Comment la numérisation compense le déficit en personnel de VFM Advies

Que faire si, en tant que petit bureau administratif, vous avez toutes les peines du monde à attirer du personnel qualifié ? C'est ce qui préoccupait Cees et Yvonne Vlaskamp il y a deux ans. À présent, les propriétaires de VFM Advies ont refermé les portes de l'immeuble pour poursuivre le travail depuis leur domicile. Sans perte de clients, mais avec à moitié moins de personnel. Voici comment ils ont fait.

 

Le moment de peur

En 2016, deux collaborateurs de VFM Advies sont partis. « Nous venions juste d'entamer prudemment la numérisation via Exact et avons donc pris peur », se rappelle Yvonne dans un bureau pratiquement vide. « Comme la plupart des bureaux administratifs, nous étions très réservés en ce qui concerne nos activités. Les clients livraient leurs dossiers et nous traitions toutes les administrations à six collaborateurs. Suite au départ de ces deux personnes, le processus de numérisation s'est accéléré. »

Livraison uniforme

Trimestre après trimestre, nous étions dans le rush au moment de la déclaration de TVA. Nous avons toujours fait face, mais avec le départ de deux collaborateurs, tout le monde a dû redoubler d'efforts. En deux ans, VFM Advies a transféré 90 % des administrations à Exact. Les clients livrent leurs documents via Mon , (Mon VFM Advies). De façon uniforme et régulière. Un grand nombre d'entre eux facturent et paient les factures ouvertes depuis le système. Les comptes bancaires sont liés chez chaque client.

Un meilleur contact avec les clients

« Le travail a complètement changé », remarque Cees. L'administration va beaucoup plus vite, mais le contact avec nos clients est aussi meilleur. Leur administration est constamment à jour, ils deviennent plus critiques, mais sont aussi heureux de savoir où ils en sont. Ils appellent à présent plus souvent pour un état des lieux ou des conseils. Nous sommes désormais en mesure d'y répondre mieux et plus rapidement. »

Vision

Grâce à l'utilisation de Mon VFM Advies, les entrepreneurs ont une vision bien meilleure de la position financière de leur entreprise et peuvent donc agir en conséquence. « Un client avait par exemple bien assez de travail mais toujours des problèmes de liquidité, causés e.a. par trop d'intérimaires onéreux. En visualisant cela dans le tableau de bord Conseil, il a compris sa situation et a pu intervenir à temps », déclare Yvonne.

Plus de charge de pointe

La charge de pointe a disparu parce que les clients transmettent leur administration régulièrement. En outre, l'automatisation joue un grand rôle, les logiciels d'administration, de reporting et de fiscalité sont liés. VFM Advies peut ainsi exécuter le travail plus rapidement. Au début janvier, 95 % des administrations sont déjà complètes alors que les collaborateurs de VFM Advies s'occupaient jadis de l'encodage pendant tout le mois de janvier.

Le processus de travail annuel a aussi été fortement raccourci, les administrations étant toujours actuelles. « Cette année, nous avons déjà bouclé les premiers comptes annuels le 10 janvier », explique Cees. « La nouvelle automatisation fait gagner du temps. Nous avons toutefois dû nous habituer à travailler avec le logiciel, et nous sommes encore en train d'optimiser certains aspects. »

Instructions

Nous n'avons pas eu beaucoup de peine à convaincre les personnes de la nouvelle manière de livrer les documents. Cees : « Nous l'avons montrée, nous avons donné des instructions et avons expliqué les avantages. Les clients les ont immédiatement compris. Il n'y a plus que quelques personnes qui livrent encore sur papier. Ce sont par exemple des entrepreneurs qui partent bientôt à la retraite. »

Certitude quant aux revenus

75% des clients paient un tarif fixe pour les prestations de services. La condition pour entrer en ligne de compte est que l'administration soit toujours à jour. Les clients l'apprécient. Il n'y a pas de surprise au niveau de la facture. Et VFM Advies a une garantie de revenus.

Il sera bientôt également possible d'être averti en cas d'exceptions. Yvonne a entre-temps aussi suivi la formation relative au module de projets d'Exact pour rationaliser encore davantage le travail. « Nous prévoyons de servir prochainement nos 125 clients avec 3,2 ETP depuis notre bureau à domicile. »

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