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¿Cómo es la implementación de un ERP? Todo el proceso paso a paso

implementación ERP

La implementación de un ERP es una decisión estratégica importante, y al mismo tiempo, una inversión empresarial considerable. Sin embargo, aunque requiere desembolsos tanto económicos como de tiempo, el esfuerzo vale la pena debido al gran valor que aporta la implementación de un ERP en una empresa. 

Un software ERP optimiza todos los procesos de la organización, por lo que aumenta la eficiencia y la productividad, sobre todo en los casos en los que los dirigentes encuentran dificultades a la hora de desempeñar el trabajo diario y que impiden un funcionamiento eficaz. 

Por ello, una vez tomada la decisión y seleccionado un proveedor, la empresa debe prepararse para la implementación de un ERP. A continuación, se explica el proceso de la integración del sistema en la organización paso a paso.

¿Qué se debe hacer antes de implementar un sistema ERP?

El proceso de implementación de un ERP empieza por analizar la situación actual - estudiar los cursos de negocio de la propia empresa, así como sus fortalezas y debilidades e identificar brechas y problemas existentes en las soluciones utilizadas actualmente-. Esta primera fase, que puede realizarla tanto la empresa por su cuenta como otras externas, aporta mucha información y una visión general de funcionamiento de la compañía. Por otro lado, también es importante utilizar el conocimiento de los empleados involucrados en el proceso para profundizar esa información, puesto que son ellos quienes conocen, de primera mano, las fortalezas y las debilidades. 

Por ello, el análisis inicial es una de las etapas de implementación de un ERP esenciales, ya que ayuda a determinar las necesidades específicas de la empresa y permite establecer las metas que se deben alcanzar a través del nuevo sistema. No obstante, es necesaria la cooperación de personas de diferentes departamentos: la transformación tecnológica debe cubrir todas las áreas de operación de la compañía para una evolución global. 

Otras de las cuestiones que se deben contemplar en el paso previo son comprender qué es un ERP, cómo ayudará a la empresa y determinar si la implementación del sistema se ejecutará en los servidores de la compañía o si será preferible que lo haga en una nube pública o privada, incluso en un modelo híbrido. 

Así, la empresa se encuentra a un solo paso de implementar un ERP: elegir el proveedor. Esta selección debe hacerse con cuidado, ya que requiere mucho tiempo y compromiso. En este sentido, es recomendable realizar un diagnóstico exhaustivo de las ofertas disponibles en el mercado y seleccionar la que mayor confianza inspire.

Las etapas de implementación de un ERP

Las etapas de implementación de un ERP pueden dibujarse según diferentes modelos, en función de las necesidades específicas de cada cliente. La primera es la instalación del software estándar, que después se configura de forma individualizada para cada caso. El segundo paso es la migración de datos y las pruebas, seguido de la formación de los futuros usuarios, que suelen ser sesiones prácticas de varias horas en grupos reducidos para que cada empleado trabaje en un sistema real.

Análisis previo a la implementación

Hay situaciones en las que la empresa tiene necesidades específicas pero no están suficientemente sistematizadas, por lo que el proveedor debe reconocerlas y organizarlas. Para un buen asesoramiento son necesarias varias entrevistas, en las que se puedan identificar los retos del  cliente y las capacidades del sistema para hacerles frente. 

Como resultado de esta comunicación detallada y bidireccional, se crea el concepto de configuración del sistema de implementación de ERP. El documento describe los objetivos comerciales y el alcance de la solución, así como las áreas funcionales necesarias en las que debe implementarse. 

Esta situación generalmente se refiere a proyectos más grandes y complejos. Sin embargo, hay que tener en cuenta que, en muchos casos, no se realiza un análisis previo a la implementación, principalmente cuando se trata de implementaciones ERP más pequeñas, donde ambas partes saben qué producto se entregará y cuya implementación se lleva a cabo en poco tiempo.

Soporte en la creación del concepto de implementación ERP

La última situación -que suele ser muy común- es aquella en la que el cliente no sabe completamente qué soluciones necesita o en qué dirección debe ir. Esto puede suceder cuando la empresa se compone de otras más pequeñas y la complejidad de las necesidades es tan grande, que es difícil especificar todas las necesidades desde el principio. 

En este sentido, el rol de un proveedor de ERP no termina con la implementación del software; nuestros especialistas ofrecen soporte técnico y brindan asistencia a través del portal del cliente o por teléfono. De este modo, la empresa no depende de sí misma después de llevar a cabo la implementación de ERP. 

Personalización: una respuesta a las necesidades específicas de la organización

En algunos casos, puede suceder que el cliente tenga requisitos tan específicos que la versión estándar no pueda abordarlos todos. Ante este tipo de situaciones, se necesitan soluciones específicas ‘a medida’ que amplíen las capacidades del sistema y que dispongan de requisitos avanzados. Para ello, resulta imprescindible que, en las etapas de implementación ERP previas, los consultores se familiaricen con las necesidades particulares.

Tiempo de implementación de ERP: ¿cuánto tiempo lleva y de qué depende?

Desafortunadamente, es difícil especificar el tiempo promedio de la implementación de ERP, ya que depende de muchos factores, incluido el alcance del trabajo, los conocimientos, el compromiso y los recursos de la empresa. 

Por lo general, suele ser de entre varias semanas a varios meses o incluso puede llegar a un año. Con pequeñas implementaciones de una sola funcionalidad la implementación podría ser efectiva entre 2 y 4 semanas, mientras que la implementación de soluciones integrales conlleva mucho más tiempo, especialmente si requiere la personalización mencionada. 

Representantes de clientes y proveedores de sistemas

El equipo al mando juega un papel fundamental en la implementación de un ERP, destacando las funciones de comunicación del Project Manager y del equipo TI, los profesionales que preparan la infraestructura para la implementación del sistema.

Pero además, también hay usuarios clave, que a menudo representan a varios departamentos, así como consultores delegados del proveedor de ERP, que vigilan la configuración del sistema. Aún así, en muchas ocasiones, una única persona cumple varios roles, como por ejemplo cuando el gerente de TI también es el gerente de proyecto y el administrador de la aplicación.

Buenas prácticas en la implementación del sistema ERP

La clave para una implementación exitosa de ERP es, sobre todo, la cooperación de la empresa, por lo que vale la pena estar al tanto y mantener buenas prácticas en el momento de la implementación, entre las que destacan:

  • Nombrar un equipo responsable del proceso, formado por líderes de diferentes áreas
  • Organizar formaciones para los futuros usuarios, dándoles la oportunidad de conocer el sistema antes de su implementación 
  • Realizar la migración de datos de manera adecuada, dotando a la nueva solución de información de archivo para fines analíticos 
  • Llevar a cabo las pruebas necesarias, para detectar y eliminar posibles incidencias
  • Analizar las necesidades constantemente, también después de la implementación del ERP, para adaptarlo a las nuevas necesidades ante el cambiante entorno empresarial

¿Qué podemos lograr con un sistema ERP bien implementado?

Tras llevar a cabo todos estos pasos para la implementación de un ERP, una empresa será capaz de optimizar todos los procesos y operaciones comerciales de diferentes departamentos, gracias al uso de una innovadora herramienta que automatiza las tareas diarias. De esta manera, se convierte en una solución mucho más eficaz que beneficia directamente tanto a empleados como a organizaciones. 

En definitiva, el sistema ERP (Enterprise Resource Planning) proporciona a las empresas la información necesaria para tomar decisiones estratégicas. Y una empresa basada en el conocimiento, se convierte en una empresa mucho más productiva y eficaz. 

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