Gestion des Projets

Comment MVSA Architects obtient un aperçu complet des projets

Votre bureau d'architectes souhaite assurer une bonne collaboration avec ses clients, ses entités contractantes et autres parties prenantes? Vous devez donc avoir une vue d'ensemble sur vos projets. MVSA Architects a considérablement amélioré l'administration de ses projets. Grâce à la vue d'ensemble détaillée de l'avancée des projets et des budgets, le bureau d'architectes (à qui Rotterdam Centraal, ING House ou encore Haga Ziekenhuis font confiance) gagne énormément de temps.

MVSA Architects a été fondé en 1984 par deux amis d'études. Il compte désormais 66 collaborateurs actifs simultanément sur quelque 60 projets (conceptions) et acquisitions (études et appels d'offres préalables à un projet d'envergure). Le bureau d'Amsterdam travaille en étroite collaboration avec ses clients, entrepreneurs et experts externes pour toujours garantir une solution spécifique. Grâce à son expertise interne, le bureau est en mesure de gérer chaque projet, de la conception à la livraison. Les clients n'ont donc qu'un seul point de contact du début à la fin du projet.

La Work Breakdown Structure (WBS) est particulièrement pertinente. En effet, elle permet de vérifier dans quelle phase d'un projet donné il faut investir davantage d'énergie.

Références

Les projets gouvernementaux et les partenariats public-privé peuvent être particulièrement longs et complexes. Les appels d'offres comprennent différents tours, dont les premiers reposent principalement sur les références. "Les autorités cherchent surtout à savoir si vous avez déjà conclu des contrats publics ", explique Sharon Selissen, chef de projet chez MVSA Architects." Mais ce qui est vraiment important, c’est que vous parliez aux bonnes personnes au bon moment. C’est pour cela qu'il importe d'étudier vos chances de remporter la mission dès le premier tour. "

Des règles en constante évolution

Les projets de MVSA Architects sont souvent de grande envergure et d'une complexité croissante. Pourquoi ? Parce que les règles changent en matière de législation, de bien-être, d'urbanisme, d'impact des collectifs environnementaux, mais aussi au niveau de la gouvernance des politiques nationale et locale. Le bureau d'architectes doit prendre en compte tous ces facteurs. Une bonne gestion de projet est donc cruciale. "L’information doit être être facile à établir et à demander", ajoute Sharon Selissen.

La gestion des heures avait disparu

En 2015, l'éditeur du logiciel de gestion de projet avec lequel MVSA travaillait a annoncé qu'il en arrêtait le développement. "Je vérifiais à deux fois la gestion des projets parce que je ne faisais pas confiance à l’ancien logiciel", explique Sharon Selissen. "C’était une bonne chose, parce que lorsque je suis revenue au bureau le 2 janvier, toute la gestion des heures avait disparu. L'éditeur ne nous proposait aucune solution. J'ai donc dû tout réintroduire manuellement. Cet incident nous a poussés à chercher un nouveau système."

Work Breakdown Structure

Le bureau d'architectes d'Amsterdam travaille sur ses projets selon les dispositions contractuelles de la DNR STB (Standaard Taak Beschrijving, description standard de tâche) de la Branchevereniging Nederlandse Architectenbureaus (BNA, association professionnelle des cabinets d'architectes néerlandais). Un aspect qui est parfaitement géré dans le logiciel Exact pour Gestion de projets. Sharon Selissen a été impliquée dans ce volet dans la mesure où Exact gérait également la comptabilité. "La Work Breakdown Structure (WBS) est particulièrement intéressante. En effet, il est facile de vérifier dans quelle phase d'un projet donné il faut investir davantage d'énergie. "Selon Sharon Selissen, il est facile de créer un WBS par projet à partir d'un modèle standard dans Exact. "Même si votre projet évolue, il est aisé d'introduire les changements dans le logiciel. "

Très nerveux

MVSA a adopté Exact pour Gestion de Projets en janvier 2017. La double administration appartient maintenant au passé. Les 66 collaborateurs peuvent saisir leurs heures de manière structurée et simplifiée. La société a donc une vue d'ensemble des heures prestées par projet et de l'avancée des projets. Lorsque 80 % de la phase sont atteints, le projet passe à l'orange. Au-delà, il vire au rouge. "Les chefs de projet deviennent alors particulièrement nerveux, car ils veulent que leur projet soit livré dans les temps et dans le respect du budget. Cela motive les collaborateurs à saisir correctement leurs heures. L'enregistrement des congés est désormais beaucoup plus pratique. Je peux voir l'avancée des projets et combien d'heures y ont été consacrées. L'ancien logiciel ne permettait pas de voir sur quel projet on prestait des heures supplémentaires. Comme nous ne pouvions pas les facturer, il y avait un manque à gagner."

Conseils

D'autres bureaux d'architectes nous contactent régulièrement pour nous poser des questions sur Exact. Récemment, nous avons rencontré un architecte qui n'utilisait que le module d'enregistrement des heures d'Exact. "Pratique pour les heures, mais il n'avait pas beaucoup de visibilité sur ses projets. Je suis contente que nous ayons directement opté pour le module de projet", estime Sharon Selissen. Elle propose en outre plusieurs conseils pour les bureaux d'architectes qui envisagent de passer à Exact.

  1. La période d'essai gratuite de 30 jours est intéressante, mais envisagez-la comme une prise de contact. Comme le progiciel expire au bout de quelques jours, prenez un abonnement payant. Car au moment où la version d'essai expire, vous perdrez toute l'administration.
  2. Prenez le temps de mettre en place le logiciel, puis informez-en le personnel. Il n'y a rien de plus pénible que de devoir modifier par la suite les types d'heures et de coûts. Vous pouvez le faire, mais si les types d'heures et de coûts sont erronés, vous ne pourrez pas facturer.
  3. Le logiciel donne les meilleurs résultats s'il fonctionne de la même manière partout dans l'entreprise.
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