¿Cómo implementar un BPM en una empresa correctamente?

Embarcar a una empresa en un proceso de digitalización no es una cuestión de «moda» o tendencia. El mercado es cada día más competitivo y exigente y la ayuda que proporciona un BPM empresarial supone un componente estratégico. No sólo porque puede adaptarse a las necesidades del contexto de un momento concreto, sino porque esta herramienta está diseñada para cumplir funciones muy específicas, por lo que entender cómo implementar un BPM en una empresa puede resultar muy útil.

Una solucion BPM o Business Processes Manager permite la puesta en marcha de determinado protocolo de actuación en procesos clave de la empresa, a través del seguimiento de unos pasos concretos. El BPM en la empresa es el encargado de controlar, diseñar, visualizar y gestionar estos pasos y procesos productivos en la organización donde se implante.

¿Qué significa el BPM en una empresa? Para empezar, mejor organización interna de los procesos y mayor transparencia en toda su actividad. Evidentemente, la implementación de una gestión automatizada también ahorra tiempo y costes. Pero por encima de todo, y en clave de productividad y competitividad, permite aumentar la calidad de los productos y servicios porque pueden verse claramente qué parcelas del ciclo productivo pueden mejorarse y cómo.

A nivel interno el BPM empresarial permite tomar decisiones mucho más precisas, apoyadas en información de calidad. Además, facilita la retención de talento, que es más propenso a permanecer en un entorno laboral donde el BPM en la empresa equivale a acciones y obligaciones claras, más efectividad y un trabajo optimizado. En tiempo, responsabilidades, tareas, etc. Además, como toda parcela que se digitaliza, los procesos automatizados con un BPM generan datos sobre los resultados, información que puede revisarse de manera permanente.

No. Habría que mencionar en primer lugar que un BPM empresarial se puede implementar tanto en una gran corporación multinacional como en una PYME. Igualmente, el proceso de integración del BPM en la empresa y su actividad diaria, es tan adaptable y escalable como requiera la situación. Por otro lado, integrar una tecnología innovadora como una solución BPM siempre dibujará un camino más fácil si se cuenta con la asesoría permanente del equipo especializado en su puesta en marcha, servicio que Exact siempre proporciona a sus clientes.

Aunque hay varias aproximaciones «de concepto» a la hora de saber cómo aplicar un BPM a una empresa hay algunos pasos que se siguen en todos los contextos y que es aconsejable considerar.

Sobre todo los que se alinean más con los objetivos. En este paso debe intervenir la gerencia de la organización y toda persona o equipo con experiencia y conocimientos suficientes sobre los procesos implicados. Deben considerarse sólo aquellos procesos más productivos y que contribuyan realmente a lograr los objetivos.

Es aconsejable elegir a un partner tecnológico de garantías, como Exact, que pueda adaptarse a las necesidades específicas de cada caso. Ya sea en la nube, en local o con un modelo híbrido, el BPM en la empresa debe equivaler a una solución y no a un problema añadido.

Aquí es donde los cambios de la digitalización cristalizan. Se establecen qué acciones se realizan, cuáles cuáles corresponden a eventos, procesos, subprocesos, quiénes intervienen, etc. Además, se establecen medidores de rendimiento, se automatizan los flujos de trabajo, se integra el BPM empresarial con otras aplicaciones ya en uso y se monitorizan los resultados en tiempo real.

A la vista de los resultados y los datos que ofrece el BPM en la empresa pueden verse qué fases de todo el ciclo de producción del negocio son mejorables, cuáles pueden eliminarse o modificarse, cuáles funcionan, etc. La propuesta de mejoras estará basada en datos contrastados y reales.

La metodología de trabajo que implica el uso de BPM empresarial requiere compromiso de todos los implicados. Por ello es imprescindible que el personal de la organización reciba formación sobre los pasos explicados anteriormente para poder afrontarlos con garantías.

Aunque saber cómo implementar un BMP en la empresa puede resultar intimidante, contar con la experiencia de Exact como socio estratégico elimina casi todos los problemas del proceso. La integración del BPM es total, abarcando los procesos de “back-office” y “front-office” del ERP, CRM, gestión de proyectos, RRHH o finanzas.. Además, es posible llevar a cabo ampliaciones y ajustes de personalización según el sector o la empresa sin necesidad de programar. Es posible integrar el BPM con otros sistemas existentes, lo que garantiza una conectividad total entre personas, documentos y procesos.