Hoe vraag je buitenlandse btw terug binnen en buiten de EU

Buitenlandse btw terugvragen uit een ander EU-land kan via de Nederlandse Belastingdienst, mits je aan een aantal voorwaarden voldoet. Wij zetten de belangrijkste op een rij:

1. Je onderneming is gevestigd in Nederland (en heeft recht op Nederlandse btw-aftrek.)
2. In het EU-land waar je btw terugvraagt kun je geen btw-aangifte doen.
3. De goederen en diensten waarover je btw terugvraagt heb je gebruikt voor bedrijfsactiviteiten die met btw belast zijn.

Voordat je buitenlandse btw gaat terugvragen, is het belangrijk om te weten of je btw terugvraagt uit een land binnen of buiten de EU. Btw terugvragen gaat in de landen binnen en buiten de EU namelijk verschillend.

Buitenlandse btw terugvragen binnen de EU

Wie zijn administratie in wil richten voor buitenlandse btw-teruggave uit andere EU-landen moet rekening houden met een aantal voorwaarden om het teruggaafverzoek voor buitenlandse btw in te dienen.

Voorwaarden btw teruggaveverzoek binnen de EU

De voorwaarden voor een btw teruggaveverzoek zijn verdeeld in vereisten voor facturen en bonnen.

Facturen

• Als je meerdere facturen inlevert dan mag elk bestandsnaam maar 1x voorkomen.
• Het verzoek mag niet groter zijn dan 5 MB.
• Facturen moeten beschikken over 21 kenmerken.

Bonnen (ook wel vereenvoudigde facturen)

Bij kassabonnen wordt de teruggaaf gecompliceerder. Niet alle EU landen accepteren elke bon. Daarnaast is buitenlandse btw teruggave afhankelijk van het land, bedrag en categorie.

Bonnen moeten tenminste de volgende kenmerken bevatten:

• Datum;
• Naam leverancier;
• Geleverde goederen of diensten;
• Btw (percentage of bedrag).

Ook hierbij geldt dat de bestandsgrootte van de ingediende claim niet groter mag zijn dan 5MB.

Let op: veel bedrijven scannen de pinbon, maar niet de bon die erachter zit. Dit terwijl je juist die bon nodig hebt om btw terug te vragen.

Vraag btw terug conform de 2200 verschillende regels in de EU

Naast deze voorwaarden voor het indienen van je btw-claim zijn nog 2200 regels die de 28 lidstaten van de EU handhaven als het gaat om inkoopbonnen en facturen. Zo denken veel bedrijven, op basis van de Nederlandse wet- en regelgeving, dat eten en drinken in Nederland is uitgesloten van het recht om btw terug te vragen, maar in andere landen krijg je die btw gewoon terug. Lees hier nog twee andere aannames over buitenlandse btw.

Buitenlandse btw terugvragen buiten de EU

Voor wie handelt buiten de Europese Unie wordt het buitenlandse btw teruggave proces diffuus. Elk land buiten de EU hanteert namelijk een eigen systeem voor btw-teruggave of heeft zelfs helemaal geen systeem. Deze zijn te onderscheiden in vier groepen:

• 6 Golfstaten met een btw-systeem (1-1-2018) waarvan slechts twee in 2018 in werking zijn getreden;
• 10 landen met een teruggavesysteem aan buitenlandse ondernemers;
• 44 landen zonder een teruggavesysteem aan buitenlandse ondernemers;
• 32 landen met een registratieverplichting en mogelijke verrekening van btw.

Vereisten btw-teruggaaf buiten de EU

Daar waar het binnen de EU verplicht is om de teruggave te regelen via het webportaal van de overheid, werkt dit buiten Europa heel anders. Zo ben je bij de Noorse overheid verplicht om handmatig de verplichte velden in te vullen en de claim per mail in te dienen.

Veel bedrijven zijn zich niet bewust dat er een btw-deadline is. Een btw-teruggave verzoek voor btw binnen de EU moet namelijk vóór 30 september van het daaropvolgende kalenderjaar zijn ingediend. Wil je buitenlandse btw terugvragen over het jaar 2020? Dan moet je verzoek dus vóór 30 september 2021 zijn ingediend.

Maak gebruik van automatisering

Door de complexiteit van buitenlandse btw geven steeds meer bedrijven het buitenlandse btw proces uit handen aan partijen gespecialiseerd in teruggave van buitenlandse btw. Niet alleen zijn zij op de hoogte van de alle wet- en regelgeving in landen binnen en buiten de EU, ook is het mogelijk om buitenlandse btw teruggave te automatiseren.

Europees marktleider op het gebied van buitenlandse btw teruggave software is VAT4U. VAT4U neemt het hele buitenlandse btw teruggaveproces volledig uit handen. De voordelen van VAT4U op een rij:

• Het in kaart brengen van 2200+ belastingregels voor 30+ landen;
• Automatiseren van BTW berekeningen;
• Eenvoudig btw-claims indienen via het portaal van VAT4U;
• Direct aan de slag, geen software implementatie nodig;
• VAT4U werkt niet met meerjarencontracten. Je zit niet vast;
• Bij uitbesteding werkt VAT4U met no-cure-no-pay.

Toonaangevende bedrijven als Hugo Boss, Rituals en Bugaboo hebben door VAT4U te integreren met de declaratiesoftware van SRXP hun buitenlandse btw teruggave ook over kleinere uitgaven, zoals declaraties, gemaximaliseerd.