Así funciona el IVA intracomunitario en facturas al extranjero
Si tienes una empresa con operaciones internacionales consolidadas, a menudo deberás enviar facturas a clientes en el extranjero o gestionar facturas extranjeras en tu contabilidad. Las facturas y la contabilidad en este contexto son diferentes de las que utilizas en España. En este artículo te explicamos todo lo que debes tener en cuenta.
Gestión contable centralizada para organizaciones con múltiples sedes
Requisitos básicos para una factura correcta
En España, existen varios requisitos legales que debe cumplir una factura para ser válida. Por ejemplo, una fecha de factura y un número de factura único. Si emites una factura internacional, algunos aspectos cambian. Te explicamos las diferencias clave.
Consejo: Implanta una solución de facturación que permita mantener formatos unificados por país, con trazabilidad completa del ciclo de facturación y cumplimiento fiscal automatizado.
¿Cómo saber qué IVA aplicar en una factura?
El tipo de IVA que debes aplicar en tu factura depende de varios factores:
- Si el cliente está dentro o fuera de la UE;
- Si el cliente es un particular o una empresa;
- Si el servicio está sujeto a las excepciones para el IVA intracomunitario.
Dentro o fuera de la UE
Si tienes una sede en España, pero trabajas con clientes internacionales o si cuentas con varias sedes en el extranjero que facturan directamente a sus propios clientes, asegúrate de verificar si tu cliente está ubicado dentro de la UE. Ten en cuenta que países como Noruega, Suiza y el Reino Unido están fuera de la UE. Existe una gran diferencia entre facturar a clientes dentro y fuera de la UE.
Cuando operas desde España dentro de la UE, generalmente aplicarás el tipo de IVA español (9% o 21%) a los productos o servicios. Normalmente, no hay requisitos adicionales para la factura.
Sin embargo, existe un umbral anual por país (usualmente de €10.000). Si tu volumen de ventas es menor que ese umbral, aplicarás el IVA español. Si lo superas, deberás aplicar el IVA del país correspondiente. Este proceso lo puedes hacer mediante la Agencia Tributaria española o a través de la Agencia Tributaria del país en cuestión. Si tienes dudas, consulta la página web de la Agencia Tributaria.
Si facturas bienes o servicios a una empresa dentro de la UE desde España, normalmente aplicarás el régimen de inversión del sujeto pasivo (o IVA intracomunitario). Esto significa que el cliente será responsable de pagar el IVA en su país. En la factura deberás indicar un tipo de IVA del 0% y cumplir con lo siguiente:
- Especificar "IVA invertido" en la factura;
- Incluir los números de IVA de tu empresa y del cliente.
En entornos empresariales con alto volumen de transacciones intracomunitarias, es recomendable automatizar la validación de NIF-IVA y la generación del modelo 349 desde tu ERP. Aunque no pagues el IVA, debes declarar los bienes o servicios suministrados a la Agencia Tributaria española mediante la declaración del modelo 349 (operaciones intracomunitarias).
Si facturas desde España fuera de la UE, no importa si el cliente es un particular o una empresa, siempre aplicarás un tipo de IVA del 0%. Sin embargo, en algunos casos, podrían existir requisitos administrativos específicos. La herramienta de la Agencia Tributaria te indicará qué debes hacer en tu caso.
Facturar en divisas extranjeras, ¿cómo funciona?
Si envías una factura desde España a otro país, a veces querrás traducirla y mostrarla en la moneda local para facilitar el proceso a tu cliente. Esto está permitido, siempre que indiques también el importe del IVA en euros.
Si facturas desde una sede extranjera a clientes locales, deberás aplicar la normativa y divisa de ese país. En organizaciones con varias filiales, esto requiere una gestión coordinada entre departamentos de finanzas locales y centrales.
Los desafíos de las facturas internacionales
Si tu empresa tiene varias sedes internacionales y emite facturas desde una de ellas a clientes locales, debes asegurarte de que tus facturas y contabilidad cumplan con la normativa de IVA local. Esto implica tratar con diferentes monedas, normativas y, en algunos casos, distintos idiomas.
En muchos casos, las áreas de facturación operan en local y requieren integraciones con los sistemas corporativos. Disponer de plantillas automatizadas y sistemas homologados por país minimiza errores y agiliza la operativa.
A veces, la persona que emite la factura no habla el idioma local, por lo que debes asegurarte de que la factura se emita y registre correctamente. En algunos casos, las facturas deben seguir formatos fijos, como ocurre con la facturación B2B electrónica en Italia y Polonia. Estos formatos estandarizados aseguran que se cumplan todos los requisitos. Además, en algunos países, las facturas en papel siguen siendo la norma, lo que puede afectar el proceso de facturación.
Consejo: Implanta una solución global como Exact que permita emitir facturas multilingües, adaptadas a las obligaciones fiscales locales, con integración directa a contabilidad.
Exact para Negocios Internacionales
Si ya operas en el extranjero o planeas expandirte, con Exact para Negocios Internacionales podrás gestionar tu contabilidad desde un solo sistema centralizado. Gracias a sus flujos multinorma y soporte multimoneda, puedes garantizar el cumplimiento normativo local sin comprometer la trazabilidad global.
Los formatos de factura estandarizados y los formatos bancarios locales garantizan que siempre cumplas con las normativas locales. Así podrás centrarte en lo importante: tu negocio. Lo demás, está cubierto.