Heb je in het MKB HR-software nodig?

“Hoeveel vakantiedagen heb ik nog?” Dat is een vraag die je als ondernemer (met enige regelmaat) kunt verwachten. Maar hoe geef je daar snel antwoord op? En hoe zorg je dat jouw HR-administratie aan de AVG voldoet, rekening houdt met andere regelgeving en altijd up-to-date is? Het antwoord op die vraag is eenvoudig: door HR-software in te zetten. Maar past dat wel bij jouw organisatie? Zulke ondersteuning is toch meer voor grote bedrijven met honderden medewerkers?

Zeker niet!

Hoeveel vakantiedagen heeft jouw medewerker nog?

Hoe geef jij antwoord op de vraag hoeveel vakantiedagen iemand nog heeft? Moet je de laptop openen, Excel naar voren halen en daar vervolgens opzoeken hoeveel vakantiedagen er nog open staan? Vergeet dan niet gelijk ook de agenda erbij te pakken. Je voelt al aankomen dat de volgende vraag is of er binnenkort wat dagen op te nemen zijn. Dat kost veel tijd en komt niet erg professioneel over op je medewerkers die ook nog eens lang op een antwoord moeten wachten.

Bied een selfservice-portaal

Met HR-software maak je het jezelf én je medewerker makkelijker. Daarmee kun je bijvoorbeeld een selfservice-portaal bieden. De medewerker kan eenvoudig zelf zijn zaken regelen door in te loggen en te kijken hoeveel dagen er nog zijn. Is er ruimte voor vrije tijd? Hebben zijn collega’s geen vrije dagen staan? Dan kan die medewerker ook direct zijn een verlofaanvraag doen.

Geef je HR-medewerker uitstekende tools

Met HR-software besparen jouw mensen tijd en worden fouten voorkomen. Zeker binnen het MKB is zo’n oplossing handig. Daar zien we dat HR-functionarissen vaak een veel bredere rol hebben dan hun tegenhangers bij grote bedrijven. Zodra er een HR-afdeling is, krijgen mensen hun eigen taak (recruitment, operations, verzuimpreventie, etc.). Binnen het MKB is er geen afdeling, maar één persoon verantwoordelijk voor HR. Die is overal verantwoordelijk voor; van verlof tot het overzicht op de leaseauto’s. Om dat in goede banen te laten lopen zijn uitstekende tools onmisbaar.

Kies HR-software die bij jouw bedrijf past

Om de belasting van de HR-medewerker binnen de perken te houden is digitaliseren verstandig. Je hoeft daarbij natuurlijk niet het hele takenpakket digitaal te ondersteunen. In praktijk zien we dat het gemiddelde MKB ongeveer 80 procent van de taken ondersteunt. Bij grotere bedrijven – waar tijdsbesparing en grip op de HR-afdeling de hoofdrol spelen – ligt dat tegen de 100 procent. Binnen het MKB vallen een aantal ingewikkelde cases af, daardoor haal je met 80 procent automatisering als MKB’er al een tijdsbesparing van 99 procent.

Op zoek naar een oplossing? Let op de user experience

Hoewel je zonder HR-software een heleboel kunt regelen, regel je met software alles in één keer goed. De grote vraag is hoe je de juiste software kiest. Richt je aandacht op de user experience. Hoe makkelijk is er met de software te werken? Denk daarbij niet alleen aan de HR-verantwoordelijke, maar aan al je medewerkers. HR-software geeft je de kans om het iedereen in je organisatie makkelijk te maken. Dat doe je door HR-taken zoals declaraties indienen, opleidingen aanvragen en verlof opnemen lekker eenvoudig te maken. Kijk daarom ook hoe je software voor je medewerker werkt. Kunnen ze zonder gedoe inloggen met hun smartphone? Is het eenvoudig om verlof aan te vragen, of moeten ze alsnog bellen omdat het niet lukt om een declaratie in te dienen?

Luister naar onze HR-podcast

Kortom: kies een HR-software-oplossing die voor iedereen goed werkt, dat bespaart tijd, werkt beter, geeft extra overzicht en – boven alles – zorgt voor blije en tevreden medewerkers. Meer weten over HR voor ondernemers in het MKB? Luister naar de podcast van Edwin Dingjan.