Les options de Exact Venice
Exact Venice Comptabilité et Facturation
Avec l’option Contrôle d‘accès, vous pouvez régler l’accès aux modules, aux dialogues, aux listes de recherche, etc. pour des groupes d’utilisateurs. Vous êtes aux commandes de votre système et décidez pour chaque type de fiche ou de document ce que vous autorisez à qui : voir, modifier, ajouter et/ou supprimer. En outre, cette option permet de sécuriser vos données, afin qu’elles ne soient pas jetées en dehors de Exact Venice.
Caractéristiques :
- Contrôle granulaire du niveau des options et des actions
- Attribuer des droits par groupe d’utilisateurs
- Peut être lié à Active Directory ou à un compte Windows local
- Possibilité de crypter le fichier pour une sécurité optimale
- Cession de droits possible sur les utilisateurs d’autres licences de Venice
Avec l’option Intrastat, vous saisissez immédiatement les données Intrastat pour chaque facture intracommunautaire dans Exact Venice Comptabilité et Exact Venice Facturation Enterprise. Après avoir saisi les données, vous pouvez les ajouter ou les modifier. La déclaration est alors faite en un clin d’œil.
Caractéristiques :
- Prise en charge de différents modèles (arrivée, expédition, les deux)
- Déclaration standard ou détaillée
- Toujours les codes de marchandises les plus récents
- Des alias pour les codes fréquemment utilisés
- Correction possible après
- Entrée dans la facturation et la comptabilité
- Les codes de marchandises peuvent être liés aux articles pour une saisie automatique.
- Soumission automatique via le lien OneGate
Avec cette option, la comptabilité analytique devient une extension naturelle de votre comptabilité et de votre facturation quotidiennes. Pour le suivi des objets de coûts, des centres de coûts et des types de coûts, vous créez les comptes analytiques nécessaires et vous pouvez travailler avec vos propres propositions de réservation analytiques.
Caractéristiques :
- 3 dimensions : centre, objet, type
- structuré de manière hiérarchique
- propositions de réservation pour une allocation plus facile
- peut être saisi dans la facturation ou la comptabilité
- lien vers l’article ou le compte général pour le traitement automatique
- des possibilités de rapport étendues (diverses dimensions)
L’option Importation permet d’importer automatiquement les données d’autres programmes dans Exact Venice Facturation Enterprise ou Exact Venice Comptabilité.
Caractéristiques :
- Importation possible dans presque toutes les feuilles de travail (clients, factures, articles, bons de livraison, réservations diverses,…)
- Support des fichiers texte et CSV
- En général, aucune modification de votre fichier source n’est nécessaire. Grâce à un fichier de “mapping”, vous définissez la structure du fichier à importer.
- Support pour la création et la modification de données existantes
- Prise en charge des commandes avant et après pendant l’importation
- Importation de factures de vente au format UBL dans Exact Venice Comptabilité
L’option Webconnect vous offre un service web qui vous permet d’accéder à vos données de Exact Venice sur notre plateforme cloud depuis n’importe quel appareil. Cela vous permet non seulement de consulter vos données, mais aussi de créer des commandes et/ou des factures de vente à partir d’autres applications. Vous disposez d’une connexion en temps réel avec votre application Venice dans le cloud. Ainsi, la connexion avec un site web, une application ou une application locale devient un jeu d’enfant.
Caractéristiques :
- Service web basé sur des normes ouvertes (XML, JSon, oData)
- Permet des connexions bidirectionnelles en temps réel
Envoyez des bons de livraison, des factures et des rappels de manière entièrement automatique au client, dans différents formats. L’option eDocuments s’intègre parfaitement à Exact Venice Facturation Enterprise et à Exact Venice Comptabilité.
Quelques caractéristiques :
- Prise en charge des formats e-fff, Pdf et XML personnalisés
- Facturation au gouvernement via la plateforme Peppol
- Envoyer des rappels avec les factures correspondantes à vos mauvais payeurs
- Mise en œuvre progressive possible (réglable par client)
- Envoyer via MAPI ou SMTP
Avec l’option Contrôle d‘accès, vous pouvez régler l’accès aux modules, aux dialogues, aux listes de recherche, etc. pour des groupes d’utilisateurs. Vous êtes aux commandes de votre système et décidez pour chaque type de fiche ou de document ce que vous autorisez à qui : voir, modifier, ajouter et/ou supprimer. En outre, cette option permet de sécuriser vos données, afin qu’elles ne soient pas jetées en dehors Exact Venice.
Quelques caractéristiques :
- Contrôle granulaire du niveau des options et des actions
- Attribuer des droits par groupe d’utilisateurs
- Peut être lié à Active Directory ou à un compte Windows local
- Possibilité de crypter le fichier pour une sécurité optimale
- Cession de droits possible sur les utilisateurs d’autres licences Exact Venice
Exact Venice Comptabilité
L’option de gestion des actifs fixes vous permet de gérer l’aspect comptable de vos actifs fixes de manière simple et efficace et s’intègre parfaitement à Exact Venice Comptabilité.
Cette option permet de passer des amortissement périodiques. Une fois que vous avez saisi les fiches d’immobilisations, la comptabilisation des amortissement se fait automatiquement.
Vous pouvez inclure toutes les entrées concernant les investissements dans une feuille de calcul. Sur la base de cette reprise, vous décidez ensuite de créer de nouvelles fiches d’investissement, de modifier les fiches existantes ou d’accepter des réalisations (ventes). En cas de crédit, les entrées de correction nécessaires seront effectuées automatiquement.
Les fiches d’immobilisation contiennent des informations permettant de préparer la proposition de comptabilisation de l’amortissement final.
Ils contiennent entre autres :
- Code de fiche à 30 chiffres construit hiérarchiquement avec description
- Numéro de série unique qui peut être recherché
- Nombre à 2 décimales (plusieurs appareils identiques gérés avec une seule fiche)
- Type d’investissement (recherche, économie d’énergie, autre)
- Données d’achat
- Méthode (linéaire, accélérée, dégressive, variable)
- Rente (complète ou proportionnelle)
- Caractéristiques de l’immobilisation (équipement, capacité, surface, etc.)
- Durée et fréquence de comptabilisation (1, 2, 3, 4, 6 ou 12 mois)
- Comptes comptables à utiliser
- Historique, valeur résiduelle, pertes et gains
- Données de crédit (note de crédit d’achat, montant du crédit, nombre d’articles crédités…)
- Données de réalisation (valeur des ventes, client, facture de vente…)
- Bloc d’informations avec 4 champs numériques et 4 champs de texte libres
- La saisie standard des données facilite la saisie des fiches d’actifs fixes. Le risque d’erreurs dues à une saisie incorrecte des données est ainsi réduit au strict minimum.
- Les données historiques peuvent être saisies manuellement. Ceci est utile pour créer des fiches qui ont déjà été partiellement amorties au cours des exercices précédents.
Vous pouvez automatiser les paiements à vos fournisseurs via l’option Paiements. Sur la base des documents d’achat enregistrés, Venice crée une liste de paiements que vous pouvez effectuer. En 3 étapes simples, vous pouvez créer un fichier de paiement que vous transmettrez à Isabel ou à votre banque. Vous avez toujours le contrôle de l’ensemble du processus :
- Compatible avec tous les logiciels professionnels de banque en ligne
- Intégration facultative avec Isabel
- Plus de double saisie, d’où un gain de temps considérable
- Les erreurs ou les doubles paiements appartiennent au passé
- Paiements récurrents
- Contrôles de fraude intégrés
- Suivi en temps réel de l’état de votre compte pendant l’attribution des paiements
L’option Consolidation permet d’effectuer à la fois une consolidation des soldes et une consolidation des déclarations de TVA (unité TVA).
La consolidation des bilans exige que dans le fichier de consolidation et les fichiers à consolider, les postes suivants soient égaux :
- les dates de début et de fin de l’exercice
- la devise dans laquelle les comptes sont tenus
- La version de Venice
La consolidation des déclarations de TVA exige que les éléments suivants soient égaux :
- Euro comme code de devise
- Numéro d’entreprise belge valide
- Les dates de début et de fin des exercices (dans le cas du régime de la marge)
- Fixé à la déclaration mensuelle
Fonctionnalités supplémentaires :
- Consolidation séparée du chiffre d’affaires intra-entreprise
- Consolidation facultative des écritures comptables analytiques
- Unité TVA
- Pas de limite au nombre de dossiers à consolider
L’option Fiduciaire a été développée en collaboration avec des professionnels du monde de la comptabilité.
Cette option regroupe un certain nombre de fonctionnalités qui offrent une valeur ajoutée spécifique à tout expert-comptable et comptable qui gère ses dossiers clients avec Exact Venice Comptabilité, comme par exemple :
- Feuilles d’honoraires 281.50 et 325.50 et Belcotax sur le lien web
- Formulaires de droits d’auteur 281.45 et 325.45 et Belcotax sur le lien web
- Liste des dépenses rejetées
- Déclaration Intervat groupée (déclaration de TVA, déclaration IC et liste de clients)
- Échange structuré de données entre le client et le comptable
- Activation d’options non installées pour traiter efficacement les dossiers des clients
- Pour les comptables reconnus de l’IAB et du BIBF, l’option Fiduciaire est disponible gratuitement pour 25% des utilisateurs de Exact Venice Comptabilité (avec un minimum de 1 utilisateur) sur présentation du certificat officiel de reconnaissance de l’institut professionnel.
L’établissement des comptes annuels, abrégés ou complets, est un jeu d’enfant avec cette option. Toutes les pages sont fournies : le bilan, le compte de résultat, les notes et le bilan social.
Grâce à l’intégration transparente avec votre système comptable, vous pouvez créer un état financier intermédiaire à tout moment. Les ratios intégrés constituent le point de départ idéal pour une analyse financière approfondie.
Caractéristiques :
- Importation de soldes à partir de Exact Venice Comptabilité, d’un fichier XBRL ou d’un fichier texte
- Importer un bilan social à partir d’un fichier texte
- La présentation hiérarchique assure une navigation facile
- Possibilité d’ajouter des commentaires
- Tous les contrôles de la BNB (obligatoires, supplémentaires, bilan social) sont effectués pour vérification.
- Module intégré pour le calcul des ratios
- Rapports détaillés (liste des soldes, liste des erreurs, rapports d’impression, liste des contrôles effectués).
- Création d’un fichier XBRL à soumettre à la BNB
Débit direct SEPA, le débit direct européen.
Caractéristiques :
- Migration du format DOM80
- Soutien aux mandats B2C, B2B et mandats ponctuels
- Création d’un fichier d’échange XML
- Intégration facultative avec Isabel6
La représentation fiscale est une option de la comptabilité qui automatise votre activité de représentant fiscal et vous permet de remplir les obligations administratives belges (déclaration de TVA).
Vous disposez des options suivantes pour le suivi des paiements :
- Pas de suivi de paiement : votre client s’occupe lui-même de l’ensemble du suivi de paiement.
- Suivi du paiement uniquement pour la TVA : Votre client établit des factures sans TVA et vous charge d’établir des factures pour collecter la TVA. Vous vous chargez du suivi du paiement de ces factures.
- Suivi du paiement intégral : votre client vous demande de créer des factures pour le montant total. Vous assurez le suivi du paiement.
Exact Venice Facturation
Une gestion des achats entièrement organisée et automatisée grâce à l’option de gestion des achats.
Offre d’achat ► Formulaire de commande d’achat ► Bon de livraison d’achat ► Facture d’achat
Les documents peuvent être facilement copiés et rapprochés. Vous pouvez facilement contrôler les commandes en attente.
Quelques caractéristiques :
- Placement automatique des commandes en fonction du stock actuel et des commandes de vente
- Suivre les prix des articles par fournisseur
- Propositions de facturation pour la création rapide de devis et de commandes d’achat
- Contrats d’achat commerciaux (sur la base de prix gradués, de groupes d’articles, …)
- Commandes juste à temps
- Intégration avec l’administration des ventes
- Transfert automatique vers Exact Venice Comptabilité
Les formulaires de commande et les bons de livraison sont facilement créés à l’aide de l’option Gestion des ventes, de même que les demandes de retour et les ordres de consignation. La mise en page est très rapide car chaque document peut être reproduit sur un document de suivi.
Devis de vente ► Formulaire de commande de vente ► Facture de vente
Caractéristiques :
- La quantité peut être facilement ajustée
- Autoriser ou non les livraisons partielles
- Impression de gros volumes : bons de commande et de livraison, listes de documents, étiquettes basées sur des lignes de détail, étiquettes par colis, …
- Propositions de facturation pour la création rapide d’offres de vente et de commandes
- Livraison automatique des commandes prêtes
- Facturation automatique des bons de livraison finis
- Transfert automatique vers la comptabilité de Exact Venice
Une image claire et nette du stock ; c’est ce que vous créez avec l’option de gestion des stocks : quel est le stock à tout moment, et où se trouvent exactement les marchandises ? Vous contrôlez tous les flux de marchandises entrants et sortants grâce à l’intégration étroite avec les modules d’achat et de vente. Grâce à des listes de prélèvement claires, le magasinier peut facilement préparer et livrer les commandes. Vous pouvez également évaluer vos actions selon 4 méthodes.
Quelques caractéristiques :
- Définir un ou plusieurs lieux par article
- Priorité de prélèvement réglable par emplacement
- Les codes de circuit assurent un prélèvement optimal
- Emplacement préférentiel pour le stock entrant
- Listes de prélèvement basées sur des commandes prêtes à l’emploi
- Rapports par entrepôt et par site
- Intégration étroite avec les options de gestion des achats et des ventes
- Méthodes d’évaluation des actions : LIFO, FIFO, moyenne mobile et valeur de marché courante
L’option Articles composés vous permet de spécifier les pièces d’un article et de générer des ordres de fabrication à partir de cette liste des pièces.
Caractéristiques :
- Prise en charge de plusieurs niveaux dans la liste des pièces
- Support pour l’article composé, l’article devant être composé ou l’ensemble à assembler
- Suivre le temps de production
- Création automatique d’un fichier de travail avec les articles à produire
- La note de production peut être traitée en plusieurs étapes
L’option Numéros de série et de lot vous permet de lier un ou plusieurs numéros de série par article. Ainsi, vous pouvez toujours savoir parfaitement à qui un certain appareil a été vendu, par exemple à des fins de garantie. Cette option prend également en charge les numéros de lot, ce qui vous permet d’effectuer le traçage nécessaire, par exemple dans l’industrie alimentaire. Ce module est fortement imbriqué avec les options Gestion des ventes, Gestion des achats et Gestion des stocks.
Ces données sont conservées par fiche :
- Prix d’achat
- Pays d’origine
- Statut
- Date de production
- Date limite
- Remarque
- 8 champs libres
La gestion de certaines régimes spéciaux en matière de TVA, de suppléments, d’accises et de vides devient un jeu d’enfant avec l’option “Régimes spéciaux”.
Taux de TVA spéciaux
Outre l’application des taux normaux de TVA, dans certains secteurs, les biens ou services ne sont que partiellement soumis à la TVA. Cette option vous permet de créer des factures correctes dans ces secteurs.
Suppléments
Les suppléments sont des éléments de facturation supplémentaires facturables qui sont calculés sur la base de la quantité ou du poids. Vous définissez autant de suppléments que vous le souhaitez. Si vous indiquez dans la fiche produit quels suppléments sont appliqués, le décompte se fera automatiquement. Par défaut, Exact Venice fournit les suppléments pour BEBAT, Recupel et FOST+ avec les déclarations correspondantes.
Vides
Vous pouvez utiliser cette option pour la consigne que vous facturez en supplément pour les emballages lors de la vente de boissons, entre autres. Cette consigne est remboursée lorsque le client retourne l’emballage. Vous pouvez facilement suivre le nombre de vides par article.
Droits d’accises
Les droits d’accises sont des taxes supplémentaires prélevées par le gouvernement sur certains produits (carburant, alcool, tabac, etc.). Cette option vous permet de suivre le montant des accises par article.