Zo bespaar je tijd op periodecontroles met een Smart Closing-checklist

Facturen ingeboekt? Subadministraties aangesloten? Kloppen de tussenrekeningen? Check! Met een Smart Closing-checklist automatiseer je de tijdrovende controles en taken van het afsluitproces. Zo lever je altijd kloppende cijfers en kun jij je volledig richten op rapportage en strategische adviesverlening. Lees in deze blog hoe je met minimale input maximale controle over je afsluiting garandeert, en deze volledig aanpast aan jouw manier van werken

Veel werk, weinig tijd

75% van de financieel professionals controleert de periodecijfers nog grotendeels handmatig, blijkt uit het MKB barometeronderzoek. Dit levert fouten op, en vormt elke periode opnieuw een bottleneck voor veel accountants en finance teams. Uitdagingen zijn:

Versnipperde data: cijfers moeten uit verschillende systemen, subadministraties en spreadsheets worden verzameld.

• Handmatige controles: Het handmatig controleren van aansluitingen, tussenrekeningen, accruals en openstaande posten is foutgevoelig en levert inconsistenties op.
• Beperkt zicht op het proces: Het is vaak onduidelijk wie welke taak oppakt, wat al gecontroleerd is en waar nog uitzonderingen openstaan.
• Onverwachte eindsprint: Afwijkende saldi, ontbrekende boekingen of onverwachte mutaties worden vaak pas zichtbaar bij de rapportage. Dan is er weinig tijd om nog bij te sturen.

Tel hier het structurele tekort aan financieel professionals bij op, en de race tegen de klok is compleet. Smart Closing biedt uitkomst.

Automatische controle op afwijkingen

Smart Closing is een checklist, geïntegreerd in krachtige financiële software, die de nauwkeurigheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de periodecijfers controleert. Ter voorbereiding van btw-aangiften, jaarverslagen en tussentijdse cijfers.

Verwerkingen en ontwikkelingen worden automatisch gecontroleerd op basis van vooraf ingestelde criteria: een combinatie van indicatoren, validaties, afhankelijkheden en ja / nee vragen. Zodra er wordt afgeweken van een criterium ontvangt de verantwoordelijke uitvoerder een signaal, waarna je het probleem kunt oplossen en eventueel een toelichting vastlegt. Jouw volledige tijd en aandacht ligt hierdoor bij uitzonderingen, terwijl de cijfers die kloppen systematisch doorlopen.

Automatisch controleren kan per boekhouding, maar ook over meerdere administraties heen. Vanuit je centrale dashboard zie je dan direct de voortgang van de afsluittrajecten per administratie. Zo houd je zicht op deadlines en de taken die per entiteit openstaan. Meer weten over het beheer van al je administraties vanuit één centrale plek?

Kant-en-klare templates aanpassen naar wens

Je kunt een checklist volledig zelf inrichten, maar ook standaard templates staan direct klaar voor gebruik: een template voor de btw-aangifte en een template voor de periodieke afsluiting, die naast btw-checks onder andere balansposten en cijferanalyses controleert. Jij bepaalt de periode die je wilt controleren, waarna de indicatoren automatisch de gekozen periode valideren.

Pas je (standaard) checklist en controles flexibel aan naar jouw manier van werken, voor maatwerk en optimale efficiëntie. Voorbeeldcriteria zijn:

• Facturen en boekingen vanuit bank, kas en memoriaal dagboek zijn compleet
• Tussenrekeningen hebben een saldo van € 0,-.
• Inkopen van materiële vaste activa zijn kleiner dan € 450,-
• Grootboeken debiteuren en crediteuren sluiten aan met openstaande postenlijst
• Btw-nummers van klanten binnen EU zijn ingevuld en correct volgens de VIES-check

Lijkt alles in orde, maar wil je de checklist nog eens nalopen? Laat een aangewezen collega de doorgevoerde correcties eenvoudig controleren. Zo werk je samen naar een volledige en correcte administratie.

Automatische acties

Checklist afgerond? Laat ook verdere acties automatisch uitvoeren. Zo kun je met een druk op de knop de boekingen van de financiële perioden verwerken, dagboeken voor de financiële perioden afsluiten en standaarddocumentatie genereren. Met deze documentatie heb je altijd inzicht in de controles die zijn uitgevoerd, in de uitkomsten hiervan en in vastleggingen voor het jaarwerk. De volgende documenten kunnen worden gegenereerd:

• Checklist-verslag (pdf)
• Checklist signalen (Excel)
• Balans en winst- en verlies (Excel)
• Geüploade documenten
• Inkoopfacturen voor de materiële en immateriële vaste activa

Rapporteren

Nu de cijfers kloppen, genereer je in een handomdraai dashboards aangepast aan jouw manier van werken, ook over administraties heen. Zonder handmatige exports en volledig compliant. Zo presenteer je met vertrouwen aan je stakeholders en onderbouw je elke strategische beslissing met actuele inzichten.