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Business Intelligence: ¿qué es y para qué sirve en la empresa?

Business Intelligence

Dirigir un negocio y tomar decisiones estratégicas en la empresa siempre debe estar respaldado por un análisis meticuloso de los datos que ofrece el Business Intelligence. El conocimiento integral en el que se traducen estos datos permite a las personas que administran y gestionan la organización introducir los cambios necesarios, eliminando los procesos ineficaces y las potenciales amenazas, así como adaptarse a un entorno de mercado de constante cambio, por lo que se trata de una importante ventaja competitiva. 

Hoy en día, existe una amplia gama de herramientas informáticas avanzadas, aunque, precisamente,  son las bases de datos las que se consideran de mayor valor, gracias a las cuales las empresas son capaces de obtener un conocimiento pleno sobre cada uno de sus procesos de negocio y de sus clientes. A continuación, se analiza una de las soluciones de analítica: los sistemas de Business Intelligence. ¿Cómo pueden ayudar estas herramientas a las empresas y facilitar la toma de decisiones comerciales?

Definición de Business Intelligence

A la hora de definir qué es Business Intelligence (BI), o dicho de otra manera, la analítica empresarial, puede decirse que es el sistema que automatiza el proceso de obtención, preparación y análisis de datos. En la práctica real, este tipo de herramientas transforman enormes cantidades de datos brutos en diversas fuentes de información fácilmente legible, que posteriormente se transforma en conocimiento para respaldar la toma de decisiones y en un análisis consciente sobre las actividades de la empresa. Sin embargo, es importante recordar que el Business Intelligence no debe verse solamente como un software, sino como el proceso completo que transforma los datos en información comercial útil a través de prácticas, herramientas y conocimiento experto para aumentar la competitividad de la compañía.  

Así, este tipo de soluciones permiten un acceso rápido y sencillo a informes sobre el estado actual de la organización en función de los datos disponibles. ¿Cómo? Las herramientas de Business Intelligence acceden a diversos conjuntos de datos -como por ejemplo, los sistemas ERP- y los analizan. Después, presentan los resultados analíticos a través de informes, resúmenes, cuadros de mando, gráficos e incluso mapas. Todo ello para que el usuario disponga de información detallada sobre el estado de la empresa y pueda utilizarla a la hora de tomar decisiones. 

Ventajas de implementar un sistema de Business Intelligence

Es difícil imaginar una empresa moderna en la que el procesamiento de datos no sea parte de su actividad. Por lo general, todas las medianas y grandes empresas disponen de estos procesos, pero en gran parte de las ocasiones suelen estar ‘ocultos’ en sistemas automáticos como en un ERP o en sistemas CRM, haciéndolos menos útiles. 

Por otro lado, los sistemas tradicionales no siempre ofrecen una imagen completa y global, y muchas veces no permiten encontrar irregularidades o desviaciones que afecten a la actividad diaria de la empresa. Entonces, ¿qué beneficios tiene la implementación de un sistema de Business Intelligence? 

  • Las soluciones de BI proporcionan al destinatario toda la información en tiempo real, lo que garantiza que la toma de decisiones se basa en datos actuales y fiables. 
  • Los sistemas de Business Intelligence brindan al usuario cuadros de mando estándar para el sector con especializaciones específicas, lo que facilita enormemente el análisis y la elaboración de pronósticos. 
  • En la actualidad, muchas empresas siguen creando informes en Excel o PowerPoint, por ejemplo. Un sistema profesional eliminará esta necesidad.
  • Todos los datos están disponibles en un único lugar, por lo que no es necesario verificar la información de los diferentes sistemas. Precisamente, esta consolidación ofrece la oportunidad de realizar análisis más efectivos y detallados. 
  • Los buenos sistemas de Business Intelligence pueden ser utilizados en cualquier momento y a través de cualquier dispositivo.

Ejemplos del uso de sistemas de Business Intelligence

Las herramientas de Business Intelligence pueden utilizarse en diversas áreas de operaciones de una organización, no solo a la hora de tomar decisiones comerciales con fines de gestión, sino también, por ejemplo, para gestionar la información, planificar las actividades o su posterior control. Y es que, el software de análisis de negocio también permite procesos como la elaboración de presupuestos, la creación de análisis financieros o la gestión de las oportunidades de venta. Y por supuesto, el Business Intelligence sirve para personalizar acciones de marketing. Así, un programa adecuado proporciona cuadros de mando adaptados a los intereses de cada empresa: de finanzas, recursos humanos, producción, venta al por mayor o gestión de proyectos. 

Por ejemplo, en el caso de que una empresa quiera minimizar sus costes, en primer lugar debe encontrar las áreas que son débiles, es decir, los procesos ineficaces. ¿Tal vez sea la falta de control de cobro de morosidad de los clientes? Ante esta situación, el panel de Finanzas será muy útil: la solución proporciona información sobre todos los datos más importantes, como el flujo de caja, la liquidez, la facturación y la rentabilidad bruta y neta. Los empleados de contabilidad y administración podrán verificar los pagos vencidos y las cuentas de pérdidas y ganancias. La solución también permitirá observar más de cerca las transacciones que se registren en cada balance. 

Otro uso eficaz del sistema de Business Intelligence es dar a los empleados del departamento de RR.HH la posibilidad de tener el total control de los datos relacionados con los recursos humanos de la empresa. El panel de RR.HH muestra información detallada sobre los empleados actuales, la contratación actual, la especialización de los empleados, su desarrollo y el rango de edad. Esta herramienta también es útil para los procesos administrativos, ya que permite ver la distribución de licencias entre los distintos departamentos así como realizar análisis detallados sobre el absentismo por departamento, grupos de edad, etc. 

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