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La colaboración interna como factor clave en las ingenierías

La colaboración interna

Llevar a cabo un proyecto de ingeniería requiere el desarrollo de diversas fases y, por lo tanto, la implicación de diferentes departamentos. El proceso de crecimiento en el que están inmersas actualmente las empresas de ingeniería y otros proveedores de servicios hace que la gestión se descentralice cada vez más e incluso, que las personas involucradas estén ubicadas en diferentes localizaciones (más aún en el entorno actual en tiempos de pandemia), algo que puede complicar la comunicación entre las divisiones implicadas. 

Uno de los mayores retos del sector es, en este momento, fomentar la colaboración interna para mejorar la calidad de los resultados y desarrollar unos procedimientos eficientes que tengan una perspectiva global del proyecto.

Evolución de la ingeniería en los últimos años

La complejidad del sector de la ingeniería hace difícil hablar de ella de forma genérica, sin tener en cuenta sus diferentes ramas. Aun así, resulta acertado decir que el aumento del uso de sistemas informáticos ha supuesto la mayor transformación en todos sus campos de aplicación. La digitalización afecta a todas las fases de un proyecto y conlleva:

  • una mejora en la colaboración interna que se traduce en una mayor eficiencia,
  • y una optimización de los recursos al facilitar la fase de diseño.
Los perfiles de los ingenieros han experimentado, por tanto, una gran evolución en los últimos años. Del perfil eminentemente creativo y práctico hemos pasado a la necesidad de contar con profesionales que dominen la técnica y que también posean capacidad de gestión y análisis de datos. La colaboración interna en una ingeniería permite a los especialistas acceder a grandes volúmenes de datos  y coordinar las operaciones con el resto de departamentos involucrados mejorando así los tiempos de entrega.

Principales retos de la ingeniería actual

La situación mundial actual y la propia naturaleza del sector hacen que tenga que enfrentarse a numerosos retos. No obstante, casi todos ellos derivan principalmente de uno: hay que desechar la visión parcelada de la ingeniería, ya que solo la colaboración interna permite acabar con las dificultades a la hora de entregar un producto y/o servicio.

La ingeniería es un sector en claro crecimiento y es esta expansión la que genera los mayores retos que debe afrontar:

  • Entornos cambiantes. Históricamente las compañías se han amoldado a la transformación paulatina de la sociedad. Sin embargo, las primeras décadas del siglo XXI han demostrado que el escenario competitivo puede cambiar de forma abrupta y los ingenieros deben adaptarse inmediatamente.
  • Organizaciones que crecen. Cuando una empresa se expande, aumenta el número de empleados y se hace aún más necesaria la colaboración interna.
  • Personal disperso. La internacionalización es uno de los grandes objetivos de toda empresa de ingeniería. Antes de conseguirlo, se debe tener claro cómo será la gestión de personal ubicado en diferentes localizaciones.
  • Gestión descentralizada de la documentación. Es necesario asegurarse de que la autonomía que gana cada equipo al no depender de un departamento central que trate la información, no conlleve la gestión por duplicado de algunos documentos y/o ficheros, ya que puede ofrecer datos inexactos (diferentes versiones, conocer qué documento está bloqueado por un compañero, qué documentos forman parte del proyecto, etc...) que afecten negativamente al desarrollo del proyecto y a la colaboración interna.
  • Mercados internacionales. Las necesidades son diferentes en cada país, por lo que la planificación, la fase de diseño y la gestión del proyecto deben adaptarse a las peculiaridades de la región en la que se trabaje.
  • Consumidores cada vez más exigentes. Todos los proyectos deben llevarse a cabo con la mayor calidad y en los tiempos de entrega previstos. Que dicho sea de paso, cada vez son más cortos. Además, la atención personalizada cada vez se valora más, por lo que hay que prestar atención especial a la colaboración interna y al diálogo con el cliente.

Implementar una solución a estos problemas de la ingeniería

El reciclaje de los perfiles más técnicos de las empresas y la contratación de personal con visión global serán fundamentales en los próximos años. Aun así, gran parte de los retos que encara la ingeniería actual pueden solucionarse mediante el uso de un Software para la Gestión de Proyectos de Ingeniería.

La implementación de un sistema que permita gestionar toda la información necesaria para un mismo proyecto supone integrar en un solo lugar el gestor de documentación técnica, el ERP del departamento financiero, el CRM de ventas, el BPM para automatizar flujos de trabajo, el gestor de proyectos e, incluso, los programas de diseño específicos para ingenieros.

Las ventajas de contar con una solución integrada de gestión son muchas:

  • Permite que los datos se introduzcan una sola vez, evitando duplicidades y pérdida de tiempo.
  • Ofrece a todos los implicados una visión global de los proyectos.
  • Facilita la colaboración interna entre los ingenieros al permitir que la comunicación sea sencilla y rápida.
  • Elimina los costes ocultos que surgen cuando resulta complicado consultar toda la información.
  • Proporciona la posibilidad de rediseñar los procesos para adaptarlos a las necesidades de cada proyecto.
  • Evita que una misma persona deba consultar información en varias fuentes diferentes, algo que dificulta la búsqueda de datos y puede derivar en la obtención de informes sesgados. 
  • Simplifica el control de trazabilidad de los proyectos, servicios o productos.
A modo de resumen, esto conlleva optimizar las horas de los ingenieros a tareas productivas (reduciendo trabajo burocrático) y poder vender más proyectos.

Gracias a la colaboración interna y al uso de una única plataforma colaborativa de software, se puede gestionar los procesos habituales en los proyectos de ingeniería de principio a fin:

  1. Planificación y definición de costes.
  2. Seguimiento del trabajo y asignación de gastos y horas.
  3. Facturación.
  4. Análisis de resultados y memoria del proyecto. 
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