Declarabiliteit verbeteren: Meer omzet uit je team

Veel projectgedreven organisaties zoeken groei in meer opdrachten of extra personeel. Maar wat als de grootste winst al binnen je organisatie ligt?

Gemiddeld blijkt 13% van de projecturen bijvoorbeeld niet factureerbaar. Dat zijn uren die je team wel maakt voor klanten, maar die uiteindelijk niet bijdragen aan de omzet. Tegelijkertijd blijft de arbeidsmarkt krap en staan tarieven onder druk. Daardoor wordt het steeds belangrijker om het maximale uit je bestaande capaciteit te halen.

Declarabiliteit, ook wel billability genoemd, helpt daarbij. Door inzicht te krijgen in hoeveel uren daadwerkelijk declarabel zijn, ontdek je waar projecten uitlopen, capaciteit onbenut blijft of omzet verloren gaat. De uitdaging zit in het verhogen van deze declarabiliteit, zónder dat de werkdruk toeneemt.

Succesvolle dienstverleners pakken dat vaak verrassend praktisch aan. Ze registreren uren accurater, brengen capaciteit en projectdata samen en verminderen administratief werk. In deze blog ontdek je welke declarabiliteit realistisch is voor verschillende rollen, welke verbeterkansen de meeste impact hebben én hoe andere bedrijven meer rendement halen uit dezelfde capaciteit.

Waarom declarabiliteit juist nu belangrijk is

Declarabiliteit werd vroeger vaak gezien als een financieel kengetal. Tegenwoordig is het ook een belangrijke stuurinformatie voor groei. En dat is juist nu hard nodig.

Meer inzicht levert direct omzet op

Volgens de Exact MKB Barometer verwacht 82% van de zakelijke dienstverleners meer omzet te kunnen realiseren met beter inzicht in projecten en capaciteit.

Dat is niet verrassend. Veel projectgedreven organisaties weten precies hoeveel opdrachten ze hebben lopen, maar hebben minder zicht op waar tijd verloren gaat. Een project kan bijvoorbeeld winstgevend lijken, totdat blijkt dat er bijvoorbeeld meerdere extra feedbackrondes zijn uitgevoerd die nooit zijn gefactureerd.

Capaciteit wordt steeds waardevoller

Daar komt bij dat de arbeidsmarkt krap blijft. Uit de MKB Barometer blijkt dat 45% van de zakelijke dienstverleners openstaande vacatures heeft.

Nieuwe mensen vinden blijft lastig, terwijl klanten dezelfde kwaliteit en snelheid blijven verwachten. Daardoor verschuift de focus van 'meer mensen aannemen' naar 'meer waarde halen uit de mensen die je al hebt'.

Handmatige processen remmen groei

Tegelijkertijd werkt 35% van de zakelijke dienstverleners nog met spreadsheets, papier of losse systemen voor projectbeheer.

Daardoor gaat veel tijd verloren aan administratie, het zoeken naar informatie en het overzetten van gegevens tussen systemen. Tijd die niet besteed wordt aan klanten of projecten.

En juist nu tarieven onder druk staan, wordt efficiënt werken steeds belangrijker. Meer omzet realiseren door simpelweg meer te rekenen is immers niet altijd mogelijk.

De vraag is dus niet óf declarabiliteit belangrijk is, maar hoeveel ruimte voor verbetering er binnen jouw organisatie zit. Om dat te bepalen helpt het om eerst te kijken wat een realistisch declarabiliteitspercentage eigenlijk is.

3 manieren om declarabiliteit te verhogen

De meeste projectgedreven organisaties verliezen geen omzet door één groot probleem. Declarabiliteit lekt meestal weg via tientallen kleine inefficiënties. Het goede nieuws: juist daardoor zijn er vaak veel kansen om te verbeteren.

1. Zorg voor actuele urenregistratie

Een hoge declarabiliteit begint met betrouwbare data. Toch registreren veel medewerkers hun uren nog achteraf, bijvoorbeeld aan het einde van de week. Daardoor worden kleine werkzaamheden wellicht vergeten en ontstaat een vertekend beeld van de werkelijke tijdsbesteding.

Maak urenregistratie daarom zo eenvoudig mogelijk. Hoe makkelijker medewerkers hun tijd kunnen registreren, hoe groter de kans dat dit ook daadwerkelijk tijdig gebeurt.

Gebruik urenregistratie bovendien niet als controlemiddel, maar als hulpmiddel. Het doel is niet om medewerkers te beoordelen, maar om inzicht te krijgen in werkdruk, projectvoortgang en capaciteit.

2. Breng planning, capaciteit en projecten samen

Veel zakelijke dienstverleners maken nog een planning vanuit verschillende systemen. Verlof staat in een HR-tool, lopende projecten in een projectmanagementsysteem en toekomstige opdrachten in een CRM of spreadsheet.

Daardoor ontbreekt vaak het totaalplaatje.

Stel dat een grote opdracht binnenkort wordt goedgekeurd. Dan wil je direct weten:

• Welke medewerkers hebben nog capaciteit?
• Welke projecten lopen waarschijnlijk uit?
• Welke andere projecten starten binnenkort?
• Welke collega's zijn binnenkort met verlof?

Wanneer die informatie verspreid staat over meerdere systemen, kost het veel tijd om een goede planning te maken. Bovendien neemt de kans op fouten toe.

Hoe je deze informatie precies organiseert verschilt per organisatie. Het belangrijkste is dat planners, projectleiders en management kunnen werken vanuit dezelfde informatiebron. Hoe minder gegevens handmatig gecombineerd hoeven te worden, hoe makkelijker het wordt om capaciteit effectief te benutten.

3. Verminder administratieve werkzaamheden

Veel bedrijven verliezen declarabele tijd zonder dat ze het doorhebben.

Niet doordat medewerkers te weinig werk hebben, maar doordat ze veel tijd kwijt zijn aan administratieve taken.

Denk bijvoorbeeld aan:

• offertes handmatig aanpassen bij veranderende klantbehoeften;
• projectinformatie overtypen tussen systemen;
• uren corrigeren achteraf;
• klantinformatie op verschillende plekken zoeken;
• handmatig facturen opstellen;
• kosten en opbrengsten die niet direct aan een project worden gekoppeld.

Los van elkaar lijken deze taken misschien klein. Op jaarbasis lopen de verloren uren echter snel op.

Ook ontbreekt belangrijke projectinformatie vaak op één centrale plek. Projectgegevens staan in een CRM, urenregistratie in een andere applicatie en financiële informatie weer ergens anders. Daardoor kost het meer tijd om inzicht te krijgen in de voortgang en winstgevendheid van projecten.

Loop daarom eens kritisch door je processen heen. Waar wordt informatie meerdere keren ingevoerd? Welke handelingen voegen weinig waarde toe? En welke taken kun je automatiseren?

Voor sommige organisaties ligt de oplossing in het beter koppelen van systemen. Voor andere juist in het centraliseren van projectmanagement of het verbeteren van de financiële projectadministratie. Wanneer uren, kosten en opbrengsten beter inzichtelijk zijn, wordt het namelijk eenvoudiger om te sturen op rendement én declarabiliteit.

Elke minuut die je bespaart op administratie, kan worden besteed aan werkzaamheden die direct bijdragen aan klanten en omzet.

Praktisch voorbeeld: Hoe Li-Tech meer uit hetzelfde team haalt

Meer inzicht creëren en minder tijd verliezen aan administratie. Dat is precies waar Li-Tech mee aan de slag ging.

Door offertes, opdrachten en facturatie beter op elkaar aan te laten sluiten, kreeg het bedrijf meer overzicht en hoefde ze informatie minder vaak handmatig te verwerken. Dat leverde niet alleen een efficiënter proces op, maar ook:

• minder faalkosten;
• beter inzicht in rendement;
• en minder achterstanden in dagelijkse werkzaamheden.

Inmiddels werkt Li-Tech naar eigen zeggen zelfs drie keer sneller dan voorheen.

Het laat zien dat declarabiliteit verhogen vaak niet begint bij harder werken, maar bij slimmer organiseren. Meer inzicht, minder administratie en processen die beter op elkaar aansluiten vormen vaak de snelste route naar een hoger rendement.

Lees het hele verhaal van Li-Tech hier.

Conclusie: Groei zit vaak dichterbij dan je denkt

Veel projectgedreven organisaties zoeken groei in extra opdrachten of nieuwe medewerkers. Maar zoals we hebben gezien, ligt de grootste winst vaak dichterbij.

Door beter inzicht te krijgen in uren, capaciteit en projectrendement kun je verloren declarabele uren terugwinnen en meer omzet halen uit hetzelfde team. Niet door medewerkers voller te plannen of harder te laten werken, maar door slimmer te organiseren.

Declarabiliteit is daarom veel meer dan een percentage. Het laat zien waar tijd verloren gaat, waar processen beter kunnen en waar groeikansen liggen die vandaag al binnen handbereik zijn.