Pourquoi est-il si important d'effectuer correctement le suivi des heures ?

Suivi minutieux des heures et facturation à partir d’un seul système

Urenregistratie voor dienstverleners

Chers prestataires de services, pourquoi négligez-vous des revenus ?

Les entreprises de gestion de projets profitent pleinement de la reprise économique. Pourtant, certaines choses pourraient être améliorées. Pas moins de 5 % du chiffre d’affaires des bureaux de conseil et de consultance sont perdus avant même d'être réalisés. C'est notamment dû à des erreurs dans les factures, à des heures non facturables en raison de projets mal maîtrisés et à des erreurs dans le suivi des heures. Ainsi, il ressort du Baromètre PME 2016 que 26 % des prestataires de services professionnels estiment qu'être payé à temps constitue un défi.

Non seulement la finalisation du projet, mais aussi un suivi des heures défaillant peuvent susciter la polémique, de sorte que le paiement de la facture se fait attendre. C’est dommage, n’est-ce pas ? En tant qu’entreprise de gestion de projets, vous vendez un produit intangible. Vous ne le stockez pas dans un entrepôt, vous ne le mettez pas en vitrine et vous ne vendez pas de stock excédentaire lors de soldes. Vos activités sont mesurées en fonction du temps presté. Voilà pourquoi le suivi des heures doit être géré correctement. C’est l'épine dorsale de votre entreprise.

Comment bien gérer le suivi des heures ?

Les chauffeurs de taxi savent précisément ce qu’un trajet leur rapporte grâce au taximètre. Sans cet enregistrement, leurs clients remettraient en cause le prix, car il n'y aurait pas de base financière à leur prestation de service. Ce n’est pas pour rien si des taxis aux quatre coins du monde disposent d'un compteur. Pourtant, beaucoup de prestataires de services procèdent encore au suivi des heures sans base structurée. Ils n’encodent absolument rien ou enregistrent les heures dans un tableur qui se perd parmi d’autres documents. C’est étrange !

Exact MKB Barometer 2016

Le Baromètre PME 2016 d’Exact révèle qu’en moyenne, 40 % du chiffre d’affaires des prestataires de services sont basés sur un tarif horaire, tandis que 36 % sont calculés sur base forfaitaire, 12 % d’abonnements et le reste du chiffre d’affaires a une autre origine. Quel que soit votre modèle de revenus, vous visez la marge la plus élevée possible. En d'autres termes, un suivi minutieux des heures de prestation s'impose. Si vous êtes certain du rapport entre vos collaborateurs dont les prestations sont facturables et ceux pour lesquels vous ne pouvez rien facturer, et si vous avez une idée de votre taux d’occupation, vous avez de fortes chances de développer votre entreprise avec succès. L’augmentation des bénéfices est évidente. Vous ne devez pas utiliser les revenus provenant des collaborateurs générant directement un chiffre d'affaires pour payer le salaire de ceux qui ne rapportent rien.

Vous souhaitez améliorer votre suivi des heures et augmenter ainsi la rentabilité de vos projets ? Suivez les trois étapes simples ci-dessous pour augmenter la marge sur vos projets.

Maîtrisez mieux votre suivi des heures en trois étapes

Étape 1 : Structurer le travail

Scindez votre projet en «sous-projets ». Indiquez combien de temps vous prévoyez par activité, combien de temps vous y avez réellement consacré et tous les autres facteurs qui peuvent influencer votre projet. Vous aurez ainsi une vue d’ensemble de la progression du projet, ainsi que des frais et des risques, ce qui vous permettra de rectifier le tir dans l'intervalle.

Étape 2 : Effectuez chaque jour le suivi des heures

Demandez à vos collaborateurs d'encoder quotidiennement leurs heures pour le (sous-)projet concerné. Vous éviterez ainsi qu’ils perdent de vue certaines activités. Plus vous attendrez, plus il y aura des risques de spéculation dans le suivi des heures. Si vos factures sont quand même payées à temps, ce sera un pur coup de chance.

Étape 3 : Choisissez le logiciel adéquat

Il est judicieux d’utiliser un logiciel pour effectuer le suivi des heures. Mieux encore : associez votre suivi des heures au logiciel financier qui vous permet également d’établir vos factures. Utilisez une appli de suivi des heures pour enregistrer directement les heures prestées sur votre smartphone ou tablette. Une fois que vous aurez enregistré les heures, une facture sera automatiquement établie et envoyée au donneur d’ordre.

Exact pour la Gestion de Temps et Facturation

34 % des prestataires de services professionnels travaillent désormais avec un système intégré de gestion de projet et d’administration. Le principal avantage réside dans l’encodage unique de données qui peuvent être utilisées à de multiples reprises. Enregistrez les heures prestées via une appli sur votre smartphone ou tablette. Une telle appli est simple et vous l’avez toujours à portée de main, ce qui vous évitera de ne pas facturer certaines heures. La facture est générée automatiquement grâce à l’intégration des systèmes. La facture est donc correcte car elle est basée sur le suivi des heures. Vous travaillez avec un autre modèle de décompte ? Dans ce cas également, vous aurez une vue d'ensemble de tous les aspects de vos projets. Vous obtiendrez ainsi un aperçu de la productivité par collaborateur, tandis que le nombre d’activités non facturables diminuera. Le cas échéant, vous pourrez adapter vos tarifs sur cette base.

C'est ce que vous voulez aussi ? Examinez les différentes possibilités et essayez Exact pour la Gestion de Temps & Facturation.

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