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Edificio est la société responsable de la gestion et de la location du Skyhall de l’Aéroport de Bruxelles, de l’Hôtel Wielemans et de la Bibliothèque Solvay à Bruxelles. Autant de lieux exclusifs, proposés en location pour des événements. Edificio est également responsable de l’organisation des débats politiques et des conférences proposés par “Friends of Europe”, organisation indépendante et réservoir d’idées qui entend promouvoir des discussions franches et ouvertes et des échanges créatifs sur des thèmes impactant l’Europe et ses citoyens.

Edificio accorde énormément d’importance à la personnalisation de ses factures. Selon le client, le logo de l’emplacement loué apparaît sur la facture. Pour ce faire l’entreprise utilise depuis des années déjà le logiciel Exact ProAcc Professional d’Exact. Pour le personnel administratif d’Edificio, la possibilité de personnaliser rapidement les factures via Exact ProAcc Professional va de pair avec un allègement de la charge de travail et un fameux gain de temps. Deux avantages majeurs lorsqu’on sait que, tout au long de l’année, un événement ou un débat est organisé pratiquement chaque jour dans un des sites gérés par Edificio.

"Aujourd’hui, nous effectuons la majeure partie de notre travail dans Exact ProAcc Corporate. "

Déclaration de TVA et dépôt des comptes annuels par voie électronique

Pour la comptabilité aussi, Edificio n’utilisait que Exact ProAcc Professional jusqu’il y a deux ans. En 2007, le passage à Exact ProAcc Corporate s’est tout naturellement imposé à la société. Depuis, Edificio peut soumettre ses déclarations de TVA et déposer ses comptes annuels par voie électronique, grâce à la nouvelle solution. La migration vers Exact Proacc Corporate n’a posé aucun problème aux collaborateurs, habitués à travailler depuis longtemps avec Exact Professional. Il n’a donc pas été nécessaire de prévoir une formation complémentaire pour les employés – comme c’est généralement le cas lorsqu’on adopte un nouveau programme de comptabilité d’une marque différente.

Centralisation des données

La nouvelle solution présente un autre avantage: par rapport aux versions antérieures, les mises à jour du système sont désormais entièrement automatisées et centralisées. La base de données sous-jacente de Exact ProAcc Corporate est Microsoft SQL Server.

Comme les mises à jour de Exact ProAcc Corporate sont centralisées et ne doivent plus être effectuées par les différents collaborateurs, l’équipe du service Comptabilité gagne énormément de temps. Lors de la migration vers Exact ProAcc Corporate, les adaptations à apporter à la comptabilité sur les ordinateurs des utilisateurs ont d’abord dû être centralisées sur une seule machine, après quoi seulement l’on a pu procéder à la clôture comptable.

“Aujourd’hui, nous effectuons la majeure partie de notre travail dans Exact ProAcc Corporate. Pour nous, il s’agit d’un formidable gain de temps puisque les mises à jour sont désormais centralisées”, explique Martine Mvuesa, Accounting Manager chez Edificio. “Seuls la personnalisation des factures et leur transfert vers Exact ProAcc Corporate se font encore via Exact ProAcc Professional. Ce qui représente une simplification d’environ 5% de notre travail.”

Aujourd’hui, Edificio utilise à la fois Exact ProAcc Professional et Exact ProAcc Corporate. Une quinzaine de collaborateurs d’Edificio continue à utiliser Exact ProAcc Professional pour la saisie des factures, à cause de la fonction de personnalisation. Les factures enregistrées sont ensuite transférées dans Exact ProAcc Corporate.

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