Sistema DMS. Flujo automatizado de documentos de Exact

Sistema de gestión documental que facilita el flujo automatizado de documentos y facturas en la empresa: gestiona de manera más eficiente los procesos y la documentación.

DMS frente al flujo de trabajo documental tradicional

El modelo de circulación tradicional o manual de documentos está presente en muchas empresas y lamentablemente, sigue siendo muy común. ¿Qué es un modelo tradicional? Es aquel en el que los documentos en papel circulan por diferentes departamentos y, a veces, incluso entre divisiones de la empresa. En este caso, el procesamiento manual de la documentación se aplica tanto a la documentación entrante como a la saliente.  

Esta manera tradicional de gestionar la documentación tiene muchas desventajas y, a largo plazo, repercute en pérdidas para la empresa. En primer lugar, desde el punto de vista financiero, el mantenimiento de un archivo en papel suele generar costes elevados y, en ocasiones, se combina con la necesidad de contratar personal para gestionar dicho archivo. Además, el procesamiento manual de la documentación requiere más tiempo y más trabajo: hay que hacer llegar el documento a la persona responsable por ejemplo de su aprobación. 

Gestión de facturas y documentos en la empresa

La factura es uno de los documentos más comunes en cualquier empresa y, su adecuada gestión, repercute directamente en los ingresos de la compañía. Su circulación debe ser rápida y eficiente. Desafortunadamente, en la práctica, las facturas suelen circular por la empresa de una persona a otra y el proceso de verificación se alarga en el tiempo. Sin embargo, ¡no tiene por qué ser así! Con un sistema dms eficaz que digitalice el flujo de trabajo electrónico de los documentos, puedes automatizar este proceso y, por lo tanto, acelerar la gestión de las facturas. 

El inicio del proceso de gestión de facturas en el sistema de Exact es el registro de los datos del  documento entrante. Con la ayuda de la herramienta de reconocimiento óptico de caracteres - OCR, se descarga la información del documento directamente a la base de datos, sin tener que reescribir manualmente toda la información necesaria evitando los errores humanos.

Una vez que la persona autorizada acepta la factura, el documento complementado con los datos correctos, se puede importar a Exact Globe o a otro sistema financiero, donde se contabiliza correctamente.

Gracias a la integración de procesos, todas las personas involucradas en el flujo de documentos, y la ejecución de tareas, tienen acceso a la misma información. Las tareas se asignan automáticamente, por lo que cada empleado conoce el estado de cada actividad y quién es responsable del siguiente paso. 

La digitalización de la documentación y su automatización, aporta muchas ventajas: ya que permite ahorrar tiempo en la tramitación de las facturas al acelerar y simplificar las tareas administrativas. Esto mejora la eficiencia del departamento de contabilidad, entre otros. Otra ventaja innegable de esta solución de gestión documental es la garantía de acceso a los documentos solo para las personas que están autorizadas. Las facturas se almacenan en un único sistema que permite encontrarlas fácilmente sin tener que buscar en un archivo en papel.
flujo de documentos
automatizacion de documentos

Seguridad garantizada

Una gestión documental tradicional, no protege los documentos contra la pérdida o el tratamiento inadecuado. Más aún si hablamos de la entrada masiva de pedidos, facturas y otros documentos, lo que a veces puede interrumpir el flujo de trabajo. Un tema importante es la protección de datos sensibles y el cumplimiento de los procedimientos GDPR. Confiar en el flujo documental tradicional puede generar a la larga retrasos en los pagos, problemas de cumplimiento de tareas y pedidos a tiempo, escasez de documentación o problemas en la comunicación entre compañeros.

La digitalización de la documentación en los últimos años se ha abierto paso en la mayoría de las empresas y cada año que pasa está reemplazando cada vez más los métodos tradicionales de gestión documental. Cualquier organización que desee mejorar su funcionamiento debe tener en cuenta la posibilidad de invertir en un software que agilice el flujo de trabajo documental dentro de la misma.

¿Qué es un sistema DMS?

Un sistema DMS (Document Management System o Sistema de Gestión Documental) está diseñado para recoger, almacenar, enviar, compartir y buscar los diferente documentos que se crean dentro de la organización, pero también aquellos disponibles fuera. El sistema DMS permite buscar la información necesaria en función de criterios o palabras clave específicas. El documento se introduce en el sistema automáticamente, por ejemplo, escaneando la versión en papel.

El sistema del flujo electrónico de documentos es una parte integral de muchos sistemas ERP, cuya tarea es integrar completamente todas las áreas de las operaciones de la empresa, así como los procesos comerciales existentes. El sistema DMS debe estar totalmente integrado con otros módulos del sistema ERP como RR. HH., CRM, Gestión de Proyectos, Finanzas o BPM

Este también es el caso del sistema de gestión documental de Exact. El sistema DMS, forma parte de la plataforma colaborativa Exact Synergy y permite gestionar, controlar y mejorar la forma en que los empleados de toda la organización trabajan juntos. Es principalmente una base de datos única, centralizada e integrada que facilita el flujo de información dentro de la empresa. Exact Synergy es accesible desde cualquier navegador las 24 horas del día, los 7 días de la semana, facilitando así también el trabajo a distancia. 

 

Funcionalidades del sistema DMS

El DMS (Sistema de Gestión Documental) tiene funcionalidades como:

  • Posibilidad de trabajar con documentos desde cualquier lugar con acceso a Internet, lo que facilita enormemente el trabajo a distancia.
  • Posibilidad de gestionar diferentes tipos de documentos, incluido el control de versiones. 
  • Integración con MS Office. Con solo un click, cualquier archivo pasa a formar parte de la BB.DD corporativa con su correspondiente control de cambios.
  • Funcionalidad de búsqueda avanzada que, junto con la funcionalidad de etiquetado de documentos, permite localizar rápidamente cualquier documento.
  • Los documentos están vinculados a proyectos, empleados, proveedores y transacciones, lo que organiza muchos procesos en la empresa.
  • Los documentos son accesibles desde diferentes rutas, por lo que el usuario no está obligado a utilizar una única ruta correcta, que le lleve, por ejemplo, a la factura que está buscando. Será visible, por ejemplo, a nivel del proveedor, el proyecto bajo el cual se emitió o la persona que debe recibirla.
  • El sistema DMS de Exact permite utilizar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), es decir, escanear y descargar datos en el sistema directamente desde los documentos en papel.
  • Cada empleado tiene acceso a un flujo de trabajo automatizado, que incluye, entre otros, los documentos relacionados. Esto agiliza la asignación de tareas y garantiza el cumplimiento de las actividades relacionadas con un documento determinado. Además, hay recordatorios y alertas sobre documentos pendientes de procesar.
  • La plataforma Exact Synergy con función DMS también está disponible en versión móvil.

Sistema DMS – Beneficios

El flujo de trabajo electrónico de los documentos en una empresa tiene muchas ventajas, entre ellas:

  • Facilita la gestión centralizada y la colaboración entre departamentos.
  • Todos los documentos se encuentran organizados y en un lugar centralizado para facilitar su búsqueda e indexación.
  • La herramienta OCR ahorra tiempo al evitar introducir datos manualmente.
  • Facilita el trabajo a distancia gracias al acceso a documentos en cualquier momento y lugar.
  • Acceso al mismo documento desde diferentes lugares del sistema (proyectos, empleados, proveedores, transacciones...).
  • Organiza y controla el flujo de los procesos y refuerza la cooperación dentro y fuera de la empresa. Esto es especialmente importante en el caso de grandes empresas con una estructura organizativa de varios niveles.
  • Aumento de la seguridad y custodia de los datos: adaptación total a las recomendaciones RGPD.
  • Reducción de costes asociados al almacenamiento de documentos en papel.
  • Reducción del tiempo empleado en la gestión de las facturas (menos 50%). 
  • Total trazabilidad de los procesos: los documentos solo son aceptados por personas autorizadas.
  • Minimiza el riesgo de error humano.

 

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