¿Cómo un software facilita una implementación de Proyectos Ágil?

La metodología Ágil, y como su nombre indica para la gestión ágil de proyectos, ha ganado muchos adeptos en los últimos años, ya que ofrece una mayor flexibilidad y se adapta fácilmente a los cambios, tan habituales en el mundo empresarial actual. Gracias a su enfoque iterativo y colaborativo, es más fácil conseguir los objetivos marcados. No obstante, para aprovechar todos sus beneficios se recomienda la implementación de un software especializado.

Introducción a la gestión ágil de proyectos

A diferencia de la forma tradicional de abordar el trabajo, la gestión Ágil de proyectos se basa en una comunicación continua con el cliente. Para ello, cada proyecto se divide en pequeñas tareas en las que se trabaja de forma colaborativa y que se entregan una vez terminadas. De este modo, se recibe feedback cada poco tiempo, por lo que es más sencillo hacer cambios para darle al usuario final lo que realmente necesita.

Principios para una gestión ágil de proyectos

Según la metodología Ágil, los equipos de proyectos se organizan en sprints en los que la forma de trabajo se adapta a las necesidades del cliente de forma colaborativa y rápida, por lo que se aumenta el valor de cara al usuario final. Algunos de los principios fundamentales de esta metodología son:

• Colaboración del equipo: los directores de equipo, los desarrolladores, los responsables de producto e, incluso, los clientes forman parte del resultado final. La comunicación continua facilita la toma de decisiones de forma conjunta y la capacidad de resolver problemas rápidamente. De este modo, los resultados son más satisfactorios.
• Entrega faseada: los proyectos ágiles pueden realizar ajustes durante el proyecto, evitando que los resultados se desvíen mucho de lo esperado. Esto solo es posible gracias al trabajo en sprints, que permite a la empresa recibir feedback del cliente de forma habitual.
• Adaptabilidad a los cambios: un equipo que trabaja con metodología Agile para gestionar los proyectos es consciente de que los requisitos pueden cambiar, por lo que está preparado para modificar la forma de trabajo.
• Enfoque en el valor del negocio: la plantilla enfocada en proyectos ágiles sabe cómo detectar cuáles son los aspectos que tienen mayor impacto en el éxito y se centran principalmente en ellas durante su desarrollo. Como resultado, aumenta la satisfacción de los clientes y mejora el retorno de inversión.
• Retroalimentación continua: al recibir información recurrente por parte de los clientes, los trabajadores pueden subsanar errores, mejorar la metodología y potenciar aquello que funciona adecuadamente en un breve espacio de tiempo.

Los principios de la gestión ágil de proyectos, por lo tanto, consiguen que los equipos trabajen de forma más eficaz.

Existen también otras metodologías, cada una con sus propios enfoques y desarrollo. Cada uno de estos métodos se adapta a diferentes necesidades y contextos, por lo que las empresas pueden escoger dependiendo del trabajo que tengan que realizar en cada momento. Aquí puedes ver las metodologías para la gestión de proyectos más utilizadas y encontrar la que mejor se adapta a las necesidades de cada cliente o momento de trabajo.

Herramienta para la gestión ágil de proyectos con Exact

La mejor forma de implementar las metodologías anteriores de forma satisfactoria, es contar con una herramienta de gestión de proyectos ágiles. En Exact hemos desarrollado una solución integral que proporciona funcionalidades avanzadas para trabajar de forma colaborativa y fomentando la comunicación eficiente.

Para cumplir con las necesidades de los equipos ágiles, este software de gestión de proyectos ofrece la posibilidad de trabajar con tableros Kanban, llevar el control de los presupuestos, gestionar el tiempo invertido y analizar datos en tiempo real de forma personalizada. En definitiva, una herramienta que permite a los miembros del equipo centrarse en el trabajo y mantenerse en sintonía con el objetivo final.

Ventajas de utilizar Exact para la Gestión de Proyectos

Son muchas las ventajas que proporciona el software de gestión de proyectos de Exact, ya que supone toda una revolución en la forma en que los equipos afrontan el trabajo, desde la planificación hasta la ejecución. Su fácil integración con otros programas utilizados en las grandes compañías para la gestión contable o la relación con los clientes, aumenta sus beneficios. Los más destacados son:

• Registro sencillo de horas: cada trabajador introduce fácilmente el tiempo invertido en cada tarea, por lo que todas las horas se facturan adecuadamente. Esta información es útil tanto para controlar la rentabilidad del proyecto como para gestionar los recursos disponibles.
• Facturación precisa: los importes se basan en los tiempos registrados y en los costes fijos asignados a cada proyecto, por lo que la transparencia con el cliente es total.
• Gestión de ingresos fijos: para aquellos proyectos con costes fijos a los que no afectan las horas trabajadas, este módulo permite adaptar la facturación y cruzar datos con las herramientas de gestión financiera.
• Acceso online: cualquier usuario puede acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento a información actualizada. Por lo tanto, la flexibilidad y la productividad aumentan, además de garantizar la toma de decisiones basada en datos reales.
• Crecimiento sostenible: una herramienta en la que se centraliza la gestión de proyectos, de recursos humanos y de la relación entre distintas filiales fomenta una dirección financiera eficiente y un crecimiento empresarial sostenible.

Caso de éxito de la herramienta de gestión de proyectos ágiles de Exact

En nuestro caso de éxito de Smartel, la empresa transformó la manera de gestionar sus proyectos desde la implementación del software de Exact. Algunos de los logros alcanzados fueron:

• Optimización de los procesos: al simplificar el proceso de planificación, ejecución y seguimiento, la eficiencia y la productividad de los equipos aumentaron notablemente.
• Colaboración entre equipos: como la comunicación se volvió más fluida, aumentó la cohesión entre los miembros de la plantilla y con ella, el rendimiento de los proyectos.
• Mayor eficiencia operativa: se automatizaron tareas rutinarias, por lo que se liberaron recursos para trabajar en tareas estratégicas.
• Aumento de la adaptabilidad: la herramienta permite hacer cambios rápidamente y responder a los cambios demandados tanto por los clientes como por el mercado.
• Satisfacción de los clientes: la mayor capacidad de respuesta junto a la eficiencia operativa se traduce en una mayor calidad de los servicios, que es lo que busca el cliente.

Los objetivos que se consiguieron se tradujeron en una mayor confianza de los clientes en Smartel, por lo que mejoró su posición en el mercado.

En definitiva, además de conocer todas las metodologías y la gestión ágil de proyectos en concreto, es conveniente implementar un software específico que permita aprovechar todas las ventajas de forma rápida, intuitiva y eficaz. ¿Quieres saber más? Visualiza nuestra demo y descubre porqué más de 675.000 emprendedores ya trabajan con Exact.