze facturen volledig gestructureerd worden aangeleverd, zijn alle gegevens correct overgenomen. Het boekingsvoorstel hoeft alleen nog te worden goedgekeurd.
Na een mum van tijd weet het systeem precies hoe je facturen van vaste leveranciers boekt. Vaak hoef je een voorstel dan alleen nog goed te keuren.
Controle en goedkeuring
Tot slot controleer je het boekingsvoorstel, vul je dit waar nodig aan en keur je het goed. De software heeft het meeste werk al gedaan, waardoor jij je kunt richten op de uitzonderingen. De Purchase Agent herkent met 98% nauwkeurigheid afwijkende bedragen en ontbrekende gegevens in een boekingsvoorstel. Bij opvallendheden ontvang je automatisch een signaal, zodat je gericht kunt controleren. Na goedkeuring wordt de boeking definitief verwerkt in je administratie. Handig, toch?
Koppel je bank om betaalopdrachten direct vanuit je administratie naar de bank te sturen, waar ze snel en veilig worden verwerkt. Meerdere betalingen kun je bundelen in één verzamelbetaling en betalen kan zelfs onderweg via een mobiele app. Zodra het bankafschrift is verwerkt, worden betalingen automatisch gematcht met de juiste posten.